Co to jest system HRM oraz co można dzięki niemu zyskać?

HR (Human Resources) to jedna z tych dziedzin biznesu, która na przełomie ostatnich kilkudziesięciu lat przeszła ogromną transformację. W przeszłości dział HR jawił się jako niewielka komórka organizacyjna firmy, która zajmuje się obsługą kadrowo-administracyjną pracowników. W praktyce wyglądało to najczęściej tak, że funkcję tę pełniła kadrowa, która zajmowała się formalnymi procedurami związanymi z rekrutacją kandydatów, zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, obsługą nieobecności, czy płacami w organizacji. Współcześnie jest to natomiast dział, który wspiera firmę w dążeniu do zamierzonych celów i pomaga budować jej kulturę organizacyjną. Co to oznacza w praktyce?

Mniej więcej tyle, że obecnie obszar ten jest odpowiedzialny zarówno za zadania kadrowo - administracyjne, jak i te bardziej miękkie, jak wspieranie i motywowanie pracowników, pomoc w wytyczeniu ich ścieżki kariery - m.in. poprzez organizację szkoleń, komunikację wewnętrzną w firmie, czy regularną ocenę ich pracy.

Rozszerzenie roli HR w firmach łączy się z większą ilością zadań, jakie przypadają osobom pracującym w tym dziale. Na szczęście w dobie nowoczesnych rozwiązań informatycznych można znaleźć wiele narzędzi automatyzujących codzienną pracę tego pionu. Poniżej przedstawimy kilka z nich.

Nasze rozważania powinniśmy rozpocząć od wyjaśnienia tego pojęcia. HRM - co to jest? Human Resources Management to w dużym uproszczeniu połączenie metod i narzędzi związanych z zarządzaniem kapitałem ludzkim w organizacji. Do wspomnianych narzędzi należy najczęściej system HRM, który ma za zadanie wspomóc pracę zespołu HR i ułatwić podejmowanie dobrych decyzji zarządczych. Profesjonalne oprogramowanie tego typu opiera się na jednej centralnej bazie danych, która gwarantuje firmie pełny obraz sytuacji kadrowej, niezależnie od tego, czy mamy do czynienia ze średniej wielkości przedsiębiorstwem, czy z międzynarodową, wielooddziałową korporacją.

Rynek oprogramowania oferuje nam wiele różnych rozwiązań wspomagających zarządzanie zasobami ludzkimi. Warto, by oprogramowanie HRM miało takie podstawowe funkcjonalności jak:

• Portal pracowniczy, który pozwala na samodzielne zarządzanie sprawami kadrowymi. Ta funkcjonalność organizuje przepływ informacji między działem kadr a zespołem. Dzięki portalowi jest to zautomatyzowane - pracownik może wysyłać wnioski urlopowe, sprawdzać dostępne szkolenia, czy harmonogramy pracy w sposób zdalny.
• Miejsce do prowadzenia komunikacji wewnętrznej firmy. Może to być swoista oś czasu, do której dostęp ma wąska grupa osób (np. pracownicy organizacji). Ta funkcjonalność daje możliwości dzielenia się najnowszymi informacjami, ankietami, sukcesami czy inicjatywami z całym zespołem.
• Jedna baza danych, na którą składają się teczki pracowników i cyfrowa dokumentacja.
• Pulpit nawigacyjny, który prezentuje całościowy obraz firmy - wraz z informacjami o zasobach ludzkich.

System przynosi wiele korzyści zarówno kierownictwu, jak i poszczególnym pracownikom. Program przede wszystkim:

• daje kierownictwu pełen obraz sytuacji panującej w firmie - dobry system przedstawia zawsze aktualne i poprawne dane na temat zasobów ludzkich, w efekcie czego łatwiej i szybciej następuje podejmowanie koniecznych decyzji zarządczych,
• pomaga działowi HR w prowadzeniu uporządkowanej i spójnej komunikacji wewnętrznej w organizacji, a to z kolei może podnieść skuteczność działań employer brandingowych przedsiębiorstwa,
• pozwala uprościć obsługę całego okresu zatrudnienia w firmie co niesie korzyść zarówno dla zespołu HR jak i każdego pracownika. Profesjonalny system HRM będzie wspomagał kadry już na etapie rekrutacji nowych pracowników,
• odpowiedni program umożliwia pracownikom HR swobodne przeglądanie teczek pracowniczych, pod które podpięte są wnioski urlopowe, zrealizowane szkolenia, umowy czy harmonogramy dostęponości pracowników.

 

Oprogramowanie w dużym stopniu automatyzuje pracę działu HR, a to z kolei ma wpływ na szybszą obsługę procesów kadrowych - jest to ułatwienie i oszczędność czasu zarówno dla pracowników pionu HR, jak i dla reszty firmy. W tym miejscu możemy przejść do bezpośrednich korzyści, jakie zyska osoba zatrudniona w firmie po wdrożeniu rozwiązania HRM.

Jedną z największych zalet tego typu systemu jest to, że pozwala on samodzielnie zadbać o swoje sprawy kadrowe. Pracownik posiada wgląd w dane z listy płac i dostęp do różnych dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. To natomiast niesie za sobą kolejną korzyść - rozwiązanie IT może pomóc w pracy zdalnej. Dzięki systemowi pracownik może na przykład wprowadzić zmianę danych osobowych w swoich aktach lub złożyć wniosek o urlop bez pojawiania się w biurze.

Nowoczesne rozwiązanie informatyczne wspomagające zarządzanie zasobami ludzkimi pozwala również na zaplanowanie strategii rozwoju pracownika - na poszerzanie jego umiejętności i kompetencji. Kadry mają ułatwioną organizację zadań związanych z podniesieniem motywacji w zespole - systemy monitorują zapotrzebowanie na szkolenia, pomagają w przygotowaniu oceny pracowniczej. Ta wiedza jest przekazywana dalej i pozwala wpływać na rozwój kompetencji poszczególnych specjalistów, co w efekcie przyczynia się do wzrostu produktywności.

Dzięki rozwiązaniom z zakresu komunikacji wewnętrznej każda osoba pracująca w firmie otrzymuje informacje na temat tego, co aktualnie dzieje się w organizacji (nie ma tu znaczenia piastowane stanowisko), przez co w większym stopniu utożsamia się z zespołem i z całą firmą. To także buduje zaufanie i pozytywny wizerunek pracodawcy w oczach wszystkich pracowników, ale także kandydatów.

Przede wszystkim warto rozważyć oferty różnych dostawców, by znaleźć najlepsze rozwiązanie dla swojej firmy. Samo wdrożenie składa się z kilku etapów. Na samym początku należy przeprowadzić analizę przedwdrożeniową, która daje pogląd na wyzwania i potrzeby biznesowe firmy. W następnym etapie procesu następuje instalacja i konfiguracja techniczna systemu, w celu jak najlepszego sparametryzowania go pod wymagania organizacji. Końcowym etapem jest szkolenie zespołu pod kątem praktycznej pracy na systemie. Cały proces może trwać od kilku tygodni do paru miesięcy.

Jeśli stawiasz na ciągły rozwój swojego przedsiębiorstwa i zależy Ci na zoptymalizowaniu pracy działu HR, to zapoznaj się z rozwiązaniami Exact z zakresu HRM. Skontaktuj się z nami i przygotuj swoją firmę na nowe wyzwania.