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Weweler - Colaert NV
Le progiciel ERP Exact Globe est la base de données centrale sur laquelle repose la gestion de l’entreprise et qui en supporte tous les processus majeurs

Weweler-Colaert S.A., basée à Poperinge, est une société spécialisée dans la production et la distribution de solutions de suspension pour camions et remorques. La société emploie une petite centaine de collaborateurs qui réalisent un chiffre d’affaires de 20 millions d’euros. Chez Weweler-Colaert, la logistique revêt une importance toute aussi grande que la production. 85% du chiffre d’affaires est en effet réalisé à l’exportation qui concerne pas moins de 55 pays en Europe, en Afrique, au Moyen-Orient et en Asie. La société est principalement active sur le marché des pièces de rechange. Ses clients sont essentiellement des distributeurs de pièces de rechange pour camions, même si les clients finaux sont les transporteurs. Pour leur assurer un service aussi rapide que possible, Weweler-Colaert s.a. maintient un stock de plus de 9.000 articles de point de stock (SKU) et garantit des délais de livraison rapides. Weweler-Colaert s.a. fait par ailleurs partie du groupe VDL. Cette entreprise industrielle internationale se concentre sur le développement, la production et la commercialisation de produits semi-finis, de châssis de bus et de produits finis. Le groupe VDL, dont le quartier général est établi à Eindhoven, emploie environ 6.100 personnes réparties dans plus de 77 sociétés et 14 pays.

Weweler-Colaert S.A. utilise Exact Software depuis 1994 à l’époque où Exact tournait encore sous DOS. La société ayant besoin d’un nouveau logiciel plus performant, la décision fut prise en 2004 de se mettre en quête d’une solution de remplacement. Après évaluation, c’est finalement Exact Globe, nouvellement lancé sur le marché, qui s’avéra répondre le mieux à ses besoins. En 2007, la société y ajouta une licence Exact E-Synergy et, depuis cette année, une autre pour la solution Exact Event Manager.

Base de données centrale via Exact Globe

"Le progiciel ERP Exact Globe est la base de données centrale sur laquelle repose la gestion de l’entreprise et qui en supporte tous les processus majeurs”, déclare Frederik Deschodt, contrôleur financier chez Weweler-Colaert s.a. “Il s’agit d’une application ERP standard très complète et conviviale, par ailleurs rapide et aisée à implémenter. Pas besoin d’un mois de consultance pour commencer à l’utiliser”, poursuit-il. Il estime par ailleurs que l’accessibilité de la base de données Microsoft SQL Server sous-jacente, utilisée pour la création d’outils et de rapports, constitue un avantage important. Elle permet, de manière relativement aisée, d’ajouter à Exact Globe des outils de génération de rapports développés en interne. Chaque année, Weweler-Colaert s.a. traite environ 25.000 ordres de vente dans Exact Globe et s’en sert pour gérer l’ensemble de la logistique, de la planification et suivi de la production. De même, le logiciel garantit une gestion fluide des achats et du stock de quelque 9.000 articles. “Il est donc parfaitement possible de confier une administration passablement lourde à Exact Globe”, confirme Frederik Deschodt.

Exact E-Synergy comme atout majeur

La société a décidé en 2007 d’utiliser Exact E-Synergy. “Rares sont les éditeurs présents sur le marché des solutions de CRM, de gestion documentaire et de gestion des flux qui disposent d’une solution pouvant opérer de manière parfaitement intégrée avec un logiciel ERP. E-Synergy représente dès lors un atout important pour Exact. Ce logiciel constitue le complément parfait d’Exact Globe. On peut le considérer comme une couche venant se greffer au-dessus de la base de données ERP Exact Globe”, précise Frederik Deschodt.
Deux besoins majeurs ont poussé Weweler-Colaert S.A. à se tourner vers Exact E-Synergy. La société voulait centraliser, uniformiser et partager ses informations au sein d’une seule base de données centrale. Elle devait en outre correspondre en tous points à la base de données Exact Globe déjà existante. La société avait par ailleurs besoin d’automatiser les flux de tâches qui étayent certains processus.

Données de gestion centralisées et uniformisées

Comme c’est le cas dans de nombreuses sociétés, les informations concernant les clients étaient disséminées un peu partout au sein de Weweler-Colaert: dans Outlook, dans des listes Excel, dans des dossiers, etc. Les représentants commerciaux conservaient par exemple les rapports de visite qu’ils avaient rédigés sur leur propre disque dur ou quelque part sur le réseau. Ce qui rendait la tâche des autres collaborateurs plus que difficile lorsqu’ils voulaient retrouver l’information. Cela se traduisait également par des pertes de temps et de l’inefficacité. “E-Synergy nous permet de partager des informations potentiellement intéressantes pour de multiples personnes. Nous avons dès lors élaboré une structure de documents logique et uniforme, corrélée au client ou au fournisseur, ainsi qu’au collaborateur. E-Synergy propose en standard sa propre structure mais il est possible de la paramétrer en fonction de nos besoins spécifiques”, souligne Frederik Deschodt. Désormais, chacun a accès aux données de contact, rapports de visite, contrats, informations commerciales mais aussi aux plaintes de clients et suivi de créanciers au sein d’une seule base de données centrale. Dès qu’un collaborateur effectue une modification ou un ajout, l’ensemble des collaborateurs peut le voir en temps réel.

Flux de tâches automatisés

Hier, le traitement des plaintes fournisseur imposait d’en passer par toute une série d’étapes, qu’il fallait souvent répéter, avant que la plainte ne parvienne au fournisseur. Le problème était décrit dans un gabarit Word et envoyé au responsable des achats qui devait rechercher les documents et photos y ayant trait et envoyer ensuite le tout au fournisseur. “Avec E-Synergy, toutes les plaintes sont désormais rédigées dans un gabarit standard en moins de temps qu’il ne faut pour le dire. En fonction de la description du problème, elles aboutissent automatiquement dans le flux de tâches du responsable des achats. L’acheteur relaie alors la plainte d’une simple pression de bouton vers le fournisseur. Dans le même temps, l’administration financière est tenue informée de la note de crédit qu’elle recevra. “A tout moment, nous pouvons parfaitement voir quels dossiers sont encore en souffrance, auprès de quel fournisseur, et nous pouvons dès lors les relancer”, souligne Frederik Deschodt. De cette manière, la société élabore un historique par fournisseur tandis que l’acheteur peut intervenir de manière proactive et dispose d’un outil précieux pour évaluer les fournisseurs. “Nous avons progressivement automatisé nos flux de tâches à l’aide d’Exact E-Synergy. Ce fut une opération d’envergure mais nos collaborateurs la jugent désormais de manière très positive et formulent eux-mêmes de nouvelles propositions”, déclare Frederik Deschodt. Outre les plaintes fournisseur, les flux de tâches concernant le traitement des plaintes client, le suivi des problèmes de production et de qualité, les actions correctrices et préventives, ou encore le suivi des activités de maintenance ont entre-temps été automatisées. “Cette méthode standardisée, qui repose sur un enregistrement harmonisé confère une grande transparence à nos flux de tâches. Tout est en outre corrélé avec nos clients, fournisseurs, articles, numéros de bons de commande, collaborateurs et équipements répertoriés dans la base de données Exact Globe. Nous avons ainsi constitué une énorme source d’informations. Le gain de temps et d’efficacité est énorme pour notre société”, poursuit Frederik Deschodt.

Surveillance automatisée

Weweler-Colaert S.A. a décidé, en 2010, d’acquérir également une licence sur Exact Event Manager, une application qui, elle aussi, est directement connectée à la base de données Exact Globe. Cet outil de contrôle automatisé permet de surveiller les processus. L’Exact Event Manager a par exemple été utilisé pour développer un outil de génération de rappels fournisseur. Toutes les deux semaines, il génère, par fournisseur, un synopsis de toutes les lignes Achats pour lesquelles la date de livraison demandée a été dépassée d’un nombre donné de jours et envoie automatiquement un rappel via courriel aux fournisseurs concernés. “Là où il fallait auparavant une demi-journée pour passer en revue et relancer tous les fournisseurs, le processus s’effectue désormais de manière entièrement automatique. Qui plus est, l’Exact Event Manager nous avertit à temps lorsqu’un processus risque de déraper et nous avons la possibilité de prévenir la survenance de problèmes”, confirme Frederik Deschodt.