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Cómo llevar el control de trazabilidad de un proyecto con éxito

Control de trazabilidad de un proyecto

El volumen de información y datos que se maneja diariamente crece de manera exponencial. En solo diez años el volumen de datos que circula ha aumentado 44 veces. En este marco digitalizado es esencial lograr objetivos y mantener la productividad con márgenes de tiempo estrechos gracias al control de trazabilidad de cada proceso de trabajo y proyecto.

Gracias a los programas de gestión de proyectos, no sólo ahorras en costes y multiplicas la productividad de tu equipo mediante la automatización interna. También puedes establecer los requisitos necesarios en cada caso a través de una matriz de trazabilidad de un proyecto. Esto garantiza mayor eficiencia en cada fase, cumplimiento de deadlines y un control integral — e integrado — de su evolución.

La trazabilidad de requisitos es importante para un buen desempeño

La matriz de requisitos es una de las herramientas principales dentro del control de trazabilidad. Se trata de una manera eficiente de relacionar cada uno de los objetivos de un proyecto en sus diferentes fases con los requisitos necesarios para lograrlos. Es absolutamente esencial mantener ambos requisitos y objetivos alineados y bajo estrecha «vigilancia». ¿Por qué?

  • Te permite detectar fallos o inconsistencias entre los requisitos y los beneficios
  • Podrás valorar de antemano la complejidad de los cambios que se propongan, así como su impacto en el conjunto del proyecto.
  • Puedes visualizar de un solo golpe aquellas fases del proyecto o requisitos que ya se han emprendido y por lo tanto están dentro de plazo de entrega y cuáles aún no han comenzado.
Por otro lado, dentro de la trazabilidad de proyectos, también estamos hablando de procesos de auto-análisis y mejora. El control de trazabilidad está estrechamente ligado a la gestión de calidad. De nada vale ser efectivo, rápido y eficiente con un coste reducido si los proyectos carecen de calidad y ésta no puede ser validada con criterios medibles y sólidos de manera regular.

Cómo hacer que tu equipo participe de la trazabilidad de un proyecto

La mejor forma de que la gestión colaborativa de proyectos entre a formar parte de tu flujo de trabajo es proporcionar a tus equipos, las  herramientas que lo faciliten. El software específico pensado para mantener un buen control de trazabilidad te permite en un único entorno:

  • Disponer de un CRM integrado para tener control de la información que se comparte con los clientes. No sólo los presupuestos, sino también información relevante o datos de proyectos anteriores.
  • Tener un acceso a la documentación mucho más fácil, ya que todos los archivos se encuentran en la misma ubicación centralizada. Para los distintos departamentos la tarea de buscar y recuperar un contrato, un presupuesto, un correo electrónico o una factura será ostensiblemente más rápida y sencilla.
  • Mejorar la planificación de cada proyecto y evaluar el nivel de cumplimiento, ya que no sólo estamos hablando de trazabilidad y control, sino también de eficiencia. Cada fase de cada proyecto es distinta y, por lo tanto, requiere de distintas habilidades y competencias. Podrás tener un control absoluto de la «fuerza de trabajo» disponible y de su distribución en función de la complejidad de la tarea o el requisito concreto.
También es importante que los diferentes proyectos se mantengan dentro de los límites presupuestarios. En proyectos de cierta complejidad y desarrollo es fácil que las horas de trabajo previstas o planificadas y las empleadas realmente no coincidan.

Con un programa de gestión de proyectos el control de trazabilidad de un proyecto y las horas planificadas se introducen de forma fácil una única vez y cualquier integrante de tu equipo — sin importar dónde esté o si se encuentra en movilidad, por ejemplo — puede añadir horas a la planificación en tiempo real y mantener el timeline y la distribución de horas actualizados.
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