Hoe D&J Installatiebureau eenvoudig 10 uur per maand bespaart

Dave Mans, Werkvoorbereider en Inkoper bij D&J Installatiebureau: “Ons team realiseert jaarlijks ca. 300 nieuwbouwwoningen en appartementen in de W- installatie. Inmiddels bestaat ons team uit 25 gemotiveerde vaste medewerkers. Bij ons op kantoor wordt het voorbereidende werk verricht, van technisch ontwerp tot bouwtekeningen. Vanuit daar worden de diverse nieuwbouwprojecten ingepland & aangestuurd.”

“Voordat we met Exact Online Bouw werkten hadden we een verzameling van Excelsheets welke allen aan elkaar gekoppeld waren. Daarnaast werden onze bestellingen geplaatst door middel van papieren inkooporders, die tegen geboekt werden met papieren inkoopfacturen. Juist, dit zorgde voor een bureau vol met papieren en was erg tijdrovend. Gelukkig is dat nu verleden tijd.”

Minder handelingen, hogere efficiëncy

“Exact Online Bouw heeft ons met name tijdsbesparing opgeleverd. Het aantal handelingen tijdens het inkooporder/ verkoopfactuur proces is flink afgenomen. Voorheen waren er 8 handelingen nodig voor één inkooporder. Nu zijn er slechts 3 handelingen nodig om een inkooporder te maken. Verder is het terugzoeken van inkooporders/ verkoopfacturen zeer prettig in Exact Online Bouw. Zo bouwen we nu echt een geschiedenis op die eenvoudig te raadplegen is. Voor onze serviceafdeling is het daardoor erg gemakkelijk om garantiekwesties snel op te lossen.”

Zeer snel draagvlak voor Exact Online Bouw

“Onze monteurs waren in het begin wat terughoudend, maar er kwam zeer snel draagvlak en door de projectgegevens (digitaal) goed te registreren profiteren ze er nu zelf ook van. Zo hebben ze direct de werkbonnen met bijbehorende adressen, contacten, en bestanden binnen handbereik, waardoor ze veel sneller kunnen reageren als er bijvoorbeeld een spoedklus is. Daarnaast is het registreren van de uren veel makkelijker geworden, dit gaat allemaal via de mobiele app. Voorheen gebeurde dit op papier. Op kantoor scheelt dit veel tijd, want dit hoeft alleen maar te worden gecontroleerd.”

Van uren invullen tot uitgebreide rapportages

“We gebruiken bijna alles van het platform, van uren invullen tot uitgebreide rapportages, alleen willen we in de toekomst al onze monteurs nog voorzien van tablets, zodat bijvoorbeeld ook de tekeningen bij een project kunnen worden upgeload. Hierdoor beschikt elke monteur over de meest recente versie en is er minder miscommunicatie. Dit gaat nu namelijk nog via werkmappen welke kwijtraken, nat worden, of per abuis nog bij een collega in de bus liggen.

Overall zijn wij erg tevreden met Exact Online Bouw en bevelen hen zeker aan bij soortgelijke bedrijven!”