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¿Qué es un sistema de gestión de RR. HH. y qué ventajas aporta?

¿Qué es un sistema de gestión de RR. HH. y qué ventajas aporta?

La gestión de RR. HH. es una de las áreas de negocio que ha experimentado una mayor transformación en las últimas décadas. En el pasado, los departamentos de recursos humanos parecían ser una pequeña unidad organizativa de la empresa que se ocupaba del personal y de los servicios administrativos de los empleados. En la práctica, era más frecuente que estas funciones fueran desempeñadas por el personal responsable de los procedimientos formales relacionados con la selección, la contratación y el despido de empleados, la gestión del absentismo o la nómina en la organización. 

Sin embargo, hoy en día es un departamento que apoya a la empresa en la consecución de sus objetivos y ayuda a construir su cultura organizativa. Actualmente, es responsable de las tareas administrativas y de RR. HH. así como de apoyar y motivar a los empleados, ayudando a marcar su trayectoria profesional a través de formaciones, comunicación interna o evaluación periódica de su trabajo. 

Los procesos de gestión de RR. HH. en una empresa están relacionados con un mayor número de tareas asignadas a las personas que trabajan en este departamento. Afortunadamente, en la era de las soluciones IT, existen muchas herramientas que automatizan el trabajo diario de este departamento. A continuación se presentan algunas de ellas. 

¿Qué es la gestión de RR. HH.?

La definición de la gestión de RR. HH. es simplemente una combinación de métodos y herramientas relacionadas con la gestión del capital humano de la organización. Entre estas herramientas, frecuentemente se incluye el software de RR. HH., diseñado para respaldar el trabajo del equipo de recursos humanos y facilitar la toma de buenas decisiones. El software profesional se basa en una base de datos central, lo que garantiza a la empresa una imagen completa de la situación del personal, independientemente de si se trata de una empresa mediana o de una organización internacional con múltiples sucursales.

¿Qué funcionalidades debe tener un sistema de gestión de RR. HH.?

El mercado del software ofrece diferentes soluciones que apoyan la gestión de recursos humanos, aunque todas ellas deben disponer de funcionalidades básicas como:

  • El portal del empleado, que permite gestionar, de manera independiente, los asuntos de recursos humanos, organizando el flujo de información entre el departamento de recursos humanos y el equipo de forma automatizada. Gracias al portal, un empleado puede enviar solicitudes de vacaciones, consultar cursos de formación disponibles o los horarios de trabajo de forma remota. Toda la información está integrada y disponible en el portal gracias a la gestión documental y los flujos de trabajo.
  • Un lugar para la comunicación interna de la empresa, que permite compartir información, encuestas, éxitos o iniciativas recientes con todo el equipo. Puede ser una línea de tiempo específica a la que tiene acceso un grupo reducido de personas.
  • Una base de datos que almacena archivos de empleados y documentación digital.
  • Un cuadro de mando que presenta una vista global de la empresa, incluida la información de recursos humanos.

¿Qué obtienen la empresa y los empleados con esta solución?

Este sistema aporta muchos beneficios tanto a la dirección de la empresa como a los empleados. El programa, sobre todo:

  • Ofrece a la dirección una imagen completa sobre la situación de la empresa: un buen sistema dispone de datos actualizados y correctos sobre los recursos humanos, por lo que facilita y agiliza la toma de las decisiones de gestión necesarias.
  • Ayuda al departamento de recursos humanos a llevar a cabo una comunicación interna estructurada y coherente, lo que a su vez puede aumentar la eficacia de las actividades de marca del empleador de la empresa.
  • Permite simplificar el manejo de todo el periodo de empleo en la empresa, lo que supone una ventaja tanto para el equipo de RR. HH. como para cada empleado. Un sistema de gestión de RR. HH. profesional apoyará a RR. HH. ya en la fase de contratación de nuevos empleados.
  • Permite a los empleados navegar libremente por los archivos personales, incluyendo solicitudes de vacaciones, el status de las sesiones de formación, contratos u horarios de disponibilidad de otros empleados. 


Esta solución automatiza en gran medida el trabajo del departamento de RR. HH., lo que tiene un impacto en el manejo más rápido de los procesos de recursos humanos, es decir, facilita y ahorra tiempo tanto para los empleados del departamento de recursos humanos como para el resto de la empresa. En este punto, es importante destacar los beneficios directos que obtendrá un empleado después de la implementación de un sistema de gestión de RR. HH. en una empresa.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar este sistema?

Una de las mayores ventajas de este tipo de sistemas es que te permite ocuparte de tus asuntos de RR. HH. El empleado tiene acceso directo a los datos de la nómina y a diversos documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, permitiendo, por otro lado, el trabajo en remoto. Gracias al sistema, un empleado puede, por ejemplo, cambiar los datos personales en su archivo o enviar una solicitud de vacaciones sin necesidad de acudir a la oficina.  

Una solución de IT moderna que respalda la gestión de RR. HH. también te permite planificar la estrategia de desarrollo de los empleados para ampliar sus habilidades y competencias. El personal tiene una organización más sencilla de las tareas relacionadas con el trabajo en equipo: los sistemas monitorean la demanda de capacitación y ayudan en la percepción de la evaluación de los empleados. Este conocimiento se transmite, permite influir en el desarrollo de competencias individuales y contribuye a aumentar la productividad. 

Gracias a las soluciones de comunicación interna, cada persona que trabaja en la empresa recibe información sobre lo que está sucediendo actualmente en la organización, sea cual sea su cargo, lo que hace que se identifique con su equipo y con la empresa en mayor medida. También ayuda a generar confianza y una imagen más positiva sobre el empleador a ojos de los trabajadores así como de los futuros candidatos.

La implementación de un sistema de gestión de RR. HH. en la empresa

En primer lugar, es importante considerar las ofertas de diferentes proveedores para encontrar la solución que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. La implementación en sí consta de varias etapas. Para empezar, se debe realizar un análisis previo a la implantación, que brinde una visión general de los retos y las necesidades comerciales de la empresa. La siguiente etapa del proceso contempla la instalación y la configuración técnica del sistema, con el fin de parametrizarlo mejor según los requisitos de la organización. La última etapa es la formación del equipo sobre cómo utilizar el sistema en la práctica. Cabe destacar que el proceso completo puede tener una duración de varias semanas hasta de varios meses.

Apuesta por el sistema de gestión de RR. HH. de Exact

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