Digitale Flughöhe erreicht: Luftsportverein Bielefeld-Gütersloh e.V. professionalisiert mit Exact und Blue People IT sein Rechnungswesen
Turbulenzen beim Steigflug
„Unser Verein ist stark gewachsen“, erklärt Eckart Lohmeyer, Finanzvorstand und eine der treibenden Kräfte hinter der Digitalisierung beim LSV Bielefeld-Gütersloh e.V. „Wir hatten vor etwa 15 bis 20 Jahren noch rund 250 Mitglieder und sind inzwischen bei fast 400 angekommen.“ Mit dem Wachstum stiegen auch die Anforderungen: mehr Mitglieder, mehr Flugzeuge, mehr Flüge, mehr Abrechnungen – aber noch immer dieselbe begrenzte personelle Kapazität und auch das alte Abrechnungssystem stieß an seine Grenzen. Doch nicht nur die wachsende Mitgliederzahl bereitete dem Verein Kopfzerbrechen beim Rechnungswesen, sondern auch die komplexe Vereinsstruktur: Der Verein muss nicht nur die Mitglieder und die Vereinsmaschinen "verwalten", sondern ist mit einer eigenen Werkstatt auch Arbeitgeber für vier Angestellte, die rund zehn Vereins- und 50 Privatmaschinen von Mitgliedern warten und reparieren. Zudem ist die Abrechnung besonders sensibel, da der Verein als gemeinnützig eingetragen ist und nicht gewinnorientiert arbeiten darf– die Werkstattleistungen dürfen also nur im Ausnahmefall auch Nicht-Mitglieder in Anspruch nehmen.
Hinzu kommen weitere Besonderheiten wie verschiedene Kassen für Mitgliedsbeiträge, Werkstattleistungen sowie unterschiedliche Veranstaltungen wie etwa den beliebten Kinderflugtag, steuerrechtliche Besonderheiten bei der Umsatzbesteuerung (7 % für Rechnungen an Mitglieder versus 7% und 19% für Rechnungseingänge), sowie den Wunsch, Kosten und Erlöse pro Flugzeug präzise zu erfassen, um valide Daten für die Preisgestaltung zu erhalten. Zwar war das Flugzeugbuchungssystem „Aircraft Info Desk“ (AID) eine enorme Hilfe bei der Verwaltung der Flugzeuge und der Erfassung der Flüge pro Piloten, doch es fehlte eine verlässliche Integration der Daten in die Buchhaltung - mit gravierenden Folgen: „Vor dem Einsatz von Exact Online Premium hatten wir teilweise Außenstände in sechsstelliger Höhe und wussten nicht genau, wo diese herrührten, weil wir keinen echten Überblick über unsere Eingangs- und Ausgangsrechnungen hatten. Das war fatal," erinnert sich Eckart Lohmeyer an seine Anfangszeit als Finanzvorstand.
Neuer Schub im Rechnungswesen mit Exact
Bei der Suche nach einer Lösung, die das Rechnungswesen des LSV Bielefeld-Gütersloh e.V. professionalisierte und die beiden Büro-Mitarbeitenden entlastete, wurde Eckart Lohmeyer schnell bei Exact fündig – auch, weil AID ausschließlich eine Schnittstelle zu Exact anbietet. Doch auch weitere Faktoren überzeugten, denn die Cloud-ERP-Software automatisiert zahlreiche Geschäftsprozesse und spart so nicht nur Zeit, sondern verschafft auch umfassende Einblicke. So können Unternehmen und Vereine effizient arbeiten, fundierte Entscheidungen treffen und weiterwachsen.
Blue People IT: Autopilot für komplexe Vereins-Prozesse
Doch der Einstieg in die neue Lösung allein nach Feierabend war nicht einfach: „Uns war schnell klar, dass wir es nicht allein schaffen würden, unsere Prozesse in Exact abzubilden. Wir haben dann im Internet recherchiert und sind dort auf Blue People IT gestoßen“, so Lohmeyer. Das Team von Blue People IT half zunächst einmal, die kaufmännischen Grundlagen zu legen, Strukturen zu schaffen und das System so aufzubauen, dass es zum Verein passt. Die Zusammenarbeit war eng getaktet: „Wir haben regelmäßige Termine im vierwöchigen Rhythmus gemacht. In den Sitzungen wurde Thema für Thema angegangen – vom neuen Kontenrahmen über die Einrichtung des Lagers bis hin zur Pilotierung von Kostenstellen. Lohmeyers Fazit: „Ich kann nur Positives über Blue People IT sagen. Egal, was für ein Problem wir hatten – sie haben uns immer geholfen. Ohne unsere Ansprechpartner dort hätten wir das Projekt sicher irgendwann abgebrochen.“
All doors in flight
Ein zentrales Ziel war die vollständige Integration von AID in Exact um die Flugabrechnung zu automatisieren. Die Grundlage dafür: Identische und stets aktuelle Daten in beiden Systemen. Lohmeyer zeigt sich begeistert: „Alle Stammdaten, die unsere Piloten betreffen – Name, Adresse, E-Mail, Telefon – können wir mit einem Knopfdruck vom AID in Exact übernehmen und die Daten werden automatisch aktualisiert.“
Auch die Abrechnung ist effizienter geworden: Die Piloten buchen eine Vereinsmaschine ihrer Wahl im AID. Nach Ende ihres Fluges legen sie einen Transponder auf eine kleine Box im Flugzeug, um die Flugdaten automatisch in das AID zu übertragen. „Da kommt dann ein Datensatz an, welcher Pilot welches Flugzeug an welchem Tag wie viele Minuten geflogen hat. All diese Informationen werden in Exact übertragen und stehen später als fertiger Datensatz auf der Rechnung. Das ist wirklich ein Highlight“, freut sich Lohmeyer über den neuen digitalen Prozess. Die Arbeitserleichterung macht sich natürlich auch in punkto Effizienz bemerkbar. „Ich kann für eine ganze Periode automatisch Rechnungen erzeugen. Früher haben wir für die Abrechnung mindestens einen Tag gebraucht, meistens sogar anderthalb. Jetzt machen wir das innerhalb von anderthalb Stunden – wir haben es auch schon schneller geschafft,“ so Lohmeyer.
Doch die Effizienz betrifft nicht nur die Verrechnung der Vereinsmaschinen: Selbstverständlich werden auch die Werkstattrechnungen für die Privatmaschinen und die Mitgliedsbeiträge über Exact abgewickelt. „Auch da ist Exact sehr gut gerüstet, denn wir können jeden Piloten als Debitor und als Kreditor führen. Dies ist insofern eine wichtige Funktion, weil unsere Piloten immer mal wieder Benzinrechnungen mitbringen, die wir ihnen gutschreiben müssen, da bei uns der Spritverbrauch im Mietpreis enthalten ist.“
Ready for Take-off
Ein weiterer Fortschritt betrifft die Lagerverwaltung. Früher arbeitete die Werkstatt mit einem eigenen System. „Das war nur eine bessere Excel-Tabelle“, so Lohmeyer. Jetzt ist alles zentral in Exact erfasst: Der Bestand der vorhandenen Materialien und die jeweiligen Lieferanten, so dass jede Materialbestellung automatisch im Lager verbucht werden kann, ohne dass die Mitarbeitenden manuell eingreifen müssen. Auch die hinterlegten Preise sind für den LSV Bielefeld-Gütersloh e.V. sehr wertvoll. „Gerade jetzt zum Jahreswechsel 24/25 hatten wir bei den Ersatzteilen Preissteigerungen von durchschnittlich 18 bis 20%, in Einzelfällen sogar bis zu 150%. Da kann man die Kalkulation nicht mehr über den Daumen peilen, da muss man genau kalkulieren.“
Kurs setzen für neue Projekte
Trotz aller bisher erreichten Erfolge sieht der Verein noch Ausbaupotenzial – insbesondere bei der internen Leistungsverrechnung. „Wenn wir unsere eigenen Flugzeuge reparieren, möchten wir eine interne Rechnung schreiben – aber ohne steuerlich relevante Erlöse zu erzeugen.“ Eine Lösung ist in Arbeit: Aktuell prüft der LSV die Einführung eines separaten Rechnungskreises in Exact, um kostenstellenbezogen und rechtssicher nachzuhalten, welche Aufwände pro Flugzeug anfallen.
Auch das Thema E-Invoicing steht noch auf der Agenda. Momentan müssen Eingangsrechnungen manuell aus Outlook gezogen werden. „Ich hoffe, dass wir das noch so automatisieren können, dass die Rechnung sofort im Rechnungseingangsbuch erscheint – das wäre das i-Tüpfelchen“, so Lohmeyer.
Hauptvorteile auf einen Blick:
- Effizienzsteigerung: Reduzierung des administrativen Aufwands durch automatisierte Prozesse: Früher brauchte der Verein eine Teilzeitkraft mit 30 Stunden und vielen Überstunden – heute reicht eine Teilzeitkraft mit 20 Wochenstunden.
- Transparenz: Echtzeit-Einblicke in Finanzdaten und Lagerbestände - nicht zuletzt durch den automatischen Import der Kontoauszüge und das übersichtliche Dashboard von Exact
- Fehlerreduktion: Minimierung von Buchhaltungsfehlern durch integrierte Systeme.
- Finanzielle Stabilität: Signifikante Reduzierung von Außenständen.
- Zukunftssicherheit: Flexibilität für zukünftige Erweiterungen und Projekte.
Mit voller Kraft voraus
„Für uns war der Umstieg auf Exact genau der richtige Schritt – der uns jetzt sogar den Kauf eines neuen Flugzeugs ermöglicht", so Lohmeyer. „Dadurch, dass wir die Außenstände quasi auf null runterfahren konnten, haben wir im Verein einen Überschuss erwirtschaftet, den wir zu Gunsten unserer Mitglieder reinvestieren können."
Auch die Zusammenarbeit mit Blue People IT habe sich dabei als absoluter Glücksgriff erwiesen: „Ich muss sagen, das Know-how, das Blue People IT mitgebracht hat, war genau das, was uns gefehlt hat. Das hat uns sehr weit nach vorne gebracht.“
Inzwischen hat der Luftsportverein Bielefeld-Gütersloh e.V. eine digitale Flughöhe erreicht, die nicht nur den Verwaltungsaufwand reduziert, sondern auch strategische Entscheidungen auf eine verlässliche Datenbasis stellt. Oder, wie Lohmeyer sagt: „Wir sind bei der Einführung von Exact gemeinsam mit Blue People IT in der Effizienz von 10% auf fast 100% gegangen.“
