Exact Autumn'21 Release
Come see what's new

Van idee naar oplossing in Exact Online Uren & Facturen. Als klant van Exact Online kun je ideeën aandragen of jouw stem uitbrengen op productsuggesties. Jouw feedback is belangrijk in het blijvend verbeteren van bijvoorbeeld de urenregistratie, facturatie, of projectbewaking. Meer dan 400 klanten hebben hun stem uitgebracht op de meer dan 20 productsuggesties die in deze release tot leven zijn gekomen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de omzet uit abonnementen te koppelen aan een project of hebben we het nog makkelijker gemaakt om snel in één keer ingevoerde uren te corrigeren. Zo maken we samen Exact Online nog beter.

Al je medewerkers hebben de uren van de afgelopen week of maand verantwoord. Je kunt aan de slag met de facturatie. Maar voordat je de uren in een factuur hebt omgezet, blijkt dat een medewerker de afgelopen maand uren op een verkeerd project of uursoort heeft geboekt. Of een klant belt met de vraag of de uren van de afgelopen maand toch op een ander project kunnen worden gefactureerd. Het maken van dergelijke correcties kan tijdrovend zijn. Je moest dit voorheen per ureninvoer wijzigen. Nu kan dit in één keer bij het goedkeuren van de uren. Zo bespaar je veel tijd.

Je wilt de urenverantwoording het liefst zo compleet mogelijk hebben. Het koppelen van een bijlage aan de ureninvoer, zoals bijvoorbeeld een gespreksverslag of een foto, kan de urenregistratie compleet maken. Voorheen was dit alleen mogelijk voor volledige gebruikers. Nu kan ook de medewerker met een rol als tijdschrijfgebruiker een bijlage koppelen aan de urenregistratie.

Het overzicht ‘Ingevoerde tijd en kosten’ geeft een volledig inzicht in de urenverantwoording in een bepaalde periode. Op basis van klantfeedback hebben we nu twee extra kolommen toegevoegd. Deze kolommen geven inzicht in wie en wanneer het laatst de ingevoerde uren heeft goedgekeurd. Je kunt deze ook gebruiken in de rapportage naar derden en deze exporten naar Excel.

Gedurende een project kan het voorkomen dat je een offerte voor meerwerk of extra werkzaamheden uitbrengt. Je kunt nu bij het accepteren van een dergelijke meerwerkofferte het bestaande projectbudget verhogen en de aanvullende werkzaamheden in de scope (WBS) van het lopende project opnemen. Zo heb je alles bij elkaar! Nu beschikbaar in Exact Online Project Management.

Wanneer je diensten op abonnementsbasis en tegen vast terugkerend tarief levert, dan wil je natuurlijk een goed beeld hebben van welke kosten er zijn gemaakt om deze diensten te leveren. Dit kan vanaf nu heel eenvoudig door het koppelen van een abonnement aan een project. Bij facturatie van het abonnement wordt dan automatisch het project in de factuurregel meegenomen. Vanuit het projectoverzicht zie je vervolgens de terugkerende omzet. Je ziet direct de marge op basis van deze omzet en de kosten van op het project ingevoerde uren of inkopen. Deze functie is vanaf nu beschikbaar wanneer je abonnementenbeheer in combinatie met Exact Online Uren & Facturen of Project Management gebruikt.

Bij het afronden en afsluiten van een project in Exact Online Uren & Facturen wil je geen losse eindjes overhouden. Je wilt bijvoorbeeld voorkomen dat ingediende uren nog goedgekeurd moeten worden of dat er nog uren in rekening moeten worden gebracht. Je wordt vanaf nu bij het afsluiten van een project direct geattendeerd of er nog openstaande zaken zijn en zo kun je deze losse eindjes meteen oppakken. Ook voorkom je dat er mogelijke losse eindjes in de toekomst ontstaan. Met het afsluiten van een project wordt ook het project dichtgezet voor toekomstige uren- of inkoopboekingen.

Als projectmanager ben je veelal verantwoordelijk voor het binnen budget opleveren van een project. Je kunt nu de grip op kosten en uitgaven versterken door het blokkeren van inkoopfacturen en bestellingen op een specifiek project. Met deze veelgevraagde functie voorkom je dat nieuwe uitgaven op het project worden geboekt.

Met de digitale urenstaat maak je gewerkte uren inzichtelijk voor je klant. Je kunt deze urenstaat met nog te factureren uren nu ook online laten goedkeuren door je klant. Dit voorkomt vragen achteraf en gedoe met de facturatie. Daarnaast is het nu mogelijk om relevante informatie zoals de naam van de goedkeurder en datum van goedkeuring op de urenspecificatie te vermelden. Deze urenspecificatie stuur je mee met de factuur. Zo weet de ontvangende afdeling precies wie akkoord heeft gegeven voor de gewerkte uren. Dit geeft minder vragen en een meer transparante factuur versneld de betaling van de factuur. Het is verder nu ook mogelijk om, i.v.m. privacy, alleen de voornaam of medewerkersnummer in plaats van de volledige naam op de specificatie weer te geven.

Met de urenstaat maak je gewerkte en factureerbare uren inzichtelijk voordat je de factuur verstuurd naar je klant. Het is nu mogelijk om de uren van meerdere medewerkers werkzaam op één project op één urenstaat presenteren. Je hoeft dus niet meer per medewerker een aparte urenstaat op te maken en te versturen naar je klant. Zo geef je je klant een helder overzicht van de werkzaamheden, ongeacht of deze door 1 of meerdere medewerkers zijn verricht.

Met de urenstaat maak je gewerkte en factureerbare uren inzichtelijk voor je klant. Je kunt de uren online laten goedkeuren door je klant. Je geeft je klanten voorafgaand aan het versturen van de factuur inzicht in de gewerkte uren. Daarmee voorkom je vragen en gedoe achteraf. We hebben op basis van je feedback drie extra velden toegevoegd. Zo kun je nu het projectnummer, de projectomschrijving en het klantbestelnummer meenemen in de kopregel van de urenstaat. Met name handig wanneer je urenstaat betrekking heeft op één project. Je hoeft deze informatie dan niet meer in elke kolom te dupliceren. Zo wordt de urenstaat nog overzichtelijker.

In Exact Online Uren & Facturen kun je naast projecten ook werken met kostenplaatsen en -dragers. Deze analytische dimensies geven je extra financiële rapportagemogelijkheden. Zo kun je bijvoorbeeld een kostenplaats gebruiken om de kosten en opbrengsten per afdeling te volgen. Vanaf nu is het ook mogelijk om een kostenplaats of -drager aan een projectclassificatie toe te voegen. Op basis van de projectclassificatie wordt dan automatisch de gekoppelde kostenplaats in de factuurregel gezet. Zo zie je precies welke omzet uit gefactureerde uren of termijnen toe te wijzen is aan een specifieke kostenplaats- of drager.

Voor een gezonde bedrijfsvoering is het veelal noodzakelijk dat consultants gemiddeld 70% tot 80% van hun beschikbare uren declarabel of factureerbaar zijn. Voor de beschikbaarheid neemt Exact Online standaard het aantal uren in het werkrooster als uitgangspunt, ongeacht of de medewerker bijvoorbeeld op vakantie of ziek is. Om beter zicht te krijgen op de daadwerkelijke beschikbaarheid en factureerbaarheid, hebben we de kolom “Netto factureerbaarheid” in het rapport factureerbaarheid toegevoegd. Deze berekent het percentage factureerbare uren op basis van de netto beschikbare uren. Dit zijn de roosteruren minus verlof- en absentie uren in die periode. Zo heb je nog scherper zicht op de daadwerkelijke productiviteit van je medewerkers. Nu beschikbaar in Exact Online Project Management.

Met Exact Online Uren & Facturen kun je geboekte onkosten, zoals bijvoorbeeld het aantal verreden kilometers, doorbelasten aan je opdrachtgever. Je voert dergelijke factureerbare kosten in via het ureninvoerscherm en deze worden dan vervolgens bij de klant in rekening gebracht tegen de actuele verkoopprijs. Tot op heden werd alleen de historische verkoopprijs en niet de op dat moment geldende kostprijs bewaard. De projectrapportages waren gebaseerd op de actuele artikelkostprijs. Bij een kostprijswijziging leidde dit tot afwijkingen in de diverse projectoverzichten. Het is nu mogelijk om bij een kostprijswijziging van een kostensoort een ingangsdatum vast te leggen. Op basis van deze datum wordt vervolgens in de projectrapportage de juiste kostprijs bepaald en heb je een correcte weergave van de bestede kosten op een project.

Met onze nieuwste verbetering aan het rapport Projectsamenvatting krijg je inzicht in meerdere projecten tegelijkertijd. Als je nu een rapportperiode selecteert zonder een specifiek project te selecteren, worden alle projecten met transacties in die periode in het rapport inbegrepen. Zo krijg je een overzicht van alle projecten en boekingen tijdens die periode.

Met Exact Online Uren & Facturen breng je eenvoudig gewerkte uren of geplande termijnen in rekening bij je klant. Het is nu mogelijk om de vormgeving en opmaak van de factuur af te stemmen op het type dienst. Op basis van de projectclassificatie kun je instellen welke lay-out voor de factuur of factuurspecificatie moet worden gebruikt. Dit voorkomt fouten en draagt bij aan het correct factureren van je diensten.

Met Exact Online Uren & Facturen zie je direct welke bestede uren en geplande factuurtermijnen klaar staan om gefactureerd te worden. Deze staan namelijk klaar in een factuurvoorstel, waarin alle nog te factureren werkzaamheden per project of per relatie worden verzameld. Vanuit dit factuurvoorstel kun je de nacalculatie projectfactuur aanmaken, waarbij de bestede uren in een factuur worden omgezet. Je kunt ook vanuit een factuurvoorstel een afdrukvoorbeeld van de factuur maken. Dit laatste hebben we verbeterd. Het is nu mogelijk om ook een factuurspecificatie aan dit afdrukvoorbeeld toe te voegen. Zo zie je precies hoe ook de uiteindelijke factuur inclusief de gedetailleerde urenspecificatie eruit zal zien.

Het klantbestelnummer wordt op een project of abonnement gebruikt om aan te geven onder welke referentie of PO-nummer een klant een opdracht heeft geplaatst. Staat deze niet op de verkoopfactuur, dan wordt deze factuur veelal niet betaald. Met name bij e-facturatie is het niet voldoende om dit nummer op de lay-out af te drukken. Vanaf nu wordt het klantbestelnummer bij facturatie van één project of abonnement per factuur automatisch overgenomen op de factuur in het ‘uw ref.’ veld. Zo voorkom je dat bij e-facturatie de factuur wordt afgewezen en krijg je tijdig betaald. Ook bij het aanmaken van een project vanuit een offerte wordt het klantbestelnummer overgenomen vanuit het ‘uw ref’ veld van de offerte. Zo is het van offerte tot factuur altijd helder onder welke referentie de klant de opdracht heeft geplaatst.

Een heldere factuur voorkomt vragen bij je klant en wordt sneller betaald. Het is daarom nu mogelijk om de projectleider aan de lay-out van de verkoopfactuur toe te voegen. Dit kan zowel op factuurregelniveau als op de kopregel van de factuur.

Een transparante factuur met heldere urenspecificatie geeft minder vragen en wordt sneller betaald. Maar niet elke projectfactuur vereist een specificatie van de gewerkte uren. Bijvoorbeeld, je wilt een specificatie alleen toevoegen bij projecten die op nacalculatie worden gefactureerd. Je hebt daarom nu de flexibiliteit om per project te kiezen of je wel of niet een factuurspecificatie aan de factuur wilt toevoegen.

Je wilt als projectmanager niet elke keer de boekhouding induiken om te zien of een factuur betaald is. Gelukkig kun je nu heel gemakkelijk via de projectkaart de betaalstatus of verwachte betaaldatum van een projectfactuur bekijken.