Negocios
Los 6 factores críticos de éxito en un proyecto
Una empresa se considera rentable cuando genera beneficios, es decir, cuando los ingresos que genera son superiores a los gastos en los que incurre, por lo tanto, el control de ambas variables se antoja fundamental para lograr el éxito de nuestros proyectos, y, por tanto, para alcanzar el fin de toda empresa, ganar dinero.
A continuación, vamos a explorar principios básicos de la gestión de proyectos saludable:
1. Presupuesto y planificación realista
Para abordar este punto, primero se deben definir los objetivos para posteriormente describir el alcance del proyecto. Con ello podremos establecer los plazos y los entregables necesarios que se desean lograr en cada momento.
En este punto entran en juego nuevas variables a tener en cuenta como son los recursos disponibles y la gestión del tiempo de ejecución. Ser capaces de poder manejar de forma flexible ambas variables puede convertirse en una potente arma diferencial versus al resto de competidores.
En este punto entran en juego nuevas variables a tener en cuenta como son los recursos disponibles y la gestión del tiempo de ejecución. Ser capaces de poder manejar de forma flexible ambas variables puede convertirse en una potente arma diferencial versus al resto de competidores.
2. Registro de la evolución del proyecto
Entre los criterios de éxito de un proyecto, este es un elemento capital, porque “lo que no se registra, no existe” y nos resultará imposible conocer la situación real del proyecto, provocando un descontrol, disminución de la eficacia, insatisfacción del cliente y por supuesto la pérdida de rentabilidad. Por ello, es imprescindible que cada miembro del equipo de trabajo se responsabilice de indicar las tareas que ha realizado y el tiempo que ha destinado a cada una de ellas. Solo así, podremos tener una fotografía real de lo que está sucediendo y tomar las medidas necesarias antes de que sea demasiado tarde.
3. Ahorro de costes en recursos
El principio básico para determinar el éxito o fracaso de cualquier proyecto es garantizar y mantener la calidad del proyecto, pero no debe estar reñido con la posibilidad de ahorrar costes. Tener la capacidad de identificar los equipos que vas a utilizar en cada fase del proyecto y seleccionar los más adecuados al menor coste son rasgos que marcan la diferencia en cualquier proyecto. Esto no significa que siempre tengamos que asignar los recursos más baratos, todo dependerá e irá en concordancia con la rentabilidad y calidad que hayamos definido previamente en cada proyecto.
4. Recogida de datos de forma permanente
Es la única forma de medir y saber si vamos por el buen o mal camino. Por lo que, es otro de los factores clave de éxito de un proyecto. Los datos nos ofrecen una información privilegiada para dar solución, por ejemplo, a las posibles desviaciones que hayamos detectado antes de incurrir en pérdidas innecesarias.
5. Seguimiento continuo
Anticiparnos a los posibles errores en la ejecución de un proyecto supondrá evitar pérdidas de tiempo en la repetición de fases o tareas, porque a mayor número de errores, más se elevará el coste del proyecto final. Este seguimiento del proyecto debe centrarse en diferentes aspectos como financieros, nivel de satisfacción del cliente, la calidad que vamos a ofrecer o la influencia del proyecto en el mercado.
6. Evaluación de los resultados
Para calcular la rentabilidad real debemos realizar un análisis de todo lo que ha sucedido en su globalidad y de forma particular en sus fases. Se antoja obvio que el control de las desviaciones sufridas en un proyecto es una de las claves para el éxito del proyecto, pero también se puede aprender, y mucho, de aquellas fases que se han realizado de forma satisfactoria porque siempre habrá margen de mejora que nos ayudará a ser más competitivos e incrementar la rentabilidad de nuestros proyectos.
El no prestar atención a estos factores descritos para el éxito de un proyecto provoca una erosión significativa a la rentabilidad de cualquier proyecto, llegando en algunos casos, a trabajar en un proyecto a pérdidas. Para no llegar a este tipo de situación, una de las mejores soluciones es la implementación de un software de gestión de proyectos, que permita tener bajo control cada una de las variables intervinientes, así como automatizar las tareas, y podamos tomar mejores decisiones en base a datos reales y constantemente actualizados.
