La factura electrónica ¿qué es y cómo funciona?

Ya llevamos unos años hablando sobre la facturación electrónica, pero ¿sabemos exactamente a qué se refiere el término y cómo beneficia el uso de las facturas electrónicas a la empresa?

A estas preguntas y algunas otras más intentaremos contestar en el artículo de hoy.

Los términos “factura electrónica” y “factura digital” se usan muchas veces para expresar lo mismo, aunque son dos conceptos completamente distintos. Una factura digital no es nada más que una versión digitalizada de una factura en papel, un documento PDF por ejemplo, ella se tiene que generar en el departamento administrativo de la empresa, a la antigua usanza. En el caso de disponer de soluciones de escaneo, esa versión digital de la factura se puede usar para generar una entrada automática en el sistema de facturación y no tener que introducir los datos manualmente.

Aunque haya distintas opiniones sobre cuándo hay que usar el término “factura digital” y cuándo hablamos de verdad de una “factura electrónica”, el objetivo de este artículo no es “pelear” por la diferencia entre los dos, sino dejar claro que hay una diferencia y ser capaces de ver esas diferencias.

Una factura electrónica es un documento en formato XML, por ejemplo, que tu sistema de facturación electrónica es capaz de detectar y “leer” automáticamente. Esta versión de la factura viene muchas veces acompañada por una versión “legible” de la factura, en formato PDF, dado que el lenguaje XML no se puede procesar de forma tan fácil a primera vista.

Hay dos tipos de beneficios de la facturación electrónica: beneficios para los que mandan la factura, por un lado, y beneficios para los que la reciben, por otro lado. Para el receptor, la facturación electrónica significa que todo el proceso que hay alrededor de la generación y emisión de una factura en papel o factura digital se elimina. Una propuesta de orden de compra puede ser presentada automáticamente al que aprueba generalmente los presupuestos. Sin más líos, la factura ya no se puede perder por el camino y el receptor está seguro de recibir la eFactura que le corresponde. La automatización de la facturación ayuda, de esta forma, a ahorrar tiempos y costes.

Desafortunadamente, hay muy pocas empresas que tengan implementado un software de contabilidad y financiero con módulos para la facturación electrónica. Trabajar con proveedores que te mandan una factura electrónica y con otros que no puede ser visto como una desventaja, pero lo ideal sería que en un futuro todas las empresas, sobre todo las de servicios profesionales, tengan soluciones de facturación electrónica.

La facturación electrónica también tiene ventajas para la empresa emisora de la factura, ya que decirle a un potencial cliente que vas a facturarle de forma electrónica es una gran ventaja competitiva, si el cliente está preparado para ello. Las posibilidades de que la factura que has emitido se pierda durante el envío están reducidas y el hecho de que una eFactura es cifrada con contraseña para que el formato no pueda ser modificado hace el proceso de facturación más seguro y fiable. Con un sistema de facturación electrónica correctamente implementado y clientes que procesan las facturas electrónicas rápidamente, el beneficio para la empresa no va a tardar en llegar.

Está previsto que el volumen de facturas electrónicas crezca de forma significativa en los próximos años, ya que cada día más empresas se suman al proceso de digitalizar sus procesos de negocio. La creación de estándares a nivel mundial para facilitar los negocios internacionales es un factor decisivo que tiene su contribución al desarrollo de tecnologías avanzadas para las empresas, como la facturación electrónica. Aunque no podamos, de momento, hablar de unos estándares globales, ya que aún hay muchas diferencias entre países a la hora de realizar negocios, está previsto que en un futuro cercano esto sí suceda y se hable de ello con normalidad.

Es probable que el crecimiento también sea estimulado por la entrega obligatoria de documentación oficial a las organizaciones del gobierno regional. Hay muchos países que se encuentran ahora mismo en este punto, sobre todo de la zona escandinava y de América Latina. En Holanda también se han emitido facturas electrónicas para las organizaciones gubernamentales.