Quelle est la différence entre une facture en PDF et une facture électronique ?

La principale différence entre une facture en PDF et une facture électronique est qu’un document PDF est un fichier statique lisible par les utilisateurs. En revanche, une facture électronique est un document émis dans un format structuré, conçu pour être traité automatiquement par des systèmes de facturation. Ces factures ne sont donc pas lisibles par des personnes.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

Les factures électroniques présentent plusieurs avantages par rapport aux factures en PDF. En voici les principaux :

Efficacité : la facturation électronique rend le processus de traitement des factures nettement plus efficace. Comme les factures électroniques contiennent des données structurées directement saisies dans les systèmes financiers, le travail manuel s’en trouve réduit. En d’autres termes, les factures sont traitées beaucoup plus rapidement et leur paiement s’en trouve donc aussi accéléré.

Réduction des coûts : la facturation électronique peut se traduire par des économies importantes. Il y a moins de tâches manuelles à effectuer et donc moins de risque d’erreurs humaines, ce qui réduit les frais administratifs tout en facilitant le respect des conditions de paiement.

Exactitude : la facturation électronique réduit le risque d’erreurs lors de la modification ou de l’interprétation de données. Comme les données sont échangées dans un format électronique structuré, le risque d’erreurs s’en trouve réduit au niveau des montants introduits ou des fautes de frappe.

Accélération des paiements : la facturation électronique accélère les paiements, car la facture alimente directement le système financier du destinataire et le paiement peut être initié automatiquement dès son approbation. Cela raccourcit le délai de traitement et réduit aussi les retards de règlement.

Entrepreneuriat responsable : bien que les factures en PDF soient généralement envoyées par courriel au client, certaines entreprises les impriment toujours pour pouvoir les envoyer par courrier ou les conserver dans leurs archives. La facturation électronique aide à réduire la consommation de papier et contribue ainsi à la responsabilité sociale des entreprises.