Inkoopsoftware van ProQuro

Beheers uitgaven, verbeter compliance en verhoog je marges door een beter inzicht in je kosten.

InvoicingProcurementContract managementStaffingReportingConnectivity

Volledige factuurverwerking

Met ProQuro Invoicing automatiseer je de volledige factuurverwerking, vanaf ontvangst van de factuur tot en met de betaalbaarstelling. Leveranciers kunnen elektronische facturen aanleveren in bijvoorbeeld een XML of Excel formaat. Wordt de factuur op papier of als PDF bestand aangeleverd, dan kun je de factuurinformatie digitaliseren en inlezen met hulp van de geavanceerde ‘scan en herken’ OCR-technologie. ProQuro Invoicing zoekt de bijbehorende inkooporder en ontvangsten/prestatieverklaringen en vergelijkt deze informatie met de factuurinformatie. De matching kan zowel plaatsvinden als de 2-weg match (bestelling-factuur) als de 3-weg match (bestelling-prestatieverklaring-factuur). Na het doorlopen van de matching procedure en het verwerken van de verschillen wordt de factuurinformatie als journaalpost doorgestuurd naar je financiele systeem.

Zo realiseer je aanzienlijke besparingen in uren die je nodig hebt voor de factuurverwerking van je inkooporders. Bovendien biedt alle digitaal beschikbare informatie je meer inzicht in je inkoopkosten om deze kritisch te analyseren.

HR Self-Service App

Voordelen

  • Volledige automatische factuurverwerking
  • Aanzienlijke tijdswinst
  • Nooit meer facturen kwijt
  • Kostenreductie factuurafhandeling
  • Meer inzicht in leveranciersprestatie
  • Koppeling met financiële systemen

Optimaliseren van je inkoopproces

ProQuro inkoopsoftware levert je de beste automatiseringsoplossingen voor het gehele inkoopproces. Voor iedere productgroep vanaf de aanvraag tot en met het controleren en betaalbaar stellen van de factuur. Controles op bestelautorisaties en budgetten zorgen ervoor dat niemand ongeoorloofde verplichtingen aangaat.

In ProQuro leg je de fiatteringstructuur vast. Via een beveiligde internetverbinding gaan bestellingen naar de gecontracteerde leveranciers. Catalogi op basis van SAP OCI roundtrips of onze unieke Punchout Layer, aanvraagformulieren, elke verplichting is te registreren. De order, inclusief ontvangst, acceptatie en betaalbaarstelling, wordt volledig elektronisch binnen afgehandeld. Bovendien kan ProQuro probleemloos worden gekoppeld met bestaande backoffice systemen.

Voordelen

  • Grip op het volledige inkoopproces
  • Aanzienlijke besparingen op de inkoop- en proceskosten
  • Inzicht in workflows
  • Compleet inzicht in inkoopportfolio en leveranciersprestaties
  • Directe beschikbaarheid van meer dan 100 catalogi (round-trips) van diverse leveranciers

Inzicht in je contractportefeuille

Goed contractbeheer begint bij inzicht in de afgesloten contracten en geeft je een betrouwbare basis voor het onderhouden en vernieuwen van je contractportefeuille. ProQuro Contractmanagement ondersteunt zowel het centrale beheer als het decentrale gebruik van contracten. De contractinformatie vormt zo de basis voor het inkoop- en bestelproces. Ook terugkerende verplichtingen zoals huurovereenkomsten, kun je eenvoudig vastleggen.

Zo heb je een compleet overzicht van alle uitstaande verplichtingen. Per inkoopsegment, kan gebruik worden gemaakt van flexibel opgezette contractsjablonen. Het systeem waarschuwt automatisch, wanneer bijvoorbeeld contracten moeten worden aangepast of opgezegd.

Voordelen

  • Alle soorten contracten overzichtelijk vastgelegd en beheerd
  • Voorkom stilzwijgende verlengingen
  • Maximale uitnutting schaalvoordelen
  • Verbeterde risicobeheersing

Controle op inhuur van tijdelijk personeel

ProQuro Staffing ondersteunt het hele proces vanaf het moment dat je contact zoekt met uw uitzendorganisaties tot en met de digitale verwerking en facturering van urenbriefjes. Je ingehuurde krachten (zowel uitzendkrachten als bij detachering) vullen zelf een digitaal urenbriefje in, met inachtneming van de contractuele afspraken.

In ProQuro Staffing geef je het fiattering schema aan. Het systeem zorgt er vervolgens voor dat de juiste procedures gevolgd worden. Als de fiattering is afgerond, worden de digitale urenbriefjes elektronisch verstuurd naar de betreffende uitzendorganisatie of detacheerder. De uitzendorganisatie stelt op basis van deze informatie een factuur op die één op één overeenkomt met de door jou geaccordeerde werktijden en tarieven. De ontvangen factuur kan volledig digitaal worden vergeleken en betaald.

Voordelen

  • Efficiëntere inhuur tijdelijk personeel
  • Vereenvoudig het administratief proces
  • Voorkom fouten
  • Hogere matching van facturen

Rapportages op maat

In ProQuro worden analyses en rapportages gebaseerd op gegevens die ergens in je bedrijf al aanwezig zijn. Dit kan binnen verschillende ProQuro modules zijn, maar ook de gegevens uit je financiële software, integrale bedrijfssoftware (ERP), logistieke software, planningssoftware, enzovoort.

Om de gegevens met elkaar in verband te kunnen brengen, worden deze ondergebracht in het datawarehouse. Naast de standaard ProQuro overzichten kunnen ook op verzoek kunnen klant specifieke rapportages worden gemaakt over alle relevante informatie. Je kunt dus elk gewenst inzicht verkrijgen.

Voordelen

  • Een centrale informatiebron
  • Standaard rapporten of op maat gemaakt
  • Beter zicht op de realisatie van inkoopdoelstellingen
  • Beter kennismanagement

Integratie tussen ProQuro en administratieve systemen

ProQuro Connect is een universele integratiemodule die gebruik maakt van standaard adapters voor de meest gangbare ERP- en financiële systemen. Een snelle en flexibele oplossing die alle beschikbare koppelt. Dit op basis van meerdere gecertificeerde koppeling.

Dit biedt je een snelle en flexibele mogelijkheid om je inkoopinformatie te koppelen aan je financiële en administratieve back office systemen. Integratie is mogelijk op het niveau van stamgegevens zoals crediteuren, kostenplaatsen, kostensoorten, kostendragers, budgetten etc, maar ook alle operationele financiële informatie over bestellingen, verplichtingen en realisatie is uitwisselbaar.

 

Voordelen

  • Universele standaard adapters voor de gangbare ERP & financiële systemen
  • Naadloze integratiemet je overige systemen
  • Probleemloze uitwisseling van gegevens
  • Service Oriented Architecture
© Exact 2019
NL Select your country