Hoe kan ik zien of mijn factuur per e-mail daadwerkelijk verzonden is?

Deze vraag krijgen we vaak bij Exact Online Support. En dat is logisch, want u wilt graag weten of uw relatie de factuur heeft ontvangen. Hetzelfde geldt voor bestellingen, herinneringen en andere documenten die u per e-mail naar een relatie kunt sturen.

Als uw relatie de e-mail ontvangt ziet hij dat uw e-mail adres bovenin staat. Echter is het zo dat de e-mail is verzonden vanaf onze SMTP server. Er is dus niet daadwerkelijk een ‘outbox’ waarin u kunt  zien of uw e-mail is verstuurd. In de toekomst zal dit wellicht anders verlopen. Voor nu zijn er wat handige tips:

E-mail
De e-mail wordt verstuurd naar het e-mail adres dat gespecificeerd is op de relatiekaart. Als u een document per e-mail verstuurd dan wordt er een begeleidend schrijven meegestuurd. Deze kunt u aanpassen via het menu .

Als er op de relatiekaart geen e-mail adres is ingevuld dan krijgt u de volgende melding:

Op het moment dat een e-mail niet aankomt bij uw relatie, dan krijgt u een bericht in uw e-mail box (van het e-mail adres dat in uw Exact Online administratie staat geregistreerd).

U kunt zien naar welk e-mail adres uw herinnering is gestuurd via het menu . Daar kunt u klikken op “aanpassen”. Voeg dan de kolom ‘E-mail’ toe.

In de schermen en kunt u via de knop “aanpassen” de kolom ‘Methode voor versturen facturen’ toevoegen. Er wordt dan een kolom geplaatst in het overzicht, en u bewaart de instellingen. U bent terug in de lijst. Wanneer op de relatiekaart aangegeven is dat de methode voor het versturen van facturen ‘E-mail’ is, dan zult u bij de facturen zien staan, naar welk e-mail adres de factuur zal worden verzonden.

Documenten
Als er een factuur of herinnering wordt verstuurd per e-mail dan wordt er een document aangemaakt. Dit is een bewijs van dat het document is verzonden. Dit document kunt u terugzien via . In dit scherm ziet u alle documenten die zijn aangemaakt op het tabblad ‘Lijst’. U kunt via “aanpassen” meerdere filters en kolommen toevoegen om makkelijker te zoeken in uw overzicht.

U kunt doorklikken op het ID om het document te bekijken. Via dit scherm kunt u ook uw e-mail nog eens versturen, door te klikken op “E-mail”. Als een tweede persoon de e-mail wil ontvangen kan dat via dit scherm.

Nadat u doorklikt op het ID van een verkoopfactuur dan kunt u onder het kopje ‘Financieel’ doorklikken op een getal dat staat achter ‘Verwerk opdracht’. Dan komt u terecht in het scherm  Afdrukopdracht. Hier kunt u zien welke lay-out en welk e-mail adres is gebruikt. 
Op het tabblad ‘Voorbeeld’ kunt u de naam van een document aanklikken om een afbeelding van bijvoorbeeld uw verkoopfactuur te zien.

Ook kunt u via de kaart van de relatie doorklikken op “documenten”.

Mocht u hier nog vragen over hebben, dan horen we graag van u!

 

Picture credits

 

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel