Accountancy

Enregistrement des heures : à éviter de préférence, mais en cas de nécessité, privilégier l'efficacité

Les bureaux comptables appliquent de plus en plus souvent des prix fixes, le cas échéant sous forme d’abonnement. C’est plus confortable pour les collaborateurs, plus facile à facturer, et votre client sait exactement à quoi s’en tenir. Cependant, dans certains cas, il se peut que vous ayez besoin de comptabiliser les heures consacrées à un projet. Par exemple, pour réaliser des échantillonnages ou pour répercuter correctement le travail supplémentaire effectué à la demande de votre client en plus des tâches régulières. Dans ces cas-là, vous voulez pouvoir disposer d’un logiciel de suivi des heures moderne et convivial qui vous permet d’accomplir un travail fastidieux en un tournemain. 

Tâches supplémentaires et échantillonnages

Rares sont les personnes qui sont satisfaites de la gestion de leur administration, et c'est d'autant plus vrai pour l’enregistrement des heures. Il arrive parfois en fin de journée que l'employé de bureau ne sache plus ce qu’il a fait le matin-même. Dès lors, comment pourrait-il se rappeler exactement du nombre d’heures qu'il a consacrées à ses clients en début de semaine ? Un collaborateur qui doit déterminer le montant à facturer à chaque client sur la base des heures prestées est lui aussi confronté chaque mois à un défi de taille : faire correspondre le budget et les prestations réelles. Autant de bonnes raisons de réfléchir à votre décision de travailler avec des prix fixes. Cela dit, il se peut que l’enregistrement des heures s'avère tout de même nécessaire dans certains cas. Par exemple, lorsqu’un client a besoin d’aide pour introduire une demande de crédit ou d’investissement, en plus des missions régulières qu'il vous confie. Pour les échantillonnages également, enregistrez temporairement vos heures afin de vérifier que, pour les tâches régulières, vous conservez (encore) une marge suffisante aux tarifs convenus. Car il va de soi que vous voulez savoir où vous gagnez de l’argent, et où vous en perdez éventuellement.

Prix fixes

Certains bureaux qui ne sont pas encore passés à des tarifs fixes pour leurs services estiment souvent qu'ils ne pourront pas facturer autant à leur client. Cependant, rien n’est moins vrai ! Travailler avec des prix fixes représente un risque pour votre bureau, que vous répercutez évidemment dans votre calcul de prix. Chaque client le comprendra, surtout si vous précisez que vous procédez à des échantillonnages réguliers afin de vérifier si les activités à effectuer sont toujours proportionnelles au montant qu’ils paient en contrepartie et aux accords de travail conclus avec le client. Un des avantages est que le client reçoit un décompte tous les mois, ce qui est préférable pour sa trésorerie. Un second avantage du travail à prix fixes est qu'il stimule l'efficacité au bureau dans la majorité des cas. Ce qui signifie dans la foulée que vous pouvez effectuer un plus grand nombre de tâches avec un nombre limité de collaborateurs, atout non négligeable dans le contexte de pénurie actuelle sur le marché de l’emploi. Par ailleurs, un logiciel de suivi des heures intuitif contribue aussi à un service soigneusement organisé. Mais à quelles conditions ce type d’applications doit-il satisfaire ?

Conditions

Il est plus facile d'enregistrer les heures prestées correctement et à temps si vous disposez d’un système convivial que vous pouvez utiliser partout et à tout moment.

  • Intuitif la gestion administrative s'avère moins fastidieuse quand le système dans lequel les données sont enregistrées est convivial. Quand vos collaborateurs peuvent y enregistrer les informations au bon endroit sans effectuer de recherche et en un minimum de clics.
  • Toujours un laps de temps trop important entre la prestation et l'enregistrement des heures peut être à l'origine d'erreurs inutiles, voire carrément d'oublis. Avec pour conséquence que votre bureau perd de l'argent et que vous avez une image erronée des marges sur les projets. Veillez à ce que vos collaborateurs puissent enregistrer leurs heures de manière simple et "à la volée" (également via la reconnaissance vocale !), de sorte que cet encodage fasse partie intégrante des tâches.
  • Partout tout le monde ne dispose pas d’un ordinateur portable pour accéder en permanence au système de suivi des heures. Surtout si vous voulez profiter des rares instants où vos collaborateurs se retrouvent inactifs et qu'ils puissent utiliser ces moments de flottement pour enregistrer leurs heures. Travaillez avec un logiciel de suivi des heures que vous pouvez utiliser avec différents appareils sans compromettre la sécurité de vos données.

Envie d’en savoir davantage?

Quand il se révèle nécessaire, un suivi correct des heures contribue à une gestion de bureau professionnelle. Vous voulez savoir à quoi ressemble un logiciel de suivi des heures convivial ? Regardez ici la démo en ligne.

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