Handmatig afschriften importeren bij een automatische koppeling met de bank?

In Exact Online dient er een keuze gemaakt te worden betreft de methode waarop u uw afschriften importeert. Als u werkt met de Rabobank of de ABN AMRO, dan kunt u een automatische koppeling aanvragen. Als die actief is, dan is het niet meer mogelijk om tegelijkertijd ook handmatig te importeren. Uiteraard is het wel mogelijk om handmatig boekingen aan te maken in het bankboek voor de ontbrekende afschriften. Maar voordat u uw koppeling activeert is het dus belangrijk dat de administratie op orde is.

• Wat wordt er meegenomen bij de eerste import met een automatische koppeling?

Rabobank:
Bij het maken van een koppeling met de Rabobank wordt een deel van de historische gegevens geïmporteerd. Wij adviseren u de noodzakelijke historische gegevens handmatig te importeren voordat de koppeling wordt ingesteld.
Wanneer de koppeling is aangezet dan zal het eerste bankafschrift welke u ontvangt van de Rabobank de geschiedenis van de rekening bevatten vanaf het moment van de laatste handmatige import van een afschrift. Deze periode is beperkt en heeft een maximum van 90 dagen.

ABN AMRO: ABN AMRO start met het klaar zetten van nieuwe elektronische afschriften vanaf het moment dat zij de aanvraag goedkeuren en verwerken. Deze komen dan beschikbaar in Exact Online nadat de koppeling door u is bevestigd en geactiveerd.

Het is belangrijk om te weten dat ABN AMRO alleen afschriften verschaft met data vanaf het moment dat ze uw aanvraag goedkeuren en verwerken. Om deze reden dient uw bankadministratie bijgewerkt te zijn wanneer u de koppeling aanvraagt.

Wanneer u afschriften mist van de periode voordat de koppeling werd goedgekeurd en verwerkt dan dienen deze handmatig ingevoerd of geïmporteerd te worden. Wanneer u doorgaat met het handmatig verwerken van afschriften tussen het moment van het aanvragen van de link en het moment waarop er bevestigd en geactiveerd wordt dan loopt u het risico dat u bankafschriften importeert die u al heeft verwerkt.

• Wat als ik toch nog een handmatige import wil doen?

Rabobank:
U kunt de bankkoppeling tijdelijk deactiveren. U doet dit op de volgende manier:

1. Raadpleeg de website van de Rabobank
2. Klik op de kopregel "Onderhouden van een koppeling".
3. Volg de stappen welke in de film worden uitgelegd tot en met het klikken op de knop ''Rekening Onderhouden''.
4. Log in bij Exact Online en zet geen markeringen bij Transacties/Betalingen/Incasso voor alle rekeningnummers welke worden getoond in het overzicht van de Rabobank.
5. Klik op Bewaren en terug naar Rabobank.
6. Bevestig de wijzigingen met de Rabobank Random Reader.
7. De koppeling is nu gedeactiveerd.

De volgende dag kunt u in Exact Online naar het menu gaan. Daar kunt u de eerdere afschriften handmatig importeren. Wanneer u het proces heeft afgerond kunt u de koppeling opnieuw activeren. Dit kunt u doen door dezelfde website te gebruiken welke is genoemd bij stap 1 en te kiezen voor de sectie "Maken van een koppeling".

Tip: We raden u aan om altijd een back-up van de administratie te maken voordat u handmatig afschriften importeert. Dit kunt u doen via .

ABN AMRO: U kunt de bankkoppeling tijdelijk deactiveren. U doet dit op de volgende manier:

1. Ga naar het menu .
2. Klik op het logo van de ABN-AMRO.
3. Zet een markering bij de juiste rekening(en) en klik rechtsboven op Deactiveren.
4. De koppeling is nu gedeactiveerd.

U kunt nu het bankbestand handmatig importeren via het menu . Wanneer dit proces is afgerond, kunt u de koppeling weer actief maken. Dit gaat op dezelfde manier als hierboven beschreven, waarbij u kiest voor Activeren.

Tip: We raden u aan om altijd een back-up van de administratie te maken voordat u handmatig afschriften importeert. Dit doet u via het menupad .
Let er wel op dat er tijd over heen kan gaan voordat een koppeling weer actief is. Dit geldt vooral voor de ABN AMRO omdat daarbij de koppeling gedeactiveerd moet worden.

Mocht u hier vragen over hebben, dan horen we graag van u!

 

Picture credits

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel