Principales retos y dificultades en la gestión de proyectos

Todo ha cambiado para todas las empresas, y lo ha hecho en muy pocos años: los mercados, los clientes y la forma de relacionarse con ellos, los proveedores y sus necesidades, la configuración de las plantillas, la cantidad de información disponible, la complejidad de las operaciones corporativas, etc. Hoy no se habla sólo de una acción concreta, sino de un proyecto reto o un conjunto de objetivos heterogéneos.

Los problemas en la gestión de proyectos pueden ser distintos cada vez. Incluso pueden mutar dentro del mismo. Por eso es conveniente disponer de un software para gestión de proyectos. 

Veamos cuáles son los problemas para un proyecto más comunes y por qué la digitalización puede ayudar.

Hay ciertos problemas en la gestión de proyectos que son comunes en cada situación y lo son para la mayoría de empresas, porque tienen que ver con el concepto mismo de proyecto.

• Complejidad: Actualmente hasta el proyecto aparentemente más sencillo esconde infinidad de obstáculos, retos y «trampas» que no hacen sino aumentar el nivel de estrés e incrementar las posibilidades de cometer errores.

•  Clientes: Si pidiéramos un ejemplo de dificultades en un proyecto que resultan más exasperantes, probablemente muchos hablarían de clientes. Pueden ser excelentes, pero a veces solicitan cosas imposibles.

•  Problemas en la gestión de proyectos por dinámica de trabajo: Dentro de cada proyecto reto también suelen existir problemas de gestión que tienen que ver con la manera en la que la empresa afronta su planificación y el control de su desempeño.

• Plantillas heterogéneas: Diseñadas ex profeso para cada proyecto y compuestas por personas muy diferentes entre sí. Aumenta la variedad de soluciones dentro del proyecto, pero también las fricciones potenciales.

• Deadlines: Suelen ser poco realistas y, en ocasiones, deben verse modificados por necesidades del propio proyecto o por una planificación deficiente.

• Presupuesto: Muchas veces no se contempla el proyecto en toda su dimensión y complejidad, antes de iniciarlo y durante el desarrollo del mismo. Mucho antes de la fecha de entrega la integridad financiera de la empresa puede estar comprometida, al eliminarse el margen de beneficio.

• Control: Una combinación de todas las dificultades en un proyecto anterior plantea un escenario donde es muy difícil saber qué está ocurriendo en cada momento, quién se está encargando del asunto, cuándo está previsto que se culmine una fase concreta y cuánto se está invirtiendo — en tiempo y recursos — para que eso suceda. Si esto ocurre, hasta el proyecto más sencillo puede desviarse y no cumplir con lo planificado.

Muchos de los posibles retos que se presentan a la hora de gestionar un proyecto continuarán presentes, pero implementar una solución que permita digitalizar y automatizar el trabajo con proyectos facilitará mucho las cosas:

• Planificación de recursos en plantilla. Asignando el perfil adecuado para la tarea adecuada, controlando las horas empleadas y la capacidad de trabajo y el tiempo disponibles en tiempo real. Sin importar en qué punto del planeta estén.

• Documentación. Con una buena gestión documental, todos los documentos, presupuestos, contratos y mensajes se almacenan en una fuente única, a la que es fácil acceder y gracias a la cual todo el equipo de trabajo accede a la misma información actualizada.

• Solidez financiera. Gracias a una gestión integral se consigue optimizar el presupuesto, asignando recursos de forma efectiva y permitiendo reducir el tiempo de facturación. De este modo se mejoran los márgenes y se evitan pérdidas e ineficiencias.

• Relación con los clientes. Con la implementación de un software de gestión de proyectos que permita la integración perfecta de un CRM no solo es posible dirigir el proyecto desde la planificación inicial hasta la entrega final, sino también llevar un control de cada petición del cliente y de la evolución dentro del proyecto que ha tenido la relación con él, el seguimiento de horas, la supervisión de proyectos, la planificación de la capacidad, las compras y la facturación. También nos permite diseñar y desarrollar estrategias específicas en función del aprendizaje basado en problemas o proyectos que se hayan compartido con un mismo cliente en el pasado.