Las ventajas y los riesgos de SaaS para las empresas

Decantarse por una solución de software de un proveedor de servicios en la nube es, hoy en día, algo muy común entre las empresas de todos los sectores de negocios. No obstante, las previsiones de adopción de este tipo de soluciones de empresas no han sido acertadas del todo, porque aún hay ciertas reticencias a la hora de contratar un SaaS (del inglés Software as a Service, software como servicio). Sobre las ventajas y también los riesgos de contratar un software como servicio hablaremos a continuación.

Si tuviéramos que quedarnos con una sola ventaja del software como servicio, ésta sería el precio de este tipo de soluciones. Al ser un modelo de distribución de software cuyo soporte lógico y los datos que se manejan están alojados en los servidores de una empresa de TIC, el SaaS es más barato que una solución de software on premise.

La razón es obvia, los precios son más bajos principalmente debido a la externalización de toda la infraestructura. Pero, si pensamos a largo plazo, ya no lo vamos a tener tan claro. Es verdad que a la hora de elegir un software ERP hay que tener en cuenta todos los costes que esto supone: desde la electricidad y el espacio que ocupa en el servidor hasta la consultoría externa. No obstante, si nos ponemos a sacar números, como muchos expertos ya han dicho, el SaaS es más rentable únicamente si no lo vas a usar más de 5 años. En un escenario a largo plazo, contar con un software ERP on-premise sigue siendo más rentable.

Otra ventaja del Software as a Service es un coste de entrada más bajo, que favorece la previsión de los gastos de la empresa. También hablamos de costes de implementación reducidos, ya que las probabilidades de que haya un exceso de gastos en la instalación de los servicios son mínimas. La instalación es simple y no requiere de recursos propios de IT. El entorno de hosting está ya funcionando, por lo que no hay que instalar o configurar nada más. Todo esto hace que las cosas sean más fáciles al principio con las soluciones SaaS, más rápidas y simples.

Una de las mayores preocupaciones en una empresa frente a la contratación de los servicios SaaS es la seguridad de los datos. Pero un servicio en la nube no tiene por qué suponer un riesgo para tu empresa y tus datos. Es más, muchos de los proveedores de software en la nube son capaces de darte incluso más seguridad que tu propio departamento de IT y te garantizan poder acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar a toda tu información. Cuando elijas tu proveedor de software, fíjate en que te ofrezcan un acuerdo de nivel de servicios o SLA’s que incluya penalizaciones por baja temporal de servicios- de esta forma, si perdieras en algún momento el acceso a tus datos te compensarán económicamente por ello.

Si eliminas todas estas responsabilidades a tu departamento de IT, tendrán tiempo para focalizarse en otras actividades importantes. Ya no se van a tener que preocupar por hacer el back-up de los datos o por la gestión de los riesgos. La mayoría de los proveedores de SaaS ofrecen packs que incluyen una copia de seguridad y protección de los datos. Las posibilidades de que algo vaya mal no sólo están reducidas, sino que además, si algo ocurriera, se podrán encontrar soluciones de forma más rápida que posiblemente con un equipo interno. Las empresas que ofrecen software as a service cuentan con especialistas cuyas habilidades de optimización del rendimiento, seguridad de los datos y continuidad del negocio son impresionantes. 

Las que más ventajas le pueden sacar a un software SaaS son las empresas descentralizadas, cuyos empleados trabajan desde distintas ubicaciones. Al contar con un programa SaaS, los empleados pueden acceder desde sus ordenadores a toda la información del negocio que necesiten. Esto favorece y facilita también la colaboración y la comunicación, las personas pueden compartir de forma fácil la información y trabajar juntos en un mismo proyecto, sin que haya pérdidas de información o que se gasten recursos innecesarios. La ventaja de acceder desde cualquier sitio y dispositivo a toda la información en tiempo real tiene el poder de llevar la toma de decisiones de la organización al siguiente nivel.

Si las ventajas de las soluciones de software en la nube son numerosas y bastante evidentes, hay que tener en cuenta también que este modelo donde el software y los datos se alojan en servidores de terceros supone también algunos riesgos. Evidentemente, no todas las empresas van a encontrar lo que necesitan en este modelo, sobre todo si están acostumbradas a trabajar con soluciones de software muy personalizadas (y tampoco están acostumbradas a nuevos cambios). Las empresas que prefieren soluciones altamente personalizadas tendrán que analizar cómo encaja una solución SaaS dentro de la infraestructura de la empresa. Lo mismo pasa con aquellas que necesitan muchos complementos o cambios en el sistema estándar, todas las ventajas y desventajas se tienen que tener en cuenta.

Por otro lado, las inversiones anteriores van a ser un reto para muchas empresas, sobre todo las más grandes. Cualquier empresa que ha invertido mucho dinero en su sistema de gestión actual va a ser reacia a reemplazar con facilidad todo, incluso si el resultado final promete. Curiosamente, son justo éstas las empresas que más se pueden beneficiar al atreverse a dar el cambio.

La escalabilidad y la flexibilidad de un software ERP en la nube podrían representar un cambio radical en la filosofía y la existencia de la empresa, por ello se trata de una decisión que se tiene que tomar con cuidado. Justo para este tipo de situaciones existe la nube híbrida.

Para las empresas que no se atreven a dar el paso aún hacia el software de gestión de empresa en la nube, existe la nube híbrida, que combina el software en la nube con las soluciones on-premise. Es el caso de las empresas grandes, por ejemplo, la sede central pueden seguir contando con una versión de software on-premise, mientras que en las sucursales más pequeñas se puede implementar el software en la nube. Todo ello contando con que haya un nexo entre los dos sistemas y que la información fluya. En este escenario, las empresas ganan, por un lado, en flexibilidad, gracias a contar con la información en tiempo real y, por otro lado, en aumento de escalabilidad.

A este nivel, es comprensible que haya cierto nivel de reticencia hacia la migración a la nube. La escalabilidad y la flexibilidad son ventajas que ya se conocían y parece ser que a éstas se une también la eficiencia a nivel de costes. Por tanto, las pequeñas y medianas empresas tendrían que plantearse seriamente dar el paso hacia la utilización de un software de gestión empresarial en la nube, ya que para algunas de ellas esto puede suponer un mejor control operacional y una ventaja competitiva significativa frente a sus competidores. Para los que no están aún convencidos, existen modelos híbridos que pueden hacer que las empresas sean más rentables, si quieres informarte sobre ellos puedes contactar en cualquier momento con nosotros.