Tecnología
Claves en la gestión de proyectos: Colaboración e información 24x7
Las empresas de servicios profesionales viven momentos cada vez más demandantes. De atención, de excelencia y de capacidad de reacción, y otros aspectos clave en la gestión de proyectos. Hay que compartir esfuerzos, por un lado, para encontrar proyectos nuevos. Por otro, para gestionar los que ya están en marcha de manera eficiente. ¿Cómo lograr que la plantilla afronte cada proyecto manteniendo un flujo de trabajo eficaz y respetando los compromisos, los deadlines y las exigencias de los clientes? Disponer de un software de gestión de proyectos puede ser el pilar sobre el que construir estrategias de trabajo exitosas.
Hay que tener en cuenta algunas de las variables clave en la gestión de proyectos. No todos están presentes en todas las empresas, ni en todos y cada uno de los encargos. Pero sí que pueden definir un marco en el que este tipo de herramientas tecnológicas saquen a relucir todo su potencial.
Hay que tener en cuenta algunas de las variables clave en la gestión de proyectos. No todos están presentes en todas las empresas, ni en todos y cada uno de los encargos. Pero sí que pueden definir un marco en el que este tipo de herramientas tecnológicas saquen a relucir todo su potencial.
- Proyectos complejos: Una de las características de la gestión de proyectos que más preocupa a los responsables de sacarlos adelante es su complejidad. Muchos presentan complicaciones desde el inicio, otros evolucionan planteando obstáculos cambiantes a lo largo del camino. Un software de gestión capaz de adaptarse en tiempo real a las necesidades de cada proyecto y subproyecto resulta esencial.
- Clientes exigentes: Muchos clientes plantean peticiones que parecen imposibles, adelantos en las fechas de entrega sin reducir o modificar objetivos, metas confusas o no bien definidas, etc. En estos casos también es importante contar con un entorno tecnológico flexible y eficiente, que permita monitorizar y modificar el proyecto sin comprometerlo.
- Finanzas sólidas: A lo largo de su desarrollo, una clave en la gestión de proyectos que hay que tener bajo control es la estabilidad financiera. Disponer del flujo de efectivo suficiente, atender a los proveedores, disminuir el grado de morosidad al máximo y cobrar todas y cada una de las facturas puede marcar la diferencia entre culminar con éxito un proyecto o no. Y también garantiza la supervivencia de la empresa a largo plazo.
¿Cuáles son las claves para una buena gestión de proyectos?
En este escenario, a veces complicado para la empresa y su equipo de trabajo, ¿cómo gestionar de manera adecuada los distintos proyectos? Aunque existen varios, dos de las claves en gestión de proyectos más importantes son la información fiable y la posibilidad de establecer dinámicas colaborativas de manera transversal.
Toda la información, en todo momento
Los datos erróneos cuestan a las empresas norteamericanas 600.000 millones de dólares anuales, no se trata de una cuestión menor. Para poder actuar con flexibilidad sin cometer errores es esencial disponer de datos exhaustivos y fiables, así como una fuente única de información a la que todos puedan acceder por igual de manera fácil y rápida.
Cada documento, informe, factura, presupuesto o briefing debe poder localizarse y recuperarse de forma eficiente. Una de las características del software de gestión de proyectos más atractivas es precisamente su capacidad de poner a disposición de las partes interesadas toda la información actualizada de un proyecto. Sin importar el momento o el lugar.
Comunicación, el lubricante de los proyectos exitosos
Otra de las características para una gestión de proyectos exitosa es brindar al equipo de trabajo con la posibilidad de comunicarse a través de una plataforma colaborativa, que les permita compartir información, intervenir o modificar e informar de los cambios de manera transversal.
Desde un tablón de anuncios hasta un módulo para validar la disponibilidad del personal, las horas empleadas facturables o los turnos de vacaciones. Pasando por un CRM exhaustivo con toda la información del cliente, la capacidad de modificar la planificación a distancia, etc.
Si quieres conseguir nuevos proyectos, poder decir «sí» con toda confianza a nuevos pedidos, y cumplir lo que prometiste a tus clientes, necesitas tener el control en todo momento, incluso si las cosas no están saliendo como planeabas. Una gestión adecuada de la información y la flexibilidad para tomar la decisión correcta en el momento oportuno, es lo que te diferencia de tu competencia.
