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RR. HH

5 tareas que se automatizan con el portal del empleado desde casa

Una de las ventajas – que no la única – del teletrabajo es que permite acometer tareas administrativas y de gestión de manera deslocalizada. Por supuesto, la comunicación y el acceso a la misma desde un punto de vista bidireccional de la empresa hacia los empleados y viceversa es otro de los atractivos del portal del empleado. En lo relativo a los recursos humanos, disponer de acceso remoto a un portal del empleado posibilita que, muchas tareas que suelen recaer en el departamento, puedan ser gestionadas de manera individualizada por el interesado desde su casa en tiempo real, permitiéndole a usted una supervisión, también remota. Con la solución tecnológica apropiada y el portal del empleado existen varios procesos que pueden dejar de ser una carga para el departamento, al realizar las tareas de forma compartida con el equipo de trabajo.

1. La solicitud de vacaciones y ausencias, uno de los atractivos del portal del empleado

Cuando es necesario organizar el planning anual o trimestral, las vacaciones de la plantilla pueden generar – y suelen hacerlo – algunas tensiones. Cada caso particular requiere una atención específica, tiene necesidades únicas o pueden sacar a relucir solapamientos de fechas o desequilibrios en la distribución de las cargas de trabajo. Uno de los servicios del portal del empleado que más puede ayudarle a reducir las fricciones de esta tarea en particular es la solicitud de vacaciones.

Todo el equipo de trabajo tiene acceso en tiempo real a la distribución de los días de vacaciones disponibles y puede hacer una solicitud en función de esa disponibilidad. De este modo, cada persona interesada realiza la petición sabiendo exactamente dónde hay un hueco para ubicar sus días libres y permisos. Usted no tiene más que supervisar y gestionar esas peticiones de forma remota en el portal del empleado, sin preocuparse por ejercer de «árbitro» en disputas que no hacen otra cosa que minar el clima de colaboración del grupo.

2. El portal del empleado le ayudará a construir unos horarios más eficientes

De manera similar a lo que ocurre con los días libres, un seguimiento y control apropiado de los horarios puede hacerle ganar en eficiencia y, sobre todo, en una mayor agilidad a la hora de afrontar el trabajo diario y la gestión de determinadas tareas. Gracias al acceso remoto al portal del empleado desde casa, cada uno de sus empleados podrá tener un control directo de sus horas de trabajo, las horas extra, los turnos y la distribución de los mismos, en un único entorno digital. Esto eliminará posibles errores en la distribución del trabajo y también le ayudará a mantener el gasto en horas extra bajo control.

3. Elimine el caos de la compensación de los gastos desde el portal del empleado

Otra de las tareas algo caóticas que se pueden resolver con el portal del empleado es la solicitud de compensación de gastos, por parte de los empleados. Dietas de alojamiento, desplazamiento y manutención, gastos relacionados con la actividad y otros derivados pueden registrarse y gestionarse cómodamente y también en tiempo real. Usted sólo tendrá que revisar y validar esa operación cómodamente desde la APP.

4. Disponga de datos actualizados de su plantilla en todo momento

Algo tan sencillo como un cambio de domicilio o de entidad bancaria puede devenir en un auténtico desastre en la administración y la gestión de las nóminas, por ejemplo. Por eso es tan importante que cada uno de los integrantes del equipo, a través del acceso remoto al portal del empleado desde casa, pueda mantener esa información personal – además de otros datos que le competen – actualizada y en orden. Este es uno de esos servicios del portal del empleado que, a pesar de su sencillez aparente, puede quitarle de encima muchos problemas.

5. El portal del empleado también es válido para monitorizar la formación

Aunque usted haga todos los esfuerzos posibles por diseñar y ofertar a su plantilla dinámicas formativas para mejorar sus perfiles, no siempre le será posible hacer un seguimiento estricto de cuáles de esas iniciativas de formación son más demandadas o cuáles tienen más éxito. A través del portal del empleado cada persona interesada puede solicitar la información que más le interese, de las disponibles en cada momento. De este modo usted podrá valorar, validar o modificar su estrategia en cuanto a mejora continua y motivación de su equipo.

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