Livre blanc :
L’importance d’un ERP pour votre entreprise en ces temps difficiles.
Les systèmes ERP sont indispensables pour les entreprises modernes et optimisées. C'est particulièrement vrai à l'heure actuelle : en ces temps difficiles, où le télétravail a augmenté, vous voulez que chaque collaborateur puisse continuer à effectuer ses tâches. Un système ERP s'avère d'une grande aide et garantit que tous les collaborateurs ont accès à des informations actualisées. Dans ce livre blanc, vous trouverez des questions critiques à poser à votre nouveau fournisseur ERP. Elles vous permettront d’obtenir le système qui vous soutient de manière optimale, même dans les périodes difficiles.
Il est temps de passer à un ERP qui vous soutient pleinement
Ce livre blanc vous informe des possibilités pour votre secteur et vous donne des conseils pour réussir votre sélection et votre implémentation. Au terme de sa lecture, vous aurez certainement l'inspiration requise pour que vos démarches aient un impact positif sur votre organisation.
Exemple de double saisie
Sandra Arends de Sanifix, grossiste et réparateur d'installations sanitaires, travaillait avec trois systèmes différents pour l’introduction des commandes, la planification et la comptabilité.
« Cela fonctionnait au début, mais au fur et à mesure de notre développement, cette situation a engendré de plus en plus de désagréments et de coûts. Nous recevons en moyenne 15 commandes par jour, ce qui m'obligeait à introduire 45 commandes au total. Cela générait souvent des heures supplémentaires et du stress. De plus, des erreurs se produisaient parfois, surtout au niveau des livraisons. »
Un système ERP permet d'y remédier et peut en outre être complété par des modules tels qu’un système de gestion d’entrepôt, des scanners de codes à barres et des plateformes d’e-commerce. Un ERP peut également être connecté à des systèmes de transporteurs et de fabricants, mais aussi à du matériel tel que des lecteurs de codes à barres, afin d’intégrer l'ensemble de la chaîne. Vous échangez ainsi numériquement des commandes, des avis de stock, des données produits, des bons de livraison et des factures avec vos partenaires dans la chaîne. Vous vous distinguez de cette manière des concurrents plus lents.
ERP ou meilleurs systèmes dans leur catégorie
Certaines entreprises préfèrent opter pour une approche « best-of-breed » (les meilleurs systèmes dans leur catégorie). Elles utilisent alors le « meilleur » système pour chaque processus. Or il ne s'agit pas toujours de la meilleure solution. La force réside dans l’échange d’informations entre les systèmes et avec la chaîne. Les systèmes autonomes peuvent être connectés, mais ils doivent être adaptés à chaque fois que le fournisseur d’un système effectue une mise à jour. Dans le cas contraire, l’échange de données se bloque. De plus, la vue varie d’une application à l’autre. Vos collaborateurs doivent donc apprendre à travailler avec différents systèmes. Et que dire de ces différents interlocuteurs chez tous les fournisseurs ? Chez qui réside le problème si l’échange d’informations entre les systèmes ne fonctionne pas bien ? Si vous souhaitez travailler de manière optimale avec une automatisation « best-of-breed », vous avez besoin d’un département IT expérimenté dans tous ces systèmes. De même, un bon processus de gestion des fournisseurs et un bon processus d’achat sont dès lors essentiels. Ceux-ci détaillent les accords conclus concernant le contrat, les conditions, le support, les responsabilités et les prix. Si vous optez pour un ERP, vous avez un seul interlocuteur pour toutes les questions relatives à l'ERP : votre fournisseur d'ERP. Celui-ci a mis sur pied toute une organisation pour pouvoir vous aider de manière rapide et adéquate.
La sélection d'un système ERP en 6+2 étapes
La sélection d'un système ERP est une opération complexe, mais très importante. Vous achetez un système ERP pour 8 à 10 ans. Vous ne voulez donc pas que le système ne réponde plus à vos exigences au bout de quelques années seulement.
Le plan par étapes ci-dessous vous guide dans ce choix.
1. Définissez votre entreprise
Quel est votre profil et quels sont vos objectifs en tant qu’organisation ? Si vous souhaitez vous développer à l'international, vous avez besoin d'un système qui prend en charge la législation et la réglementation de plusieurs pays. Ou peut-être avez-vous l’ambition d’opérer de plus en plus en ligne via des boutiques en ligne spécifiques au client et/ou de grandes plateformes d’e-commerce tout en réduisant vos stocks ? Il se peut aussi que vous souhaitiez fournir des services supplémentaires tels que l'entretien et la maintenance. Dans ce cas, vous avez besoin d’un ERP susceptible d'être facilement associé au logiciel de gestion des services. Le système ERP est le cœur de votre organisation et sa valeur ajoutée apparaît lorsqu'il est facile de l'adapter aux modifications à venir.
2. Cartographiez la situation actuelle
Décrivez précisément vos processus d'entreprise actuels. Comment fonctionne votre gestion des stocks ? Comment se déroulent la facturation, la comptabilité, l'expédition, etc. ? Déterminez pour chaque processus ce que vous souhaitez améliorer. Pensez à des délais de livraison plus courts, à la numérisation du processus de facturation, à l’envoi rapide de commandes plus nombreuses mais plus petites, à l’amélioration du processus de retour, à la possibilité d'en faire plus avec moins de personnes, etc. Bref : esquissez votre processus idéal, formulez des objectifs clairs et réalisez une analyse coûts-bénéfices. Impliquez vos collaborateurs. Non seulement pour qu'ils vous soutiennent, mais aussi parce que ce sont eux qui connaissent le mieux leur situation.
5. Posez vos questions
Divers représentants des fournisseurs viendront vous faire une présentation. Il se peut qu'ils vous fassent forte impression, mais ne vous laissez pas distraire par toutes sortes de fonctions innovantes que vous ne souhaitiez pas à l'origine. Posez plutôt des questions ciblées pour apprendre par exemple depuis combien de temps le représentant travaille dans l’entreprise et dans le secteur du commerce de gros. Quelle est leur approche pour l’implémentation ? Peut-il vous en dire un peu plus sur le processus d’implémentation dans une entreprise comparable à la vôtre ? Comment pouvez-vous apporter des changements au système ? Par exemple, en cas de réorganisation, de nouvelle législation et réglementation ou de rachat de nouvelles entreprises, pouvez-vous le faire vous-même ou devez-vous passer par un consultant ? À quoi ressemble la feuille de route de développement du système ERP ? Dans quel délai ces développements peuvent-ils être réalisés dans l'ERP, et à quel prix ? Vos départements doivent-ils procéder à des adaptations pour que le système ERP puisse continuer de fonctionner ? Si oui, lesquelles ?
6. L'implémentation
Si celle-ci ne fait pas vraiment partie de la sélection proprement dite, nous estimons qu'il est toutefois important de l'aborder. Une fois que vous avez sélectionné un système, constituez un groupe de travail composé de représentants du fournisseur et de collègues de tous les départements concernés par le système ERP. Vous obtiendrez ainsi une base de soutien. En outre, les représentants pourront informer leurs collègues directs de l'état d'avancement du projet. Et comme indiqué au point 5, en cas d'implémentation complexe, désignez un chef de projet indépendant. Il veillera à ce que le client et le fournisseur respectent leurs engagements.
7. Abordez l'implémentation étape par étape
Commencez par la partie la plus simple, par exemple la numérisation du traitement du courrier et des factures. Vous pourrez ainsi apprendre des choses et découvrir quelles sont vos attentes en matière de numérisation. Vous continuerez ensuite à développer le système.
8. Impliquez tous les utilisateurs
La réussite d’un système dépend des utilisateurs. Informez-les de ses avantages, formez-les au fonctionnement du logiciel et prenez en compte les suggestions d'amélioration.
En résumé
Ce livre blanc donne des conseils et indique les points auxquels il faut faire attention lors du choix du système ERP adéquat pour les grossistes. Sur la base d’une enquête approfondie réalisée pour le compte d’Exact, nous nous concentrons d’abord sur le défi général pour les grossistes. À savoir : continuer à apporter une valeur ajoutée à leurs services en offrant des services supplémentaires. Cela s’explique par la transparence accrue due aux plateformes en ligne, par l’assertivité des clients et par les fabricants qui livrent directement aux clients finaux.
Pour pouvoir ajouter de la valeur, la base doit être en ordre. Cela signifie : des processus clairs, une vue d'ensemble claire des stocks et un entrepôt sans papier.
Vous y trouverez la définition d'un système ERP ainsi que les avantages de l'utilisation d'un système ERP par rapport à un ensemble de systèmes autonomes (les meilleurs dans leur catégorie ou « best-of-breed »). Vous découvrirez ensuite 6 points auxquels vous devez faire attention lors du choix du système ERP adapté à votre entreprise et un bonus de 2 conseils pour une implémentation facile et rapide. Il est crucial que vous sachiez qui vous êtes et où vous voulez mener votre entreprise pour évoluer parallèlement aux souhaits des clients.
En tant que grossiste, vous souhaitez un système ERP avec un délai d’implémentation court, facile à adapter aux nouvelles exigences et extensible avec des modules sans qu’une réimplémentation de votre système ne soit nécessaire.
Pour pouvoir ajouter de la valeur, la base doit être en ordre. Cela signifie : des processus clairs, une vue d'ensemble claire des stocks et un entrepôt sans papier.
Vous y trouverez la définition d'un système ERP ainsi que les avantages de l'utilisation d'un système ERP par rapport à un ensemble de systèmes autonomes (les meilleurs dans leur catégorie ou « best-of-breed »). Vous découvrirez ensuite 6 points auxquels vous devez faire attention lors du choix du système ERP adapté à votre entreprise et un bonus de 2 conseils pour une implémentation facile et rapide. Il est crucial que vous sachiez qui vous êtes et où vous voulez mener votre entreprise pour évoluer parallèlement aux souhaits des clients.
En tant que grossiste, vous souhaitez un système ERP avec un délai d’implémentation court, facile à adapter aux nouvelles exigences et extensible avec des modules sans qu’une réimplémentation de votre système ne soit nécessaire.