Cómo controlar las desviaciones de un proyecto

Cambios solicitados por el cliente, motivos de fuerza mayor, imprevistos personales de las personas implicadas, retrasos en la recepción de pedidos, revisiones de última hora… Son muchas las causas que pueden prolongar el tiempo de trabajo en un proyecto. 

Al comenzar un proyecto se estiman las horas necesarias para finalizarlo, pero todos los participantes deben ser conscientes de que esta valoración puede sufrir cambios. De hecho, lo habitual es que casi todos los proyectos de gran envergadura, especialmente en los sectores de la construcción y la ingeniería, terminen con cierto retraso. Aunque esto se tenga claro, resulta imprescindible fijar unos objetivos y unos tiempos de desarrollo sobre los que trabajar. Solo de esta forma se puede llevar un control de los proyectos y únicamente con estos datos es posible realizar un análisis de las desviaciones para conocer cómo afectan al resultado final y a los beneficios para la compañía.

Todas aquellas diferencias entre el plan inicial de trabajo y el resultado final son parte de la desviación del proyecto. Habitualmente encontramos variaciones en los costes y las fechas de entrega. No obstante, en algunos casos se producen también cambios en el diseño o la apariencia final.

Todo aquello que no concuerde con la propuesta aceptada por el cliente puede generar problemas más allá de una simple molestia por el retraso en la entrega. En ocasiones, no cumplir con las cláusulas estipuladas en el contrato puede acarrear grandes perjuicios económicos para la empresa y afectar a su reputación. Por este motivo, resulta imprescindible detectar las desviaciones de un proyecto lo antes posible para así poder documentarlas, registrarlas y rectificarlas dentro de un periodo de tiempo aceptable.

Si tenemos en cuenta que las principales desviaciones de un proyecto suelen afectar a la fecha de entrega y al presupuesto, como ya hemos apuntado anteriormente, los factores más destacables que condicionan el resultado final son:

• la necesidad de subcontratar ciertos servicios, lo que puede suponer una dilatación en el tiempo de entrega y la aparición de sobrecostes;
• el uso de herramientas de control de tiempo inadecuadas;
• la aprobación de nuevas leyes o normas que afecten al trabajo;
• cambios en los costes de mercado;
• en el caso de proyectos de construcción o ingeniería, las inclemencias meteorológicas son uno de los principales aspectos que pueden causar retrasos.

El control diario por parte de una persona con experiencia resulta fundamental para reconducir el trabajo y minimizar las desviaciones. El uso de una herramienta de administración y un programa de gestión financiera apropiados permite contar con una visión global de datos en tiempo real y facilita la revisión de las distintas clases de desviaciones y los puntos clave.

Este es uno de los aspectos más difíciles de controlar cuando se desarrolla un proyecto por primera vez. Al carecer de experiencia, las compañías pueden tener dificultades a la hora de estimar el trabajo necesario para llevarlo a cabo y, en consecuencia, puede aumentar de forma exponencial si se quieren mantener los plazos de entrega.

Hacer una revisión constante de las estimaciones y plantear objetivos que se puedan cumplir en periodos cortos de tiempo ayudan a controlar las desviaciones y minimizarlas al máximo.

El tiempo suele ser el principal factor que estudiar en un proyecto, ya que suele suponer el mayor coste de facturación. A pesar de que puede resultar difícil controlarlo, especialmente en trabajos en los que se deben afrontar constantes modificaciones por parte del cliente, aplicar técnicas tradicionales como la Gestión del Valor Ganado (EVM por sus siglas en inglés) para medir el desempeño es de gran ayuda.

La EVM permite controlar las desviaciones a través del seguimiento del presupuesto y el calendario de ejecución, ya que establece una comparativa entre el trabajo completado y la estimación que se hizo al comienzo. Con el estudio de estos datos, los responsables del proyecto pueden calcular el tiempo restante y, si es necesario, modificar los recursos que se han destinado a cada una de las partidas. 

El coste final de un proyecto se ve influido por el precio de las materias primas, las horas facturables y el rendimiento estimado por la empresa. En este punto, la diferencia entre las horas trabajadas y las facturadas determinará si un encargo resulta o no rentable, ya que suele representar una de las partidas más grandes desde el punto de vista económico.

Una de las mejores formas de valorar y controlar los riesgos es contar con un histórico que compile la información de los proyectos realizados anteriormente por una empresa. Conocer las dificultades que se debieron afrontar, las desviaciones más significativas, los costes incurridos y los tiempos necesarios proporciona un excelente punto de partida a la hora de elaborar nuevos presupuestos y calcular estimaciones.

Tener claros los recursos disponibles para finalizar un proyecto y saber cómo redistribuirlos en caso necesario evita un aumento excesivo de las desviaciones. Las herramientas de gestión de proyectos como las que ofrece Exact permiten controlar desde una misma base de datos:

• las horas estimadas en la planificación del inicio del proyecto,
• las horas realizadas susceptibles de facturación,
• los costes imputables,
• los documentos asociados al desarrollo del trabajo,
• la asignación de tareas,
• la generación de informes,
• el control presupuestario de desviaciones.

En definitiva, tener una visión clara tanto de los proyectos ya realizados como de los que están en curso permite aprender de los errores del pasado para corregirlos si se detectan de nuevo, lo que contribuye a evitar que se generen grandes desviaciones. En este sentido, los softwares que permiten realizar presupuestos, planificaciones, un seguimiento activo del proyecto y la facturación final son una de las inversiones más beneficiosas para aquellas compañías con un gran volumen de trabajo.