Registro de jornada laboral: requisitos y mejores prácticas

Gestionar el registro de la jornada laboral de tus empleados puede parecer una tarea compleja, pero es una obligación legal ineludible y, más importante aún, una oportunidad para optimizar la gestión de tu equipo. Si eres responsable de RRHH, IT, CEO o lideras algún departamento en la empresa, sabes que el tiempo es oro.

Un buen portal del empleado no solo simplifica este proceso, sino que transforma una obligación en una ventaja competitiva. En este artículo, te guiaremos por los requisitos de la normativa laboral actual en España y te daremos las claves para implementarlo con éxito, asegurando el cumplimiento legal y mejorando la eficiencia.

Importancia del registro de jornada laboral: Más allá de la ley

Cumplir con la normativa laboral sobre el registro obligatorio de la jornada laboral no es solo una formalidad para evitar sanciones. Es, fundamentalmente, una cuestión de transparencia, equidad y confianza con tu plantilla. Un sistema de control horario legal y bien gestionado protege tanto a la empresa —garantizando que las horas trabajadas se corresponden con las pagadas— como al trabajador, asegurando el respeto a sus tiempos de descanso y la correcta remuneración de horas extraordinarias. Todo esto, hace que una adecuada solución de gestion o portal de RRHH tenga un impacto directo en la experiencia del empleado, un aspecto fundamental para su compromiso y retención.

Además, un control de asistencia riguroso te proporciona datos valiosos para la toma de decisiones estratégicas, la planificación de recursos y la detección de posibles cuellos de botella en la productividad.

Esto dicta la legislación española sobre el registro de jornadas

La ley de control horario en España (Real Decreto ley 8/2019 de control horario) es clara y establece una serie de obligaciones para las empresas, independientemente de su tamaño o sector. Esencialmente, la normativa se encarga de dejar claros cuatro ejes de actuación principales:

• Obligatoriedad para todos: Todas las empresas deben registrar diariamente la jornada de cada trabajador, incluyendo la hora concreta de inicio y finalización.
• Conservación de datos: Estos registros de jornadas deben conservarse durante un periodo mínimo de cuatro años.
• Accesibilidad: Los registros deben estar a disposición de los propios trabajadores, de sus representantes legales (si los hubiera) y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social cuando así lo requieran.
• Medio de registro: La ley no especifica un método único, pero sí exige que sea fiable y no manipulable. Esto abre la puerta a soluciones de fichaje digital que ofrecen mayor seguridad y eficiencia.

Mejores prácticas para un registro eficiente y respetuoso con la ley

Aunque pueda parecerlo, el registro no tiene por qué ser un quebradero de cabeza especialmente difícil de implementar si se atienden a una serie de recomendaciones elementales:

Elegir el sistema adecuado

En la digitalización está la respuesta, sin hojas de cálculo propensas a errores o partes en papel que se pierden y consumen tiempo. Un sistema de fichaje digital te ofrece precisión, seguridad, accesibilidad en tiempo real y eficiencia. Busca soluciones que permitan diferentes métodos de fichaje —web, app móvil, reconocimiento facial, etc. -- para adaptarse a las necesidades de tu equipo, ya trabaje en la oficina o en remoto.

Comunicar y formar

La transparencia es crucial. Explica claramente a tus empleados el porqué de la implementación del sistema de control de asistencia,  imparte formación para que sepan cómo funciona y cuáles son sus beneficios, también para ellos.

Ofrece accesibilidad y privacidad

Asegúrate de que tus empleados puedan consultar sus propios registros de jornadas de forma sencilla y autónoma. Esto fomenta la transparencia y les permite verificar la exactitud de sus datos. Por supuesto, el sistema elegido debe cumplir escrupulosamente con la normativa de protección de datos (RGPD).

Revisar y auditar

No basta con implementar el sistema. Realiza comprobaciones y auditorías internas de forma regular para asegurar que el proceso de registro obligatorio se está llevando a cabo correctamente y que sigues cumpliendo con la normativa laboral vigente.

La solución de Exact para el control horario y la gestión de RRHH

El software de RRHH y portal del empleado de Exact está diseñado para que la gestión de los registros de jornadas sea intuitiva, sencilla y completamente automática. Con nuestra plataforma, tu empresa podrá automatizar el fichaje de sus trabajadores, garantizando el cumplimiento normativo vigente y facilitando la generación de informes detallados, listos para presentar ante una potencial Inspección de Trabajo. Esto no solo te da tranquilidad, sino que también libera tiempo valioso para tu equipo de RRHH.

Más allá del simple registro, Exact ofrece una visión integral del talento. Nuestro software permite centralizar toda la información de la plantilla, desde la gestión de ausencias y vacaciones hasta el control de proyectos o la formación. Al integrar el control horario con estas otras áreas, obtendrás datos valiosos para la toma de decisiones estratégicas, la planificación de recursos y la optimización de la productividad laboral, transformando una obligación en una potente herramienta de gestión.

Con Exact, también mejorarás la experiencia del trabajador al ofrecerle autonomía para consultar sus propios registros y gestionar sus solicitudes. La capacidad de integrar esta funcionalidad con otras herramientas esenciales de recursos humanos, como el cálculo de nóminas, optimiza todos tus procesos, reduce la carga administrativa y convierte la obligación del registro horario en una verdadera ventaja competitiva para tu organización.