Tecnología
¿Qué es la gestión de proyectos? Principales conceptos y etapas
Una de las definiciones del concepto de gestión de proyectos más consensuadas indica que consiste en planificar y organizar los recursos de la empresa de tal manera que se lleve a cabo la implementación de una tarea o proyecto específico. Estos recursos incluyen capital humano, finanzas y tecnología. Pero, ¿en qué consiste la gestión de un proyecto? El aspecto más importante es la planificación de recursos, a lo que hay que sumarle la adecuada programación de las tareas en el equipo, la implementación de las decisiones asumidas, así como el control del avance del trabajo. Para lograr los objetivos de los proyectos, los responsables deben tener en cuenta varias limitaciones y riesgos potenciales que pueden afectar negativamente al éxito del proyecto en la etapa de planificación. Un software de gestión de proyectos facilita en gran medida, el objetivo de finalizar el trabajo de forma óptima y eleva considerablemente el porcentaje de éxito de un proyecto.
Los conceptos más importantes en la gestión de proyectos
Una gestión de proyectos profesional también está asociada con la aplicación de un método de gestión de proyectos adaptado a las necesidades de la empresa y a las características específicas del sector. Antes de decidirse por implementar una de las metodologías disponibles para la gestión de proyectos, vale la pena conocer los conceptos que se pueden encontrar en sus descripciones. A continuación, te presentamos los más importantes:
- Objetivos del proyecto
Los establecemos antes del inicio del proyecto y su tarea principal es definir lo que nos gustaría lograr una vez finalizada la implementación del proyecto. Fijar de manera correcta los objetivos, es clave para alcanzar el éxito de un proyecto y, para ello, puedes hacer uso de objetivos SMART, acrónimo que hace referencia a 5 componentes: Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (alcanzable), Relevant (relevante) y Time-Oriented (limitado en el tiempo). Es una teoría que asume que el objetivo debe cumplir con estas cinco características para facilitar su consecución. Entonces, ¿cuáles deberían ser los objetivos de los proyectos? En primer lugar, detallado, es decir, claramente formulado y también medible. Además, alcanzable, relevante y cronometrado.
- Planificación del proyecto
Ningún proyecto puede comenzar sin una planificación previa. Por lo general, es uno de esos documentos colectivos que permite diseñar tareas, llevarlas a cabo y supervisar el trabajo en proyectos. En el plan del proyecto hay que incluir una lista de prioridades y respuestas a preguntas como por qué implementamos el proyecto, cuál es el resultado, qué recursos se necesitan, cuáles serán las etapas de las actividades (junto con el tiempo que requerirá cada una) y qué riesgo puede ocurrir (qué puede obstaculizar el logro de los objetivos del proyecto). También es muy importante contar con un plan de comunicación adecuado para permitir el trabajo eficaz del equipo.
- Presupuesto del proyecto
Un elemento obligatorio de la gestión de proyectos. Es un plan financiero que mide el desempeño del proyecto en términos de costes.
- "Hito" en proyectos
Durante el transcurso de cada proyecto, existen los llamados "hitos", puntos de control específicos, que son eventos que influyen en fases posteriores de la implementación. A menudo marcan el comienzo de una nueva fase de actividades y también indican que el proyecto va de acuerdo con el plan. Un "hito" podría ser, por ejemplo, la firma o recepción de un contrato clave.
- Gestión de riesgos
Durante la puesta en marcha del proyecto pueden aparecer varios tipos de amenazas, para lo cual debemos estar preparados. Por tanto, es importante analizar las posibles amenazas, pérdidas y desviaciones que pueden afectar de forma temporal o permanente al proyecto. Es responsabilidad del jefe de proyecto asegurar un nivel aceptable de riesgo que no perjudique la ejecución de las tareas de acuerdo con el cronograma.
Etapas de gestión de proyectos
Hay cuatro fases de la gestión de proyectos que sirven para articular y organizar el proceso desde el inicio hasta la finalización del mismo. Son las siguientes:
1. Definición del plan: preparación del proyecto
En cualquier proyecto un buen plan es la base de la acción. Sin él, no vale la pena continuar con su implementación. Se considera un plan de trabajo adecuado aquel que tenga en cuenta la cantidad de trabajo, así como el tiempo necesario para completar cada tarea, presupuesto y riesgo potencial (real e hipotético). La planificación de actividades y recursos, así como la definición de metas, son el primer paso que todo equipo espera de un jefe de proyecto. Es fundamental tener una comunicación fluida que permita la separación de tareas de forma práctica.
2. Implementación: trabajando en el proyecto
Es la fase más importante y más larga de las etapas. Consiste principalmente en la consecución sucesiva de los supuestos contemplados en la planificación. En esta fase juega un papel primordial el tiempo planificado para llevar a cabo las distintas tareas y actuar de acuerdo al cronograma.
3. Control de actividades
Esta es una tarea importante principalmente para el jefe del proyecto y clave en la gestión de proyectos por etapas. En una dirección de proyectos eficaz, el control del progreso del trabajo debe ejercerse constantemente en cada etapa hasta su finalización. Estar al corriente del proyecto también es sinónimo de respuesta rápida en caso de errores o problemas de implementación. Los proyectos requieren de control en diferentes niveles: no podemos tener datos indicativos incompletos, ya que esto puede afectar a la consecuci'on de los objetivos finales del proyecto. En este contexto, los sistemas de gestión de proyectos como Exact para Gestión de Proyectos, proporcionan datos precisos sobre el desarrollo del mismo, en cualquier momento y lugar.
4. Finalización del proyecto
Es la última de las etapas en la gestión del proyecto durante la cual se analiza el avance del proyecto, así como si hemos alcanzado con éxito nuestros objetivos. En esta etapa se recaban los informes sobre la implementación del proyecto, se recopila la documentación y se liquida el presupuesto del proyecto. También es el momento adecuado para sacar conclusiones de las actividades del equipo de proyecto y considerar si los objetivos definidos se han implementado o no en la práctica.
En definitiva, queda claro que una adecuada gestión de proyectos es clave para cualquier empresa independientemente de su actividad y tamaño.
Apoyarse en una solución ERP para la gestión de proyectos ayuda a controlar las tareas, realizar una planificación de todos los costes: humanos, materiales y financieros, e igualmente nos permite encajar todas las actividades necesarias cumpliendo con los plazos establecidos y por supuesto, manteniendo siempre el reto de ser competitivos.
