De Biz Box: Financieel

Iedere euro die je hier bespaart, is pure winst

Geschreven door Edward Burgers op . Gepost in Financieel

Veel organisaties laten mogelijkheden liggen om fors te besparen op hun inkoop, vertelt Edward Burgers, Head of Global Procurement bij Exact. “Bedrijven die hun Purchase to Pay-processen (P2P) structureren, kunnen procenten bij hun winst optellen. En als je de besparing steekt in een goed inkoopteam, verdien je dubbel.”

De speelruimte zit juist vóór de aankoop

P2P betekent letterlijk ‘van aankoop tot betaling’. Ik trek P2P graag breder, door ook het moment voorafgaand aan de aankoop erbij te betrekken. Juist daar valt geld te verdienen, omdat er ruimte is om te onderhandelen. Veel bedrijven werken met vaste leveranciers, waarbij niet scherp op de prijs wordt gelet. Door actief prijzen op te vragen en te onderhandelen, kan je vaak betere kwaliteit voor minder geld inkopen. Een andere mogelijkheid is juist de inkoop te bundelen bij één leverancier en korting te bedingen.

Veel P2P-processen hangen van formulieren aan elkaar

In P2P zit bij de meeste organisaties een hoop waste; er zijn doorgaans veel mensen bij betrokken. Het proces begint met een aanvraagformulier voor een inkooporder, gevolgd door goedkeuring door de budgethouder. Nadat de order is geplaatst, gaat het verder met aflevering van de goederen of het uitvoeren van een dienst. Daarna gaat de inkoopfactuur naar de administratie. Die controleert op juistheid, regelt goedkeuring en betaalt. Wij richten dit proces zo lean mogelijk in voor onze klanten. We creëren zo veel mogelijk waarde bij het eenvoudig en zichtbaar maken van het proces. Hierdoor besparen we veel tijd en geld.

Iedere euro die je bespaart op je uitgaven is directe winst

Veel mensen binnen een organisatie weten pas dat er iets besteld is, als de factuur binnenkomt. In een gestructureerd proces zie je dat al veel eerder en word je niet verrast door financiële verplichtingen. Bij Exact werken we natuurlijk ook met onze eigen P2P applicatie. Hierdoor heb ik op elk moment van de dag inzicht in de uitgaven van onze 24 kantoren in 15 landen.

Als ik met mijn IT-director samen zit, kan hij op een dynamisch dashboard direct zien hoe hoog die week zijn IT-kosten zijn in Azië. Als opvalt dat een Maleisisch datacentrum aanzienlijk duurder is dan dat in Amerika, kan daar een goede reden voor zijn, bijvoorbeeld omdat IT-diensten of -installaties daar duurder zijn. Maar zodra je onlogische dingen constateert, kun je daarnaar handelen.

Wij hebben nooit discussie achteraf

In veel bedrijven gaat op de ouderwetse manier nog veel tijd verloren. Facturen gaan per post of mail, enveloppen moeten geopend worden, er moet iemand bij gezocht worden die kan beoordelen wat het is en naar welke afdeling of vestiging de factuur moet. Vervolgens moet iemand melden dat de machine geleverd is en kan de factuur betaalbaar worden gesteld. Bij onze P2P-oplossing is aan het begin duidelijk hoe de kosten geboekt moeten worden. Er gaan geen opdrachten naar leveranciers zonder akkoord van de budgethouder. Achteraf heb je dus nooit discussie wie wat besteld heeft en moet betalen. Als je die besparing steekt in een goed inkoopteam, verdien je dubbel!


Exact voor Finance

Meer weten over de financiële oplossing van Exact?


Download de brochure Exact voor Finance