Is die ruimte vrij?

Wanneer u een vergadering wilt plannen, dan is het handig om te weten of de vergaderruimte ook beschikbaar is voor de dag en het tijdstip dat u goed uitkomt. Het proces rondom het plannen van bijvoorbeeld een vergaderruimte of een poolcar kunt u vormgeven binnen Exact Synergy Enterprise.

In deze blogpost wordt dit proces toegelicht aan de hand van een voorbeeld voor het reserveren van vergaderruimte. In dit voorbeeld beschikken we over vijf vergaderzalen (Madrid, Rome, Parijs, Amsterdam en Brussel) die gereserveerd kunnen worden door medewerkers van een bedrijf.

Inrichting

1. Assortiment aanmaken
Om te beginnen maakt u een assortiment aan (bijvoorbeeld het assortiment ‘Reserveringen’). Dit kunt u doen via het menu , klik op de knop 'Nieuw'. Vul de verplichte informatie (code, omschrijving) in en kies voor 'Bewaren'.

2. Artikel aanmaken
Maak een nieuw artikel (bijvoorbeeld ‘ Vergaderzaal’) aan via het menu of via het linker menu. Vul de code en omschrijving in en koppel het artikel aan het assortiment dat u heeft aangemaakt in de vorige stap.  Zorg ervoor dat bij het artikel het attribuut ‘Serienummers’ is gemarkeerd. 

3. Serienummers aanmaken
Open nu het zojuist aangemaakte artikel. Klik in de sectie Attributen op de link Serienummers.  Door op de knop ‘Nieuw’ te klikken kunt u verschillende serienummers voor dit artikel aanmaken. Indien u meerdere vergaderruimtes heeft, dan kunt u desgewenst voor elke ruimte een serienummer aanmaken. In dit voorbeeld zijn er vijf zalen die zijn genoemd naar diverse steden.

4. Verzoektype aanmaken 
Maak nu een nieuw verzoektype aan via het menu . Dit verzoek type wordt gebruikt voor de registratie van de reservering. Het verzoektype dient aan enkele voorwaarden te voldoen:


  • Vul het maximaal aantal rijen in bij het veld meervoudig rijen. Dit is het maximaal aantal personen dat in de grootste vergaderruimte kan.

  • De velden ‘Begindatum’, ‘Einddatum’, Aanvangstijd’, Eindtijd,  Artikel 1, Serienummer 1 en medewerker* dienen in het verzoek aanwezig te zijn.

  • Markeer op het tabblad ‘Acties’ de velden ‘Medewerker*’ en ‘Artikel’ onder de sectie Planning.


Het is mogelijk om het artikel dat u bij punt twee heeft aangemaakt, standaard te koppelen in dit verzoek. Dit kunt u doen door te gaan naar het tabblad 'Velden' en vervolgens het veld 'Artikel 1' te selecteren. U kunt nu het artikel koppelen bij het veld ‘Standaard’.

* Wanneer u het veld 'Medewerker' heeft geselecteerd in de planning sectie van het verzoektype dan is de vergadering ook zichtbaar in de planning van elke medewerker die betrokken is bij deze vergadering.

Plannen
Nadat u bovenstaande stappen heeft uitgevoerd, kunt u gebruik maken van de functionaliteit. U kunt nu op verschillende manieren een verzoek aanmaken:


  • Via het linker menu

  • Via de planning van het artikel. Dit kunt u onder andere doen door het artikel te openen via . Klik nu op de link serienummers en kies vervolgens hoe de planning moet worden weergegeven (dag, week of maand).


In onderstaande afbeelding vindt u een voorbeeld van de dagelijkse planning. Via dit scherm kunt u eenvoudig een vergaderruimt selecteren en inplannen.

 

 

Picture credits

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel