Tip: Werken met vooruitbetaling

In de praktijk kan het voorkomen dat een verkooporder eerst (gedeeltelijk) betaald dient te worden voordat u tot levering over gaat. Om dit proces te automatiseren en tevens inzichtelijk te maken, heeft u in Exact Globe de mogelijkheid om een vooruitbetaling vanuit een verkooporder te genereren. U genereert dan feitelijk een verkoopfactuur welke u via het reguliere menupad kunt verwerken en naar uw klant kunt sturen. Om te voorkomen dat de verkooporder toch wordt geleverd, ondanks dat de betaling nog niet binnen is, wordt de mogelijkheid tot leveren geblokkeerd vanaf het moment dat de vooruitbetaling is aangemaakt. 

Voorbeeld
Hieronder wordt aan de hand van een voorbeeld het werken met vooruitbetaling uiteengezet.

1. Voer een verkooporder in op de reguliere wijze.

2. Wanneer u alle gegevens heeft ingevoerd, dan kunt u middels de knop 'Condities' het conditiesscherm openen. Klik vervolgens in dit scherm op de knop 'Vooruitbetaling'. In het scherm dat verschijnt, kunt u vervolgens het bedrag, dan wel het percentage invoeren dat dient te worden vooruitbetaald. Klik hierna op 'Bewaren'.


3. U krijgt vervolgens de vraag: "Alle betaaltermijngegevens zullen worden gewist. Doorgaan?", kies hier voor 'Ja'.

4. Sluit het conditiesscherm.

5. Om ervoor te zorgen dat de verkooporder eerst betaald wordt alvorens tot levering kan worden overgegaan is het noodzakelijk dat er eerst een factuur naar uw klant wordt gestuurd waarin staat hoeveel er vooruitbetaald dient te worden. Derhalve krijgt u indien u op dit moment de verkooporder probeert te leveren, de volgende melding:

6. De volgende stap is afhankelijk van de mate waarin u vooruit wilt factureren:

A.) Indien u 100% vooruit factureert dan kunt u om de factuur aan te maken klikken op 'Afdrukken' in de verkooporder. U komt vervolgens in het scherm 'Afdrukken verkooporders'. Zorg dat 'Facturen genereren' en 'Facturen afdrukken' is aangevinkt en kies voor 'Start'. Druk vervolgens in het vervolgscherm de factuur af.

B.) Indien u <100% factureert en dus een termijn- en slotfactuur wilt genereren, dan dient u de factuur aan te maken vanuit het conditiesscherm. Klik op de knop 'Condities' en selecteer de termijn welke u wilt factureren.

Klik op 'Factuur aanmaken', vul de factuurcode in en kies voor 'OK'. Verwerk vervolgens de factuur op de reguliere wijze. De verkooporder is nu afgedrukt en gefactureerd.

 

7. Zoals hierboven in de verkooporder wordt getoond, is de betaling nog niet ontvangen. De verkooporder kan derhalve nog steeds niet geleverd worden. U krijgt als u nu probeert te leveren de melding: Niet toegestaan: Leveringen. Reden: Openstaand bedrag

8. Voer vervolgens een bankboeking in op de reguliere wijze of importeer een bankafschrift en letter de openstaande factuur af.

9. Nu kunt u de verkooporder leveren. In het geval van A wordt geen factuur meer aangemaakt. Er is immers al voor 100% gefactureerd. In het geval van B worden een slotfactuur aangemaakt waarop het totaalbedrag minus het reeds gefactureerde bedrag wordt afgedrukt:

Picture credits

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel