De Biz Box: Dienstverlening

Factureer jij al digitaal?

Geschreven door De redactie op . Gepost in Dienstverlening

We shoppen steeds meer online, wanneer er ergens op de wereld iets gebeurt zijn we in een fractie op de hoogte en bij een ongeluk appen we onze verzekeraar een foto van de schade. Maar niet alleen de samenleving digitaliseert, ook de overheid doet mee. Voor nieuwe leveranciers van de overheid is dat sinds 1 januari 2017 zelfs al een verplichting. Wat betekent het digitaal factureren aan de overheid voor jouw bedrijf?

Eind 2017 wil de overheid de facturatie bij al haar onderdelen compleet gedigitaliseerd hebben en daarmee de papieren factuurstroom stoppen. Sinds 1 januari van dit jaar is de digitale factuur voor nieuwe leveranciers dan ook al verplicht. Bestaande leveranciers, die al vóór 1 januari een overeenkomst hadden met de Rijksoverheid, hebben de mogelijkheid om vrijwillig over te stappen op digitale facturatie. Doet jouw bedrijf zaken met de overheid of ben je dat van plan? Dan moet je wel een aantal dingen aanpassen om digitaal te kunnen factureren. Dit vergt even de nodige moeite, maar levert uiteindelijk ook veel op.

Wat levert digitaal factureren mij op?

Stel je voor: een medewerker bij bedrijf X stelt een factuur op en stuurt deze vervolgens naar bedrijf Z. Een medewerker van bedrijf Z typt de gegevens op de factuur van bedrijf X handmatig over in het systeem van bedrijf Z. In deze situatie heb je te maken met twee momenten die (onnodig veel) tijd kosten en ook nog eens zeer foutgevoelig zijn. Denk maar aan wat er allemaal kan gebeuren bij het overtypen van bedragen, rekeningnummers, NAW-gegevens en ga zo maar door.

Met digitaal factureren wordt deze onnodige tijdsverspilling en foutgevoeligheid voorkomen. Door de nieuwe aanpak gebeurt alles namelijk in één keer en zonder papierverspilling. Goed dus voor het milieu. Daarnaast voldoe je meteen aan je fiscale bewaarplicht omdat je facturen direct digitaal worden opgeslagen. De archiefkast kan vanaf nu dus de deur uit.

Maar kan ik niet gewoon een PDF versturen?

Een PDF is inderdaad een digitaal document. Maar met digitaal factureren, of e-facturatie, wordt heel duidelijk niet gedoeld op het versturen van een PDF als alternatief voor de papieren variant. Je digitale factuur aan de overheid moet je namelijk via Digipoort of Simplerinvoicing versturen, de netwerken waar de Rijksoverheid mee werkt. En om deze netwerken te kunnen gebruiken, heb je een specifieke module nodig. Deze module maakt een koppeling tussen je eigen software en het systeem van de overheid. Simpelweg een PDF sturen is dus niet voldoende.

Welke module kies ik?

Bij je keuze voor de koppeling met de hierboven genoemde netwerken van de overheid is het belangrijk om even goed stil te staan bij een aantal punten. Een van die punten is: security. E-facturatie verloopt zoals gezegd via Digipoort of Simplerinvoicing, en daardoor ben je ervan verzekerd dat je een veilige omgeving gebruikt.

Daarnaast is het belangrijk bij de keuze voor een koppeling dat je voldoet aan de UBL (Universal Business Language). Deze standaard is ontwikkeld voor elektronische bedrijfsvoering, waaronder factureren, door OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards). Deze internationale organisatie houdt zich bezig met de ontwikkeling en toepassing van e-business. Tot slot is het essentieel dat je met de oplossing die je kiest bijlages kunt verzenden. Denk bijvoorbeeld aan een verantwoording van je kosten of een urenstaat.

Is jouw organisatie al klaar voor digitaal factureren aan de overheid? Of is je systeem hier nog niet op ingericht. Het is belangrijk om goed te onderzoeken wat je precies nog nodig hebt. Dan stuur je je facturen binnenkort snel, foutloos en papierloos aan de overheid.

Nieuwsbrief

Meer weten?

Meld u dan nu aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van de laatste ontwikkelingen, events en meer.

Meld u nu aan »