Finanzas

Primeros pasos hacia la transformación digital: cuatro consejos prácticos

Pasos para la transformación digital

Uno de ellos es gerente financiero en un parque zoológico. El otro es un empresario independiente dentro de una PYME y otro es el CFO de una empresa de tecnología. Lo que estos tres profesionales tienen en común es que, en mayor o menor medida, todos tienen experiencia con la gestión del cambio y la transformación digital. Y por eso, Exact los ha juntado, de la mano de la escuela de formación financiera Alex van Groningen y, bajo estas dos premisas ¿cómo podemos los financieros ocuparnos de la digitalización de los procesos de negocio? y ¿podemos aprender unos de otros? hemos hecho un resumen de los principales puntos tratados.

¿Optimización de procesos o transformación digital?

En primer lugar, hemos hablado sobre la diferencia entre la digitalización de procesos y la transformación digital. “Algunas personas llaman transformación digital a la automatización de un formulario en Excel”, comenta uno de los participantes. "Muchas empresas entran primero en la fase de revisión y automatización antes de poder digitalizar". Un segundo participante completa, "Ser capaz de rastrear un envío online o permitir que los clientes realicen pedidos online es bueno, pero ¿es eso realmente transformación digital? La transformación digital es más que realizar mejoras en los procesos y una automatización inteligente. Tienes que tener un cierto nivel digital si quieres que se produzca una transformación de todo tu modelo de negocio".

1. Empezar por la cultura corporativa

La mayoría de los financieros tienen la misma opinión al respecto: el primer punto de atención en la gestión del cambio es la cultura de la empresa. El cambio organizativo comienza por los propios empleados, lo que a veces es difícil cuando las cosas se han hecho de la misma manera durante años. Emprendimiento y cambio significa prueba y error, lo que requiere un entorno flexible, abierto y seguro, además de un cierto grado de libertad y responsabilidad. “Hay que escuchar atentamente a los jóvenes”, comenta  otro de nuestros invitados. “Los empleados mayores están, en general, más arraigados y la innovación está más presente en los genes de los jóvenes. Por supuesto que hay excepciones, pero una organización equilibrada en la que todas las generaciones se complementen es casi una condición previa para el éxito ”.

2. Marcar un hito en el horizonte

Primero determina tu objetivo final: el por qué y el hacia dónde. “Con demasiada frecuencia vemos empresas que quieren hacer algo, pero no tienen idea de qué. Y mucho menos cómo”, dice Jan Rimmelzwaan de Exact. “Además, hay que tener en cuenta que la transformación es cuestión de tiempo y, en muchos casos, cuestión de años. De hecho, nunca se detiene ”, agrega un asistente. "Así que tómate tu tiempo y no planees todo para mañana". Cuál será tu objetivo final también depende de tu entorno. Si por ejemplo sigues recibiendo pedidos por fax o correo electrónico, entonces, comenzar digitalizando la entrada de pedidos sería más que suficiente por el momento. 

“Pensar más allá de ese punto en el horizonte es importante”, dice otro participante. “¿Cómo vas a ofrecer valor añadido a tu cliente cuando cambien sus necesidades? A día de hoy, la vida media de una empresa es de tan sólo cinco años, en 1980 todavía era de 20 años. Recientemente hablé con una empresa que estaba empezando a diseñar ropa digital para tu avatar en lugar de física. Eso si que es innovar y pensar de manera diferente" Otro financiero en la sala habla sobre su hito en el horizonte. “A la larga, todo se hará en la nube. Por eso hemos desarrollado nuestra propia plataforma. Solíamos vender claves de licencia y servidores, ahora vendemos almacenamiento en la nube porque en cuestión de pocos años solo empresas como el Ministerio de Defensa tendrán sus propios servidores. Este punto no solo determina nuestra estrategia, sino que requiere ajustes en todos los procesos. Por nombrar algunos por ejemplo las habilidades requeridas y los ajustes en las comisiones del personal de ventas también están cambiando".

3. Ponerse en marcha

Para algunos, es difícil imaginar el futuro o el objetivo final sigue cambiando. Un consejo es que si no estás seguro de qué camino tomar, prueba un camino y simplemente comienza. Ningún proyecto de TI sale perfecto a la primera, permítete cometer errores. Por supuesto, también tienes que conseguir la aprobación del consejo de dirección. El concepto de prueba y error es difícil de asumir para una junta directiva que siempre quiere tener certeza pero seguro que puedes convencerlos si les explicas que, empresas como Uber y Tesla pusieron primero el 99% de los costes en proyectos fallidos y que solo el 1% de los experimentos tuvieron éxito. Imáginate por un momento el impacto que podrías tener en tu sector y da el paso.

4. Hacerlo de manera conjunta

La transformación digital requiere una transición de toda la cadena, no solo estamos hablando de reparaciones internas o cambios en los procesos. Por lo tanto, no solo tengas en cuenta a tus empleados y clientes, sino a todo el entorno con el que te relacionas. Busca nuevos socios y no te limites a tus proveedores o vías de financiación actuales, sino que también busca nuevas startups.

“Pon a todas las partes interesadas alrededor de la mesa y el proceso de transformación digital se desarrollará sin problemas”. El director financiero de una empresa de semillas de flores y plantas nos pregunta qué puede hacer para obtener flores aún mejores. “Eso requiere tanto de una visión amplia de I+D, como de la involucración de productores y minoristas, etc. No puedes hacer despegar la innovación y un cambio sostenible haciédolo por tu cuenta”.

Influencia social en la transformación digital

Además de la predicción de que en el futuro solo trabajaremos en la nube, otras cuestiones como el conocimiento de los datos, la legislación sobre privacidad y la seguridad cibernética también son cada vez más importantes. Las influencias políticas y sociales tienen un peso cada vez mayor en la digitalización. Hasta ahora, la libertad ha sido una alegría en la batalla hacia la digitalización y aplaudimos cada innovación. Si bien cada vez nos preguntamos mas a menudo si todo progreso supone también un progreso para la sociedad.

Lo primero es lo primero

“Ya sea que estés a punto de dar forma a la transición digital, te encuentres en medio de un proceso de cambio o te dediques a asesorar a las empresas en su transformación digital, te recomendamos que no te centres en la tecnología y que tengas siempre en mente tu objetivo”, resume Michael van Asperen, community manager de Alex van Groningen. “A veces nos centramos demasiado en las tecnologías modernas. Los datos siguen siendo un medio y no un fin en sí mismos. Siempre hay innovación antes de la digitalización y hay que poner atención al orden correcto. Primero hay que tener volumen, luego entender los procesos y hacerlos más fáciles, luego automatizar y finalmente digitalizar. Mantén la calma y no tengas prisa. Lo primero es lo primero."


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