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Cómo seleccionar el mejor ERP para tu empresa de servicios
Es el momento de que un ERP te respalde sin esfuerzo
Los sistemas de software de gestión son indispensables para las empresas modernas y optimizadas. Especialmente ahora, ante una situación desafiante en la que muchos trabajamos desde casa, es muy importante que todos los empleados continúen operativos para que el negocio siga en pie. En este contexto, un ERP o software de gestión, resulta necesario para garantizar que todos los empleados tienen acceso a información actualizada. En esta guía encontrarás las preguntas críticas que debes hacer a tu nuevo proveedor de ERP, para eligir un sistema capaz de respaldarte de manera óptima, incluso en momentos complicados.
Servicios Profesionales
El sector de servicios profesionales sigue creciendo desde hace varios años. La facturación va en aumento, al igual que los beneficios. Aun así, los proveedores de servicios continúan dejando escapar dinero, una y otra vez. Muchas de las empresas afirman que sus gastos generales son demasiado elevados, en comparación con la cantidad facturada a los clientes. Por un lado encontramos el problema de las horas no facturadas y por otro que, a menudo, los proyectos no se completan o entregan a tiempo, lo que reduce aún más los beneficios.
Gestión de proyectos
Teniendo esto en cuenta, la planificación y supervisión adecuada de los proyectos son prioridades fundamentales. Esto no puede hacerse a partir de una anotación en un trozo de papel o, peor aún, de memoria. Y, el Excel tampoco es suficiente, aunque muchos proveedores de servicios confíen en él para gestionar sus proyectos. Lo que necesitas es un software que ayude a tu organización y que, al mismo tiempo, sea accesible para empleados y proveedores externos. En otras palabras, se trata de disponer de un sistema integrado más que de un conjunto de aplicaciones o documentos independientes.
Del análisis a la implantación
Pasar de solo aportar conocimientos a tener un enfoque más colaborativo es un avance importante. No solo entre distintos departamentos internos, sino también con socios externos. Lo que el cliente quiere son resultados tangibles (un cambio, un sistema nuevo o una solución creativa) y un plan estratégico o un informe de análisis no bastará. Para alcanzar la colaboración, una gestión correcta es esencial. ¿Quién gestionará los elementos internos y externos específicos del proceso de implementación? ¿Quién asumirá el mando?
Qué es un ERP
ERP es la abreviatura de Enterprise Resource Planning (planificación de los recursos empresariales). Un sistema ERP permite enlazar y automatizar todos los procesos y operaciones comerciales, independientemente de si se trata de una sola oficina o de varias delegaciones en diferentes países. El software de gestión (ERP) garantiza que todo los involucrados tengan acceso a la misma información sobre por ejemplo, niveles de inventario, plazos de entrega, pedidos, finanzas y la gestión de personal. Esto es posible porque toda la información se unifica en una única base de datos central, a la que pueden acceder quienes tengan los derechos pertinentes. Un sistema ERP bien elegido y estructurado, garantiza una mayor productividad dentro de la organización y le permite responder de forma más rápida a los cambios de tu sector.
El ERP para empresas de servicios consiste, sobre todo, en una gestión de proyectos inteligente. Esto exige determinar no solo la fecha de inicio y finalización, sino también las fases o los pasos intermedios de cada proyecto. ¿Quién es responsable de cada parte?. Puesto que en los proyectos siempre se involucran socios externos, es importante que estos también tengan acceso al ERP. Es importante saber en todo momento cuál es el progreso de los proyectos, para poder tomar medidas a tiempo.
El ERP para empresas de servicios consiste, sobre todo, en una gestión de proyectos inteligente. Esto exige determinar no solo la fecha de inicio y finalización, sino también las fases o los pasos intermedios de cada proyecto. ¿Quién es responsable de cada parte?. Puesto que en los proyectos siempre se involucran socios externos, es importante que estos también tengan acceso al ERP. Es importante saber en todo momento cuál es el progreso de los proyectos, para poder tomar medidas a tiempo.
Una buena gestión de proyectos también depende de unos vínculos eficientes con los sistemas financieros. En última instancia, todo gira en torno a la facturación de las horas y gastos. Con un buen sistema, es posible reducir las horas no facturables.
Bases de un proyecto
Aunque resulte difícil creerlo, muchas empresas orientadas a proyectos utilizan simples hojas de cálculo para supervisar su progreso ¿Por qué es una mala idea? Encontrar errores en una hoja de cálculo no es sencillo. Las celdas y las fórmulas están todas conectadas y resolver la situación lleva mucho tiempo. La gente suele compartir esas hojas de cálculo por email, así que será probable que en algún momento haya varias versiones en circulación ¿Cómo puedes saber qué versión es la correcta? A menudo, la versión que estás consultando no es la más reciente.
Una buena gestión de proyectos también depende de unos vínculos eficientes con los sistemas financieros. En última instancia, todo gira en torno a la facturación de las horas y gastos. Con un buen sistema, es posible reducir las horas no facturables. El ERP adecuado es la base para un proyecto exitoso y favorece la conexión entre clientes, departamentos internos y la gestión financiera.
El mejor ERP en su categoría
Algunas empresas prefieren un enfoque orientado hacia productos de primer nivel, es decir, optan por el sistema más adecuado a cada proceso individual. Pero por supuesto, esto puede no resultar lo más óptimo. La capacidad para intercambiar información entre sistemas y dentro de la cadena debería ser muy potente; de lo contrario, ya no se intercambiará información. Después, está el hecho de que cada aplicación es distinta, lo que significa que los empleados deben aprender a trabajar con varios sistemas. Y no podemos olvidarnos de los diversos puntos de contacto con los proveedores. ¿Quién es el responsable si el intercambio de información falla entre los diferentes sistemas? Para que la automatización entre diferentes soluciones líderes en su categoría funcione correctamente, necesitas un departamento de TI con experiencia en todos esos sistemas. Además, la gestión de proveedores y compras debe funcionar a la perfección, ya que se debe llevar al detalle la duración acordada en cada contrato, los términos y condiciones, el soporte, las obligaciones y los costes. Si en su lugar, optas por una solución ERP, tendrás un solo punto de contacto para todos los problemas relacionados con el software, es decir, su proveedor de ERP, te proporcionará ayuda de forma rápida y satisfactoria.
La selección de un sistema ERP en 6+2 pasos
Elegir un software de gestión lleva tiempo, pero es muy importante. Un software ERP se adquiere para un periodo de entre ocho y diez años, de modo que no interesaría un sistema incapaz de cubrir tus necesidades en pocos años. Consulta los pasos orientativos.
1. Define tu empresa
¿Cómo es tu organización y cuáles son tus objetivos? Si tu objetivo es la expansión internacional, necesitas un sistema que se adapte a la legislación y a la normativa de varios países. O quizá prefieras orientar tu actividad comercial hacia un modelo online, con webshops específicas y/ o plataformas de comercio electrónico más amplias, para que así puedas reducir el inventario. Es posible que desees proporcionar servicios adicionales, como asistencia y mantenimiento. En ese caso, necesitarás un software de gestión que pueda vincularse fácilmente con una solución para la gestión de servicios software (Service Management). Tu sistema ERP es esencial, el valor añadido reside en tu capacidad de adaptación a los cambios en el futuro.
2. Análisis de situación actual
Describe tus procesos actuales con precisión. Cómo organizas la gestión del inventario, la facturación, las entregas, etc. Indica qué mejoras deseas hacer en cada proceso. Algunos ejemplos serían: acortar los plazos de entrega, un proceso de facturación digitalizado, mayor frecuencia y rapidez para los pedidos más pequeños, mejorar el proceso de devoluciones, hacer más con menos personas, etc. En resumen, describe tu proceso ideal y formula objetivos claros junto con un análisis de coste beneficio. Involucra a tus empleados, no solo para garantizar tu apoyo, sino porque son quienes mejor conocen tu situación. La dificultad aquí no radica en la tecnología, sino en la traducción de una práctica en un proceso. La automatización solo es posible si existe acuerdo sobre el proceso.
5. Preguntar
Varios proveedores enviarán a sus comerciales para presentarte sus productos y servicios. Aunque puede que te impresionen, intenta no distraerte con funcionalidades innovadoras que nunca formaron parte de tu objetivo original. En lugar de ello, haz preguntas específicas como por ejemplo: cuánto tiempo llevan trabajando para empresas de su sector, cuál es su enfoque de implementación, conocer ejemplos de procesos de implementación en empresas similares a la suya o sobre cómo realizan modificaciones en el sistema (si ellos mismos o a través de un consultor) ante, por ejemplo, un proceso de reorganización, nuevas normativas y legislaciones o adquisiciones. Otras preguntas serían: cuál es el plan de desarrollo del ERP, con qué rapidez se implantan dichos desarrollos en el software y cuál es su precio. También es necesario conocer si habrá que acometer cambios en el departamento para poder mantener el ERP en funcionamiento y, en caso afirmativo, ¿cuáles?.
6. Puesta en marcha
Aunque esto no forme parte del proceso de selección propiamente dicho, no deja de ser importante. Una vez que hayas elegido la solución, debes crear un grupo de trabajo con representantes del proveedor y miembros de todos los departamentos que vayan a utilizar el ERP. Así obtienes apoyos. Esto permite al proveedor, poder informar directamente a tus compañeros sobre el avance del proyecto. Como se recomienda en el paso 4, para proyectos de implementación complejos, designa a un jefe de proyecto independiente que se asegurará de que tanto el proveedor como el cliente se atengan a lo acordado.
7. Implementar la solución paso a paso
Empieza por las tareas más sencillas, como digitalizar tus comunicaciones y el proceso de facturación. Esto te ofrecerá una visión global de lo que quieres alcanzar a través de la digitalización. Y después vete ampliando el alcance de manera gradual.
8. Hacer partícipe a todos los usuarios
El éxito de un sistema depende de sus usuarios. Asegúrate de que son conscientes de los beneficios que aporta. Ofréceles formación sobre cómo trabajar con el software y tome en serio las propuestas de mejora.
Resumen
Esta guía ofrece consejos y áreas en las que debe centrarse una empresa de servicios profesionales al seleccionar el software de gestión adecuado. Hay varias formas que te ayudarán reducir los costes y aumentar tu beneficio. Los proveedores de servicios colaboran cada vez más con socios externos, lo que genera nuevos desafíos en lo que concierne a la gestión del proyecto. Es fundamental llevar una gestión clara y centralizada del proyecto.
Tras definir qué es un ERP, el documento ahonda en las ventajas que supone la implantación de un ERP en comparación con un conjunto de sistemas dispares (líderes en su categoría). Igualmente, se indicaron 8 puntos clave a la hora de seleccionar el software de gestión adecuado para tu empresa, así como dos consejos adicionales para una implementación perfecta. Es esencial saber qué tipo de empresa eres y qué dirección quieres tomar para estar en consonancia con los deseos de tus clientes. Como proveedor de servicios, necesitas un software de gestión que se implemente y amplíe rápidamente con el fin de adaptarse a tus necesidades actuales y futuras.