Qu’est-ce que Peppol et comment cela vous aide-t-il à facturer plus rapidement ?

Encore très largement répandu, l’encodage manuel des factures provoque des retards de traitement, ne permet pas d’avoir une vue d’ensemble en temps réel et peut même entraîner des problèmes de trésorerie. Heureusement, il est possible de rendre le processus plus rapide, plus fiable et plus économique en optant pour la facturation électronique avec Peppol. De quoi s’agit-il et comment cela fonctionne-t-il ? Nous vous l’expliquons en détail dans cet article. 

Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique est l’échange automatique et direct de factures entre les systèmes comptables d’organisations. Les factures électroniques sont des factures au format UBL échangées via le réseau Peppol. Les différents logiciels de comptabilité et d’ERP vous permettent déjà d’envoyer des factures numériques, par exemple par courriel sous forme de fichiers PDF. C’est déjà beaucoup plus rapide que l’envoi de factures papier par la poste. Mais la facturation électronique peut être plus efficace encore. C’est ici qu’intervient Peppol.

Qu’est-ce que Peppol ?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) est un réseau sécurisé spécifique qui permet aux entreprises et aux organisations (y compris les organismes publics) de s’échanger des factures par voie électronique. Ce système d’enregistrement international a été mis en place en 2008.

Peppol vous permet d’échanger des données qualitatives en toute sécurité et en temps réel. Si votre administration et celle de votre destinataire sont toutes deux enregistrées sur le réseau, votre facture électronique sera directement transmise de votre comptabilité à la sienne (de système à système). Cela évite les erreurs et dans la plupart des cas, les factures échangées via Peppol sont automatiquement enregistrées dans l’administration.

Comment fonctionne Peppol ?

L’échange de factures électroniques (des factures numériques conformes à la norme UBL) via Peppol se fait par ce qui s’appelle des « points d’accès », qui s’envoient des messages cryptés. Pour pouvoir utiliser Peppol, vous devez enregistrer votre entreprise auprès d’un point d’accès.

Exact dispose de son propre point d’accès, ce qui signifie que nous vous donnons directement accès au réseau Peppol pour que vous puissiez vous enregistrer et commencer à l’utiliser.

Les avantages de Peppol

• Depuis plusieurs années, les pouvoirs publics et tous les pouvoirs adjudicateurs doivent pouvoir recevoir et traiter des factures électroniques dans le cadre des marchés publics. Peppol vous permet de satisfaire à cette exigence.
• Vous traitez les factures en quelques minutes plutôt qu’en plusieurs jours. Les factures entrantes sont automatiquement lues, enregistrées et payées après approbation. Il n’est plus nécessaire de les traiter manuellement.
• Tous les utilisateurs du réseau Peppol sont tenus de s’identifier. Cela vous donne la certitude que les factures émanent du bon expéditeur et vous évitez les factures fantômes. En outre, vos documents ne peuvent pas être interceptés, ce qui représente un risque réel avec l’échange de factures par courriel.
• Vous minimisez le risque d’erreurs et vos collègues ne perdent plus de temps en recherches manuelles fastidieuses, ce qui leur permet de se consacrer à des tâches plus productives.
• Les factures sont payées plus rapidement, car le destinataire ne doit plus intervenir. Et comme elles sont directement enregistrées dans votre comptabilité, votre administration est automatiquement à jour. Vous avez donc en permanence un aperçu exact de vos recettes et de vos dépenses, et votre trésorerie s’en trouve améliorée.
• Avec les « Messages de statut de la facture », vous pouvez toujours consulter le statut de la facture électronique que vous avez envoyée si votre destinataire utilise également un logiciel qui supporte cette fonctionnalité. Vous voyez donc non seulement si votre facture a bien été réceptionnée, mais aussi où en est son traitement. (Exact Online inclut cette possibilité.)
• Peppol réduit le risque de fuite de données. Une facture contenant des données personnelles ne peut plus être envoyée à la mauvaise personne, car l’échange de factures est automatique. 

Peppol et Exact Online

Exact encourage le recours à la facturation électronique et est donc étroitement impliqué dans le développement et l’adoption de Peppol. Nous sommes en effet convaincus de l’efficacité de ce système pour nos clients. Il est très facile de s’affilier au réseau Peppol à partir de notre logiciel. Exact Online vous accompagne dans cette démarche.

Il ne vous reste alors plus qu’à faire savoir à vos relations (ou à vos clients, si vous êtes expert-comptable) que vous pouvez envoyer des factures électroniques et/ou que vous souhaitez recevoir des factures électroniques via Peppol. Car eux aussi profitent des avantages dont vous bénéficiez. Peut-être vos contacts ont-ils déjà accès à cette fonctionnalité sans savoir que vous êtes également affilié au réseau Peppol. Et si ce n’est pas le cas, votre message pourrait les inciter à s’enregistrer à leur tour via un point d’accès pour profiter de l’échange de factures électroniques.

Commencer à utiliser Peppol

Vous aussi, vous voulez envoyer vos factures en toute sécurité et en temps réel ? Les administrations client de type No hands et No hands Unlimited vous permettent de vous enregistrer sur le réseau et d’activer Peppol. Et via le module de facturation de Mon [Coach], vos clients ont également accès à Peppol.