Contabilidad sin manos: deja que los robots trabajen por ti

¿La idea de robots trabajando en finanzas te parece imposible? Pues no está lejos de convertirse en una realidad que permitiría gestionar las tareas financiero-administrativas de manera automática. ¿Tienen motivos para preocuparse los profesionales de este campo?

Una transformación digital

Desde asistentes virtuales hasta chatbots de servicio al cliente, los robots están cada vez más presentes en nuestra vida diaria. DeepMind de Google y Watson de IBM van un paso más allá. Estas supermáquinas utilizan bases de datos globales de una manera radicalmente nueva, y con una velocidad inimaginable hace apenas unos años.

Las nuevas tecnologías desempeñan un papel crucial en el desarrollo del software de gestión actual, ya que permiten mejorar las máquinas hasta extremos impensables hace poco, de la mano de algoritmos, análisis de grandes cantidades de datos y la transformación de esos datos en conocimiento. El software ERP, por ejemplo, ha evolucionado desde la automatización de una serie de tareas hasta una automatización total y el procesamiento directo de todas las tareas y respuestas, sin intervención humana de nngún tipo. Esto, a su vez, repercute positivamente en la velocidad y la eficiencia de los procesos de negocio. Al aplicar este tipo de software inteligente a actividades recurrentes, se minimiza el riesgo de error derivado de las intervenciones humanas.

Una opción viable

La automatización y robotización de procesos administrativos y financieros son opciones que deben estudiarse en profundidad, ya que pueden ayudar a obtener una ventaja competitiva. Al necesitar menos acciones manuales, se libera tiempo para actividades que generen más valor añadido para el negocio. Con un mayor control de los datos, puedes disponer de una visión más clara de los posibles éxitos y riesgos.

La contabilidad sin manos no permite todavía una integración completa, pero aún así ofrece distintas opciones que ya pueden ser implementadas a día de hoy. El primer paso sería estudiar y analizar los procesos que implican un gran número de acciones repetitivas. A continuación, las actividades manuales podrían reducirse de manera significativa aplicando la tecnología adecuada de la manera correcta. Analicemos en mayor profundidad los siguientes procesos:

• El proceso O2C (Order To Cash) se caracteriza por las numerosas acciones manuales que se pueden automatizar de manera eficiente. Cuando se pasa de enviar las facturas en PDF adjuntas en un correo electrónico a mandarlas a través de UBL2.1, las facturas digitales se pueden incluir inmediatamente en los procesos administrativos. Así, te puedes olvidar de los malentendidos y los pagos con retraso: un estudio muestra que el 62 % de las empresas tienen problemas para cobrar a tiempo y su DSO (Days Sales Outstanding, periodo medio de cobro) es demasiado largo*. Mediante el proceso digital, los cheques estándar se procesan automáticamente, y solo se requiere la intervención humana si se encuentran anomalías o excepciones.
• El proceso P2P (Purchase To Pay) se caracteriza por su alto volumen de acciones estandarizadas y repetitivas, especialmente en lo relativo a las facturas recibidas, que se pueden digitalizar fácilmente mediante un software de escaneo, para que los empleados no tengan que introducir las transacciones manualmente: solo necesitan comprobar que el resultado es correcto. Y en el futuro ni siquiera esa última comprobación será necesaria. Las facturas se procesarán de manera automática por cada deudor. Las cantidades se escanearán y, si son correctas, la factura se añadirá al flujo administrativo. Así de sencillo.
• Por último, echemos un vistazo a las posibilidades en relación con los informes. La elaboración de los informes mensuales requiere de media unos siete días laborales cada mes. Si tu empresa cuenta con distintas administraciones, necesitas ayuda extra y ser capaz de agilizar este proceso. En general, el 80 % del tiempo se emplea en la recopilación de los datos, y el tiempo restante en su comprobación. Gracias a la contabilidad sin manos, estos porcentajes se acabarán invirtiendo: con unos datos maestros, unos procesos y unas comprobaciones del sistema centralizados, puedes trabajar mayor precisión y tener más confianza en la veracidad de tus números.

La mentalidad correcta

¿Es suficiente con adquirir las soluciones y herramientas correctas? Ojalá fuera así de simple. Analizar los procesos y determinar dónde se siguen realizando tareas manuales innecesarias es un paso fundamental.

El papel del profesional financiero también debe evolucionar. ¿Cómo puedes aplicar las últimas tecnologías? ¿Cómo sacarles provecho? ¿Y la empresa como tal? ¿Cómo puedes introducir la digitalización y robotización de manera estratégica? Apuesta por convertirte en un auténtico asesor del conjunto de la empresa y tu trabajo será imprescindible para todos.

*El Barómetro de empresas 2016 de Exact es una encuesta realizada por Exact con la participación de pymes (50-250 empleados) en los Países Bajos.