Facture PDF versus facture électronique : quelle est la différence ?

La facturation représente une part importante de vos opérations commerciales. Il n’y a pas si longtemps, c'était compliqué : il fallait préparer la facture, l'imprimer et l'envoyer par la poste. Aujourd’hui, c'est beaucoup plus simple grâce à la facture au format PDF et à la facture électronique. Mais au fait, quelle est la différence entre les deux ? Explications dans ce blog !

Qu'est-ce qu'une facture PDF ?

Une facture PDF est un document électronique au format PDF (Portable Document Format). Ce fichier numérique est la représentation visuelle et textuelle d'une facture, semblable à une facture papier. Une facture PDF peut être générée soit par un système de facturation, soit manuellement, avant d’être envoyée au destinataire par e-mail (ou via un autre canal électronique). La facture au format PDF contient généralement un aperçu structuré des données : numéro et date de la facture, description des biens ou services fournis, prix, taxes éventuelles et montant total.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Une facture électronique (e-facture) est un document numérique structuré qui est automatiquement envoyé d'un système logiciel à un autre sans intervention humaine. Elle est structurée dans un format standardisé qui permet de traiter électroniquement les données de la facture et de les intégrer dans les systèmes d'administration financière de l'expéditeur et du destinataire. Des exemples de documents numériques structurés sont l'UBL (Universal Business Language) ou le XML (eXtensible Markup Language). L'objectif de la facturation électronique est d’améliorer le traitement des factures pour qu’il soit plus efficace et plus précis. Comment ? Tout simplement en réduisant les tâches manuelles et les erreurs humaines.

Quelle est la différence entre une facture PDF et une facture électronique ?

Le PDF est un document statique lisible par les humains alors que la facture électronique ne l’est pas. L’e-facture est en effet un document structuré et traitable automatiquement, conçu pour les systèmes de traitement automatisé des factures.

Quel est l'avantage de la facturation électronique ?

Par rapport aux factures PDF, les factures électroniques présentent de nombreux avantages. Voici ses 5 atouts les plus importants :

Efficacité

Avec la facturation électronique, le processus de traitement des factures est beaucoup plus efficace. Les données structurées des factures électroniques sont en effet directement lues dans les systèmes financiers, ce qui requiert moins de travail manuel. Les factures sont ainsi traitées plus rapidement et les paiements sont également faits plus rapidement.

Réduction des coûts

La facturation électronique peut vous aider à réaliser d’importantes économies. La réduction des tâches manuelles et des erreurs humaines entraîne une réduction des coûts administratifs ainsi qu’un meilleur respect des conditions de paiement.

Précision

Les factures électroniques réduisent les risques d’erreurs susceptibles de se produire lors d’une nouvelle saisie de données ou de leur interprétation. Les données étant échangées de manière structurée et électronique, le risque d'erreurs humaines (montants erronés saisis ou erreurs de frappe) diminue considérablement.

Paiements plus rapides

La facturation électronique favorise des paiements plus rapides. Grâce au traitement des factures électroniques directement dans les systèmes financiers du destinataire, le paiement peut être lancé automatiquement dès que la facture est approuvée. Cette méthode demande moins de temps pour le traitement des factures et réduit les retards de paiement.

Entreprendre de manière responsable

Si une facture PDF est généralement envoyée au client final par e-mail, certaines entreprises impriment encore les factures pour les envoyer par courrier ou les conserver dans leur administration. Recourir à la facturation électronique, c’est réduire la consommation de papier, et dès lors contribuer à la responsabilité sociale des entreprises.