Cómo hacer una planificación financiera (+ ejemplo)
Una planificación financiera muestra cómo se encuentra tu empresa financieramente, tanto en el presente como en el futuro. Al hacer uso de un sistema financiero digital y conectarlo con otras áreas de negocio, mejoras la coordinación entre departamentos y obtienes una perspectiva global de tus finanzas lo que te permite tomar decisiones de manera informada. Una planificación financiera permite anticiparse con fiabilidad a posibles escenarios a medio y largo plazo. A continuación, te explicamos paso a paso cómo hacer una planificación financiera eficaz.
¿Qué es una planificación financiera?
La planificación financiera proporciona una visión general de las finanzas de la empresa, tanto a corto como a largo plazo. Incluye todos los ingresos y gastos, así como las estructuras del capital, la deuda y los flujos de caja. Los escenarios futuros (3 – 7 años) ofrecen una visión de posibles desarrollos financieros. Se trata por lo tanto, de mantener un control constante que nos permita realizar los ajustes necesarios y a tiempo.
Mientras que en el pasado muchas empresas elaboraban este tipo de planificación sólo de forma puntual, hoy en día es un proceso continuo. Hay que tener en cuenta que factores internos (como contrataciones o cambios organizativos) y externos (como la coyuntura económica) pueden influir en la planificación financiera.
¿Cuándo es útil hacer una planificación financiera?
Una planificación financiera es valiosa en todo momento, pero cobra especial importancia en estas situaciones:
- Cuando inicias un negocio y necesitas evaluar la viabilidad de tu plan estratégico.
- Como empresa ya consolidada, para monitorizar resultados y evitar problemas de liquidez.
- Para ofrecer una visión de tu salud financiera a bancos, inversores o socios financieros.
¿Por qué una cuenta de pérdidas y ganancias no es suficiente?
Apoyarse únicamente en la cuenta de pérdidas y ganancias ofrece una imagen parcial de tu negocio. Esta información no refleja, por ejemplo, cómo evolucionará el flujo de caja ni permite prever situaciones críticas. De ahí que un buen análisis y planificación financiera requiera de una visión más amplia y estratégica.
Desventajas de hacer la planificación financiera en Excel
Aunque el Excel sigue siendo una herramienta habitual para muchas empresas, usarlo para la planificación financiera puede suponer importantes limitaciones a medio y largo plazo. Estas son algunas de las desventajas más relevantes:
Poco control y seguridad
Trabajar con varias versiones del mismo archivo genera confusión y errores. Además, no permite establecer permisos claros ni realizar auditorías de cambios con facilidad.
Información desactualizada
Recopilar y actualizar información de forma manual consume mucho tiempo. Cuando los datos llegan a analizarse, ya pueden estar obsoletos y dejar de reflejar la realidad de tu empresa.
Archivos desconectados
Los archivos a menudo están desconectados y segmentados según las unidades de negocio. Esto hace que sea difícil obtener una imagen clara de la planificación financiera completa.
Previsiones limitadas
Programas como Excel no están desarrollados específicamente para hacer planes financieros. Por lo tanto, crear diferentes escenarios, cálculos de previsiones o generar informes resulta innecesariamente complejo, propenso a errores y consume mucho tiempo.
¿Qué incluye una buena planificación financiera empresarial?
Una planificación financiera empresarial sólida va más allá de los ingresos y gastos. Para tener una visión completa y fiable, es esencial apoyarse en diferentes fuentes de datos y variables que reflejan la realidad operativa de tu empresa:
- PxQ (Precio por Cantidad): un método habitual para calcular ingresos esperados y ajustar previsiones.
- Coste medio por venta, tarifa o consultor: indicadores que ayudan a identificar márgenes y evaluar la rentabilidad real.
- Horas trabajadas y productividad: datos que permiten estimar la carga de trabajo del personal y su impacto en los resultados.
- Patrones estacionales: ciertas actividades o ingresos varían según la época del año, y deben considerarse en el análisis.
- Interdependencias entre variables: por ejemplo, un aumento de facturación puede implicar más costes asociados.
Las diferentes variables y fuentes de datos que se han de tener en cuenta a la hora de hacer una planificación financiera se encuentran disponibles en un ERP. Solo así puedes tener una visión global y actualizada de la situación de tu empresa, tanto a corto como a largo plazo, y puedes ajustar tu planificación fácilmente cuando sea necesario.
Pasos para hacer una planificación financiera (+ ejemplo)
El diseño de una planificación financiera puede variar significativamente de una empresa a otra. Es fundamental que se adapte a las características específicas de tu organización y que contribuya a alcanzar sus objetivos estratégicos. Aun así, existen una serie de pasos comunes que puedes seguir para elaborarla. Usa el siguiente ejemplo como una checklist práctica para tu planificación financiera.
Comienza con una planificación parcial
La integración exitosa de una planificación financiera requiere un enfoque meticuloso. Por eso, es recomendable empezar dividiendo el plan general en subplanes más específicos. Puedes hacerlo, por ejemplo, por línea de producto o por unidad de negocio. Esto mejora la trazabilidad y facilita la comprensión de las diferentes áreas de la empresa, así como de los factores que aportan valor a cada una.
Asigna responsabilidades
Asigna personas responsables para cada subplan, eligiendo perfiles con funciones relevantes. Esto fomenta la implicación y la motivación del equipo en la ejecución de la planificación financiera.
Elige el nivel de detalle
Determina qué grado de detalle necesitas. Puedes optar por hacer la planificación a nivel de grupo empresarial, unidad de negocio, empresa individual o incluso centro de costes, según la complejidad de tu organización.
Define un periodo de planificación adecuado
Estudia qué horizonte temporal es el más apropiado para tu planificación financiera, contemplando tanto una perspectiva a corto como a largo plazo. También es importante decidir cuán detallados deben ser los datos para reflejar correctamente las fluctuaciones estacionales y otros efectos que puedan darse a lo largo del año.
Descubre el software de planificación financiera como solución integral
Con un software de planificación financiera inteligente, obtienes una visión digital completa de tu estrategia financiera. Puedes adaptar fácilmente tu planificación ante cualquier factor interno o externo que influya en el negocio. Además, podrás realizar previsiones basadas en datos fiables y tomar decisiones con mayor precisión. Centralizando toda la información en un único lugar, tendrás una visión 360º de la salud financiera de tu empresa.