In controle met Exact Online Salaris

De wereld van salaris service bureaus is aan het veranderen, uw toegevoegde waarde verschuift van administratief richting adviserend. Bij Exact Online Salaris spelen we hier op in met het ontwikkelen van functionaliteit die efficiëntie en effectiviteit bevorderen voor de salaris professionals, hoofdzakelijk in relatie tot het primaire verloningsproces zodat u meer tijd over heeft voor advisering aan uw cliënten. Sommige van deze aanpassingen wil ik graag met u delen.

Opstarten met behulp van het importeren van een loonaangifte
Een vliegende start kunt u maken bij het inrichten van een nieuwe administratie door een oude loonaangifte van uw vorige salarispakket in te lezen in Exact Online Salaris. De medewerkers worden voor u aangemaakt. De meeste Cao’s worden meegeleverd in Exact Online Salaris, deze kunt u meteen selecteren bij het aanmaken van de administratie. Alleen informatie dat niet aanwezig is in de loonaangifte dient handmatig toegevoegd te worden, zoals het salaris en de functienaam. Binnenkort wordt het ook mogelijk om massa mutaties in één keer in te voeren, zodat u niet elke medewerker handmatig hoeft te bewerken.

Variabele mutaties door uw cliënt laten invoeren
Cliënten van salaris professionals geven vaak de variabele mutaties door via fax, papier of via Excel. Een matrix structuur met mensen die de periode in dienst zijn versus variabelen zoals overwerk, declaraties en vakantiedagen wordt hierbij veelal toegepast.
In Exact Online Salaris kunt u deze matrix definiëren en bepalen welke componenten getoond dienen te worden met de benaming die duidelijk is voor uw cliënten. De cliënt kan inloggen en de variabele mutaties invoeren in een matrix die altijd up-to-date is. Hierdoor hoeft u de variabele mutaties niet meer te importeren of, nog tijdrovender, handmatig in te voeren.


Afbeelding 1 Invoer variabele mutaties

De juiste rapporten controleren en versturen naar de cliënt
Uw cliënten opereren in verschillende branches met specifieke Cao’s en verschillende berekeningen. Onderdeel van het salarisproces is het controleren van de berekeningen en na verwerking van de salarisboekingen, het verzenden van de rapporten naar de cliënt.

Exact Online Salaris ondersteunt dit door u te laten definiëren welke rapporten en overzichten u wilt bekijken, controleren of verzenden naar een specifieke cliënt. Hiermee heeft u een compacte lijst met overzichten en rapporten die u kunt controleren voordat u de salarisrun goedkeurt. Na het definitief maken van de salarisrun worden de definitieve rapporten automatisch gegenereerd, toegevoegd aan het periodedocument in het digitaal archief en –optioneel-  verzonden naar uw cliënt via de e-mail. U kunt aangeven dat dit periodedocument ook het betaalbestand moet bevatten, uw cliënt kan dit betaalbestand importeren in zijn bankprogramma om de medewerkers te betalen.

 
Afbeelding 2 Controle cockpit

Loonstroken e-mailen naar de medewerkers 
Digitale loonstroken worden steeds meer toegepast. Dit is een goede zaak aangezien zij milieuvriendelijker en goedkoper zijn (geen papier-, print-, verwerking- en verzendkosten). Exact gelooft in digitale loonstroken en ondersteunt ze in Exact Online Salaris.

De loonstroken kunnen automatisch verzonden worden naar de medewerkers na het definitief maken van een salarisrun of later via een aparte stap alsnog verzonden worden. Per cliënt kunt u aangeven of u de loonstroken naar het privé e-mailadres of naar het bedrijfs e-mailadres van de medewerker wilt versturen of alle loonstroken samen naar uw cliënt wilt versturen in pdf-formaat.  Loonstroken die gemaild worden naar medewerkers die uit dienst zijn of geen e-mailadres hebben worden doorgestuurd naar een e-mailadres die u kunt opgeven voor fouten. Het proces is simpel, afwijkingen kunnen doorgevoerd worden door de werkgever (die zijn werknemers het beste kent) of door u, de salaris professional.

Een tandje bijzetten
100 cliënten,  100 verschillende wensen, benodigdheden en afspraken. Cliënt A wil de loonstroken op de 23e van de maand, cliënt B wil elke 19e van de maand de salarisbetalingen verricht hebben, terwijl cliënt C zijn loonaangifte op de laatst mogelijke dag wil inzenden en betalen. Het is uw en onze uitdaging om aan deze verwachtingen te voldoen en om de verschillende processen zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Wij denken dat het Overzicht verloningsproces u hierbij zal helpen.

Alle eerder genoemde functionaliteit hebben betrekking op specifieke werkgevers, een salaris service bureau moet meerdere werkgevers tegelijkertijd ondersteunen. In dit overzicht kunt u alle bovenstaande functionaliteit voor meerdere perioden en werkgevers tegelijkertijd toepassen. Per administratie kunt u in de periode datumtabel de data vermelden. In het Overzicht verloningsproces ziet u de status wijzigen van ‘Toekomstige actie’ naar ‘Naderende actie’ naar ‘Nabij Deadline’, naar ‘Deadline overschreden’ of ‘Afgehandeld’. Op deze manier heeft u een goed overzicht van wat er moet gebeuren en wanneer het dient te gebeuren. 

Verder is het Overzicht verloningsproces niet alleen een overzicht, u kunt vanuit hier ook acties opstarten. Het verwerken van de salarisboekingen, het versturen van periodedocumenten, loonstroken of loonaangiften kan gebeuren vanuit hetzelfde scherm. U kunt de status van de acties en de loonaangifte monitoren. U kunt eenvoudig inzoomen op de betreffende stap in de betreffende administratie. U kunt de administraties labelen met eigen gedefinieerde categorieën of verantwoordelijke persoon.

 


Afbeelding 3 Overzicht verloningsproces

Samenvattend kunnen we zeggen dat met Exact Online Salaris het salarisverwerkingsbedrijf klaar is voor de verhoogde eisen van de salaris service markt.

Picture credits

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel