5 wskazówek ułatwiających powiązanie administracji z różnych krajów

5 wskazówek ułatwiających powiązanie administracji z różnych krajów

Czy wiesz, że w Europie Południowej obowiązuje wymóg potrącania podatku VAT u źródła i opłacania go z tytułu faktur wystawianych przez freelancerów? A czy wiesz, że w Japonii rok budżetowy trwa od kwietnia do marca, a niemiecki urząd skarbowy wymaga dostarczania danych administracyjnych w określonym formacie? Wszystkie te aspekty mogą zniechęcać do prowadzenia działalności na międzynarodową skalę, jednak z pewnością natrafisz na nie, jeśli posiadasz swoje oddziały za granicą. Jak zatem powiązać ze sobą systemy administracyjne poszczególnych międzynarodowych oddziałów? Oto pięć wskazówek, które ułatwią to zadanie.

Wskazówka 1: Zrób to!

Jeśli wciąż masz wątpliwości: jedynym sposobem na uniknięcie nieprzespanych nocy i ciągłego myślenia o zagranicznych oddziałach jest standaryzacja procesów i przepływu informacji — tak aby osiągnąć należyty wgląd z centralnej lokalizacji. Nie tymczasowo, ale z zastosowaniem kompleksowego, skalowalnego podejścia, które spełni indywidualne potrzeby firmy. W ten sposób uzyskasz dostęp do aktualnych i poprawnych informacji na temat zagranicznych oddziałów — bez konieczności poznawania zwyczajów rachunkowych i przepisów podatkowych obowiązujących w poszczególnych krajach.

Wskazówka 2: Nie akceptuj prowizorycznych rozwiązań

Gdy otworzysz lub przejmiesz swój pierwszy zagraniczny oddział, kuszącym wyjściem może być zastosowanie obejścia polegającego np. na używaniu arkuszy Excel do integracji systemów rachunkowych. Gdy jednak firma będzie się rozwijać i konieczne będzie dołączenie do niej drugiego, trzeciego lub czwartego oddziału, skutecznie uniemożliwią to niespójne ze sobą przepisy, raporty i procesy. Aby temu zapobiec, warto zastosować centralne podejście, które będzie udostępniać jedno zintegrowane rozwiązanie wszystkim zagranicznym zakładom produkcyjnym lub punktom sprzedaży, pozwalając na dokładne śledzenie działalności na międzynarodową skalę.

Wskazówka 3: Częściej zamawiaj pizzę

Upraszczanie administracji na skalę wielu krajów to złożony i problematyczny proces, dlatego ważne jest, aby rozpocząć go od solidnego planu firmy, który będzie obejmował wszystkie wymagane funkcje. Na tym etapie wsparcia powinien udzielić dostawca rozwiązania. Potraktuj swój plan niczym dobrą pizzę — jej poszczególne składniki będą bowiem uzależnione od lokalnych zwyczajów i wymogów, ale nadal potrzebne będzie użycie odpowiedniego ciasta, które będzie w tym przypadku stanowić solidną podstawę całego systemu.

Wskazówka 4: „W godzinach pracy” to dziś przeżytek

Łączenie systemów administracji wymaga zmiany stosowanych i sprawdzonych procesów, dlatego wsparcie ma w tym przypadku krytyczne znaczenie. Co ważne, potrzebne jest wsparcie znacznie szersze niż tylko dostęp do głównej siedziby od godziny 9:00 do 17:00. Pojęcie „w godzinach pracy” to przeżytek w dobie firm prowadzących działalność na globalną skalę. Jest to tym bardziej istotne w przypadku zagranicznych lokalizacji, używających lokalnego języka i wymagających wiedzy na temat lokalnych zwyczajów, dostępnej w godzinach pracy danego oddziału. Taki stan rzeczy wymaga utworzenia linii szybkiej komunikacji z centralną organizacją.

Wskazówka 5: Znajdź nowe hobby

Standaryzacja procesów. Raportowanie jednym kliknięciem myszy. Wgląd w stan zagranicznych lokalizacji w czasie rzeczywistym. Automatyczne sprawdzanie zgodności z lokalnymi przepisami finansowymi. Połączenie systemów administracji zdalnych oddziałów pozwoli oszczędzić na tyle dużo czasu, że będziesz potrzebować sposobu na jego wykorzystanie — może rozważysz podróż do każdego ze swoich oddziałów?


Dploy

Chcesz wiedzieć, w jaki sposób Exact opracowuje podobne procesy wdrażania rozwiązań?

Pobierz studium przypadku Dploy