Voorkom versnipperde data dankzij één totaaloplossing

Kost het opzoeken van gegevens en cijfers je meer tijd dan je zou willen? Je bent niet de enige administrateur of accountant die hier tegenaan loopt. De belangrijkste oorzaak hiervan blijkt (vaak) het feit dat data op diverse softwaresystemen wordt bewerkt en opgeslagen. Je bent het vast met ons eens dat een totaaloplossing met één bron waar de juiste data in terug te vinden is veel efficiënter werkt. Het scheelt een hoop inloggen en zoeken en het verkleint bovendien de kans op fouten. In dit blog vertelt Exact-expert Erik Ledeboer je alles over de voordelen van het werken met één totaaloplossing voor je boekhouding, jaarwerk, fiscaliteit en kantoorbeheer.

Tijdrovende versnippering

De vraag is hoe je als administrateur of accountant je bedrijfsdoelen sneller en eenvoudiger kunt behalen, bijvoorbeeld door het automatiseren van bedrijfsprocessen. Algemene software is vaak ongeschikt voor specifieke accountancy taken en daardoor werken veel kantoren nog met meerdere systemen naast elkaar. Dat betekent constant heen en weer schakelen tussen verschillende programma’s. Je begrijpt het al, deze versnippering kost jou en je collega’s handenvol tijd.

Uitdagingen rondom data

Ook de MKB Barometer laat duidelijk een aantal uitdagingen zien waar het gaat om dataverwerking en opslag. 56% van de kantoren geeft aan te geloven dat data-analyses tot betere zakelijke beslissingen leiden. Veel bureaus willen dan ook meer gaan sturen op data en staan open voor nieuwe softwaretools (46%). En ongeveer één op de drie kantoren (35%) beschikt inmiddels over een volledig geïntegreerd systeem dat zowel de frontoffice als de backoffice omvat.

Vloeiende gegevensuitwisseling

Als de boekhouding geïntegreerd samenwerkt met je fiscale- en rapportagesoftware, gaat het samenstellen een stuk sneller. Je werkt vanuit één softwaresysteem waarbinnen de gegevens worden gedeeld. Daarmee voorkom je verlies aan tijd door handmatige handelingen om informatie uit andere systemen op te halen. ‘Zo kun je eenvoudig de cijfers uit je boekhouding overnemen in de kolommenbalans. En kun je vanuit die kolommenbalans doorzoomen naar transactie-niveau en zelfs daarbij opgenomen documenten bekijken. En wijzig je iets in de kolommenbalans? Dan kun je deze cijfers ook gelijk doorvoeren in Exact Online Boekhouden voor accountancy. Deze slimme integratie bespaart je kostbare tijd bij opstellen van de jaarrekening, die je mooi kunt gebruiken voor het controleren ervan. En het bespaart je enorm veel tijd bij het uitwerken van de cijfers in bijvoorbeeld je winstaangiften.’ Data wordt dus slim hergebruikt waardoor onderlinge inconsistenties in data worden voorkomen. ‘Door de vloeiende gegevensuitwisseling en processen die in elkaar overlopen bespaar je veel tijd en voorkom je fouten’, bevestigt Erik. Het resultaat? Een compleet dossier gerelateerd aan de procesgang rondom al je dienstverlening als kantoor.

Van controleur naar adviseur

Behalve efficiënt werken biedt een geïntegreerd systeem je nog meer voordelen. Het ondersteunt je bijvoorbeeld ook bij het vervullen van je rol, welke de laatste jaren verschuift van die van controleur naar die van adviseur. Klanten vertrouwen op jouw advies, om zo beslissingen voor de toekomst te nemen. Maar dit advies aan je klanten is veel krachtiger als het goed onderbouwd is aan de hand van data. Ook Erik beaamt dit: ‘Een advies aan je klant wint veel aan kracht als het goed onderbouwd is aan de hand van data. Belangrijk hierbij is een juiste interpretatie en uitleg van deze gegevens en uiteraard moet je je cliënt (bedrijf, branche, etc.) ook goed kennen’. Door slim gebruik te maken van de data, ben je de business partner die je klanten helpt hun dromen en ambities te verwezenlijken.

Waardevol advies dankzij slimme software

Dankzij real-time inzicht in cijfers en data voorzie jij je klanten ten alle tijden van op maat gemaakt advies. ‘Een totaaloplossing voor al je diensten en kantoorbeheer stelt je optimaal in staat om waardevolle overkoepelende inzichten op te roepen over meerdere domeinen heen. Ofwel samenhang in data rondom je verschillende diensten’, zo zegt Erik. Daarmee ben je de proactieve bedrijfsadviseur die je graag wilt zijn en waarin je je meerwaarde kunt laten zien. Een totaaloplossing, zoals de accountancy suite van Exact Online, zorgt hiervoor omdat je werkt met één productiestraat en één dataset waarbij inconsistenties in data tussen administratie, jaarrekening en fiscaal voorkomen wordt.

12 inzichten om de positie van je kantoor te versterken

Hoe lever je die meerwaarde voor je klanten, waardoor jij het verschil maakt? Je klanten willen niet alleen dat je hun cijfers verwerkt en controleert. Ze verlangen ook begeleiding en advies, precies op het moment dat zij het nodig hebben. Maar hoe help je jouw klanten zo goed mogelijk in een tijd van personeelstekorten. En met informatie die misschien niet allemaal op één plek te vinden is voor medewerkers? En hoe zorg je dat je interne bedrijfsvoering zo efficiënt mogelijk verloopt? Onze Exact-experts delen 12 inzichten die je kunnen helpen om de positie van je kantoor te versterken. Iedere maand lichten wij één van de inzichten verder toe.