Automatyczne księgowanie — nie cel, a proces

Nowym standardem w branży finansowej jest daleko idąca cyfryzacja. Inteligentne, w pełni zautomatyzowane procesy eliminują ręczne transakcje i korzystanie ze złożonych arkuszy kalkulacyjnych. W Exact proces ten określamy mianem automatycznego księgowana („no hands accounting”). Dyrektor finansowy Exact, Onno Krap, oraz Kevin Mottard, przewodniczący holenderskiej społeczności dyrektorów finansowych działającej przy firmie Alex van Groningen, wyjaśniają znaczący wpływ cyfryzacji na działalność firm.

Jak scyfryzowany jest Exact? Czy dajecie innym przykład jako twórcy i dostawcy oprogramowania biznesowego?

Krap: „Nieustannie analizujemy wszystkie manualnie wykonywane zadania, co do dziś pozwoliło nam wyeliminować większość ręcznych transakcji. Tak wysoki poziom automatyzacji sprawia, że możemy skupiać się na wyjątkach, które w przyszłości również planujemy objąć cyfryzacją”.

Czy technologia stanowi wyłączną przyczynę tak radykalnych zmian zachodzących w firmach?

Krap: „W procesie automatycznego księgowania (zwanym też »no hands accounting«) technologia to tylko jeden z czynników — być może nawet nie najbardziej złożony. Cały proces wiąże się nierozłącznie z projektem samej organizacji (osób) i procesów. Technologia jest w tym przypadku jedynie końcowym elementem układanki, który umożliwia realizację wszystkich tych celów. Jeśli chodzi o Exact, pozwolę sobie pokrótce przytoczyć naszą historię. Jesteśmy globalną organizacją, a nasze oddziały są zlokalizowane w siedemnastu krajach. W przeszłości każda lokalna siedziba wdrażała własne procesy w indywidualny sposób. Automatyzacja nie miała większego sensu w sytuacji, w której różne lokalizacje wykonywały po kilka niestandardowych transakcji.

Gdy dołączyłem do firmy w 2012 roku, sformułowaliśmy ramy centralizacji, standaryzacji i automatyzacji. Obecnie wszystkie nasze lokalizacje są obsługiwane przez back-office posiadający trzy siedziby: w Delft, Kuala Lumpur i USA. Rutynowe transakcje są realizowane w sposób centralny — na przykład przetwarzaniem wszystkich faktur zajmuje się oddział w Kuala Lumpur. Takie rozwiązanie pozwoliło nam sprowadzić wszystkie transakcje danego typu do jednej lokalizacji. Aby osiągnąć ten cel, utworzyliśmy jeden globalny proces obejmujący wszystkie elementy od zakupu do płatności — z różnych lokalnych procesów zakupowych. W przypadku w pełni zautomatyzowanego procesu dostawcy z każdego miejsca na świecie mogą wysyłać faktury, które są następnie odczytywane i przypisywane do zleceń zakupu zatwierdzanych przez osoby odpowiedzialne za budżet. Jednocześnie nieustannie współpracujemy z naszymi dostawcami, aby w jak największym stopniu wykorzystali możliwość cyfrowego przetwarzania faktur, co pozwala nam doskonalić również nasze własne procesy. Taki typ transformacji wpływa na całą organizację i jej środowisko oraz ma ogromny wpływ zarówno na ludzi, jak i na procesy. I, jak widać na tym przykładzie, technologia stanowi końcowy element całej układanki.

Po wdrożeniu procesu obejmującego wszystkie działania — od zakupu do płatności — wykorzystaliśmy zdobytą w ten sposób wiedzę w pozostałych procesach finansowych. Obecnie dysponujemy trzema globalnymi grupami procesów — od zakupu do płatności, od zamówienia do środków pieniężnych oraz od rekordu do raportu. Dla każdego z tych procesów wyznaczyliśmy osoby odpowiedzialne na globalną skalę, których zadaniem jest ich dalszy rozwój w celu osiągnięcia maksymalnej wydajności i efektywności”.

Czy inni dyrektorzy ds. finansowych są równie świadomi technologii jak Onno Krap?

Mottard: „Wiele firm rezygnuje ze współpracy z osobami, które nie idą z duchem czasu. Duże przedsiębiorstwa zaczęły robić to pięć–sześć lat temu i od tego czasu zdążyły już przebyć długą drogę. Trzy lata temu ich śladem podążyły również małe i średnie firmy. Należy jednak pamiętać, że cyfryzacja nie jest celem samym w sobie — musimy zastanowić się, w jaki sposób jej zastosowanie pozwoli nam rozwijać naszą firmę. Robotyzacja może znacząco zwiększyć wydajność, jednak wzrost nie będzie przekładać się bezpośrednio na zwiększenie efektywności. Równie ważni są ludzie, a w firmach zbyt często zakłada się, że pracownicy są w stanie w naturalny sposób dotrzymać tempa wszystkim wdrażanym rozwiązaniom. Nie zawsze jesteśmy w stanie zmienić wieloletnie nawyki pracowników, dlatego dobrym pomysłem może być przydzielenie części z nich do innych zadań. Niestety, automatyzacja jednego procesu niekoniecznie będzie oznaczać, że odpowiedzialna za niego osoba będzie potrafiła realizować zupełnie inny proces — dla niektórych jedynym wyjściem może być zmiana miejsca pracy. W ten sposób firma będzie w stanie zastąpić ich osobami o innych profilach”.

W jaki sposób Exact pomaga innym przedsiębiorcom wdrażać metody automatycznego księgowania?

Krap: „Robimy to na kilka sposobów. Wracając do mojego poprzedniego przykładu, mogę stwierdzić, że wciąż wysyłamy ogromną liczbę faktur, bowiem proces ten trudno jest ustandaryzować. W ostatnim czasie nasz rząd nałożył na swoich nowych dostawców obowiązek przekazywania faktur w standardzie Universal Business Language (UBL). Bez jego stosowania niemożliwe jest obecnie prowadzenie interesów z rządem. Duże firmy również często wymagają od swoich kontrahentów, aby ci dostarczali faktury w ustandaryzowanym formacie. My z kolei podejmujemy wszelkie możliwe działania, aby pomóc holenderskim firmom wykorzystać potencjał faktur elektronicznych. Dzieje się tak nie tylko dlatego, że sami tworzymy produkty do skanowania i rozpoznawania oraz księgowania dokumentów elektronicznych, lecz także dlatego, że sprzyja to rozwojowi całej gospodarki i pozwala zaoszczędzić znaczne ilości czasu i pieniędzy”.

Kiedy rozwój tych rozwiązań dobiegnie końca?

Krap: „Nigdy — to nieustający proces. Celem tych działań nie jest rozwiązanie kilku problemów jednego dnia, aby nazajutrz korzystać z automatycznych procesów. Cała funkcja finansowa ulega dziś gwałtownym zmianom. Coraz mniej osób przetwarza transakcje, a coraz więcej zajmuje się analizą informacji, aby w efekcie poprawić jakość zarządzania biznesowego”.

Które z rozwijanych rozwiązań przesądzą o przyszłości finansów?

Mottard: „Dziś nieustannie mówimy o przełomowych rozwiązaniach — o firmach takich jak Uber i Airbnb, które diametralnie zmieniają oblicze rynków. Mimo to wiele firm upada z uwagi na zbyt dużą złożoność, biurokrację i brak wewnętrznego dialogu. Idealnym podejściem w organizacjach jest rozwiązywanie istniejących problemów, nieustanne stawianie sobie nawzajem wyzwań, proponowanie pomysłów i skupianie się na klientach. Możemy wyznaczyć dziesięcioro pracowników wyższego szczebla, aby generowali nowe idee, albo... wykorzystać potencjał tysięcy osób rozsianych po całej organizacji — ważne jest, aby finanse uległy standaryzacji i automatyzacji, aby zostawić odpowiednią ilość miejsca na przedsiębiorcze działania. W przeciwnym razie będziemy mieli do czynienia ze zbyt intensywnym zarządzaniem w sposób odgórny, co prowadzi do marnotrawienia talentów. Moim zdaniem zaangażowanie pracowników jest znacznie ważniejsze od samego poziomu automatyzacji”.


Whitepaper - Automatyczne księgowanie - ‘no hands’ accounting

Automatyczne księgowanie

Roboty usiłujące odebrać nam pracę nie są tak odległą wizją, jak mogłoby nam się wydawać. Już dziś ich obecność jest silna i prowadzi do pełnej automatyzacji procesu zarządzania finansami.

Przeczytaj szczegółowy raport»