Choose a different country or region if you want to see the products and prices for your location. Click Continue to go to the selected country or region.

Hulp nodig?

Heb je een vraag over Exact Go, of loop je ergens tegenaan? Op deze pagina vind je de veelgestelde vragen. Staat jouw vraag er niet tussen, trek dan even aan de bel bij onze supporthelden. Dat doe je via het envelop-icoontje rechts onderin Exact Go.

Heb je net een account aangemaakt? Bekijk hier hoe je in 6 stappen aan de slag gaat met Exact Go.

Algemeen

In principe niets! Exact Go is gratis voor iedereen die 5 of minder verkoopfacturen per maand verstuurt. Verstuur je op maandbasis meer dan vijf facturen, dan kan je gebruik maken van de betaalde versie. Klik hier om alle prijzen en mogelijkheden te bekijken.

Ja, dat is zeker interessant. Met Exact Go digitaliseer je een belangrijk deel van je administratie. Hiermee geef je je boekhouder inzicht in de laatste stand van zaken. Die is daardoor geen uren meer kwijt met bonnen overtikken en houdt zo meer tijd over om je beter te adviseren en ondersteunen.

Het is niet mogelijk om je Exact Go abonnement te pauzeren. Wel kan je ervoor kiezen om je betaalde abonnement (tijdelijk) om te zetten naar de gratis versie van Exact Go.

Om er zeker van te zijn dat facturen en betalingen correct worden geregistreerd, zijn er enkele gegevens nodig vanuit een veiligheidsoogpunt. Het is ook informatie die Exact Go gebruikt bij het maken van je facturen, zodat je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

Nee, er kan slechts één bedrijf worden aangesloten op één Exact Go-abonnement. Als je meerdere bedrijfsadministraties hebt, dan heb je voor elke administratie een apart Exact Go account nodig.

Wanneer je meerdere Exact Go accounts hebt, dan wissel je zo van account:

  1. Klik rechtsbovenin op je bedrijfsnaam en klik in het uitklapmenu op 'Uitloggen'. 
  2. Er opent een nieuw scherm. Klik hier op 'Opnieuw inloggen'. 
  3. Vul de inloggegevens in van het account waarop je wil inloggen en klik op 'Login'. 
  4. Je bent nu ingelogd in je andere account.

Gebruikers & gegevens

Wanneer je gebruik maakt van de betaalde versie van Exact Go, dan is het mogelijk om meerdere gebruikers toe te voegen. De kosten hiervan zijn €5 per extra gebruiker per maand.

Een gebruiker toevoegen doe je als volgt:
  1. Klik rechtsbovenin op je gebruikersnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'. 
  2. Je komt in een nieuw scherm. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Gebruikers'. 
  3. Klik op 'Nieuwe gebruiker' om een nieuwe gebruiker aan te maken. 
  4. Vul alle gegevens in. Let op: het e-mailadres moet uniek zijn, twee verschillende gebruikers kunnen niet hetzelfde e-mailadres gebruiken.
  5. Voeg eventueel een foto toe voor de herkenbaarheid van de gebruiker.
  6. Klik tot slot op 'Opslaan'. 

Wanneer je een extra gebruiker hebt toegevoegd, kan je zijn/haar rechten aanpassen. Dit doe je door op de naam van de gebruiker te klikken en op de tab ‘Rechten’ te klikken.

Ja, dat kan. Let op: de gebruiker moet zijn accountant daar zelf over informeren. Het systeem informeert accountants niet over wijzigingen in bedrijfsgegevens.

Wil je de inloggegevens voor je Exact Go account aanpassen, doorloop dan de volgende stappen.

  1. Log in op je Exact Go account.
  2. Klik rechtsbovenin op je bedrijfsnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'.
  3. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Gebruikers'.
  4. Je komt in een nieuw scherm. Hier kan je je naam, e-mailadres en wachtwoord aanpassen. Pas de gewenste gegevens aan. Let op: het e-mailadres moet uniek zijn.
  5. Klik daarna op 'Opslaan'. 
Dat kan natuurlijk de beste overkomen. Gelukkig kan je heel makkelijk een nieuw wachtwoord aanvragen. Dit doe je als volgt.

  1. Ga naar het inlogscherm.
  2. Klik op 'Wachtwoord vergeten'.
  3. Vul je e-mailadres in en klik daarna op 'Wachtwoord aanvragen'. 
  4. Je ontvangt nu een e-mail. Klik in deze e-mail op 'Nieuw wachtwoord'.
  5. Er opent een nieuwe tab in je internetbrowser. Vul hier twee keer je nieuwe wachtwoord in en klik op 'Wachtwoord opslaan'. Je kan vanaf nu inloggen met je nieuwe wachtwoord.
Wil je je gebruikersnaam aanpassen, doorloop dan de volgende stappen.

  1. Klik rechtsbovenin op je gebruikersnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'. 
  2. Je komt in een nieuw scherm. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Gebruikers'.
  3. Je ziet nu een overzicht van de gebruikers die zijn gekoppeld aan je Exact Go account. Klik op je eigen naam.
  4. Bij het veld 'Naam' kan je je gebruikersnaam aanpassen.
  5. Ben je klaar, klik dan op 'Opslaan'.
Wil je je e-mailadres aanpassen, doorloop dan de volgende stappen.

  1. Klik rechtsbovenin op je gebruikersnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'. 
  2. Je komt in een nieuw scherm. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Gebruikers'.
  3. Je ziet nu een overzicht van de gebruikers die zijn gekoppeld aan je Exact Go account. Klik op je eigen naam.
  4. Bij het veld 'E-mailadres' kan je je e-mailadres aanpassen. Let op: het e-mailadres moet uniek zijn, twee verschillende gebruikers kunnen niet hetzelfde e-mailadres gebruiken.
  5. Ben je klaar, klik dan op 'Opslaan'.
Wil je je e-mailadres aanpassen, doorloop dan de volgende stappen.

  1. Klik rechtsbovenin op je gebruikersnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'. 
  2. Je komt in een nieuw scherm. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Profiel'.
  3. Bij het veld 'E-mailadres' kan je het e-mailadres aanpassen van waaruit je je facturen verstuurt.
  4. Ben je klaar, klik dan op 'Opslaan'.
Het wijzigen van je btw-nummer doe je als volgt:

  1. Klik rechtsbovenin op je bedrijfsnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'. 
  2. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Financiële gegevens'.
  3. Pas in het veld 'Btw-nummer' je btw-nummer aan en klik op 'Opslaan'. 

Heb je je briefpapier als PDF ingeladen in je verschillende huisstijlen, dan moet je ook je aangepaste PDF uploaden in je huisstijlen. Dit doe je zo:

  1. Klik rechtsbovenin op je bedrijfsnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'. 
  2. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Huisstijl'.
  3. Klik op de naam van de huisstijl die je wilt aanpassen.
  4. Je komt nu in de editor terecht. Klik in het editormenu bovenin op 'Opmaak'.
  5. Onder de tab 'Uiterlijk' in het nieuwe scherm dat opent, kan je je aangepaste PDF uploaden. 
  6. Klik dan op 'Sluiten'.
  7. Klik in het editormenu bovenin op 'Opslaan'. 
  8. Herhaal dit voor alle huisstijlen die je wilt aanpassen.

Contacten

Een nieuwe klant aanmaken doe je als volgt.

  1. Klik in het menu bovenin op 'Contacten'. 
  2. Er opent een nieuw scherm. Klik rechtsbovenin op de knop 'Nieuwe klant'.
  3. Je komt eerst in de tab 'Klantgegevens'. Typ de bedrijfsnaam in. Omdat Exact Go is gekoppeld aan de database van de Kamer van Koophandel, doet het systeem een voorstel. Selecteer de juiste klant. Je ziet dat bepaalde velden automatisch worden gevuld. Vul overige velden zo compleet mogelijk in, zodat deze informatie goed op offertes en facturen komt te staan.
  4. Klik daarna in het menu links op 'Financiële gegevens'. Vul ook hier alle gegevens zo goed mogelijk in.
  5. Klik dan op 'Overige informatie' in het menu links. Hier kan je onder andere aangeven hoe je facturen wilt versturen, hoe je btw wilt verleggen en welke facturatiecyclus je wilt aanhouden. 
  6. Heb je alle informatie ingevuld, klik dan op 'Opslaan'. Je hebt nu een nieuwe klant aangemaakt. 

Let op: ondanks de koppeling met de database van de Kamer van Koophandel, worden wijzigingen in de bedrijfsnaam of het adres niet automatisch verwerkt nadat je een klant of leverancier hebt aangemaakt. Eventuele wijzigingen moet je handmatig doorvoeren.

Het kan voorkomen dat je twee klanten moet samenvoegen. Volg dan deze stappen:

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Contacten’.
  2. Vink de klanten aan die je wilt samenvoegen.
  3. Klik vervolgens onderaan de pagina op het uitklapmenu bij ‘Acties’ en kies ‘Samenvoegen’.
  4. Geef in het nieuwe scherm aan welke klant leidend is en klik vervolgens op ‘Samenvoegen’. Je ziet binnen een paar seconden een bevestiging dat de klanten zijn samengevoegd.

Een klant verwijderen in Exact Go doe je door onderstaande stappen te volgen.

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Contacten’.
  2. Vink de klant aan die je wilt verwijderen.
  3. Klik vervolgens onderaan de pagina op 'Verwijderen’.
  4. Je ziet binnen een paar seconden een bevestiging dat de klant is verwijderd.
Ja, dat is mogelijk. Dit doe je als volgt:

  1. Klik in het menu bovenin op 'Contacten'.
  2. Klik op het relatienummer van de klant waaraan je een extra contactpersoon wilt toevoegen.
  3. Scroll naar beneden en klik op de knop 'Contactpersoon toevoegen' aan de rechterkant van de pagina. 
  4. Je kan nu een extra contactpersoon toevoegen. Als je zijn/haar gegevens hebt ingevuld, klik je op 'Opslaan'.

Producten

Maak je facturen en offertes op basis van producten? Maak dan je producten aan in je account zodat je deze vervolgens eenvoudig toevoegt aan een factuur of offerte. De omschrijving, het bedrag en het btw-percentage wordt automatisch meegenomen.

Maak je product aan in vier stappen:
  1. Klik op je accountnaam in het menu rechtsboven en klik daarna op ‘Instellingen’.
  2. Kies nu ‘Producten’ in het linkermenu.
  3. Klik rechtsboven op de knop ‘Nieuw product’.
  4. Voeg alle gewenste informatie toe en klik als je klaar bent rechtsonder op ‘Opslaan’.

Offertes

Aanmaken

Offertes in het Engels of een andere taal maken in Exact Go doe je door onderstaande stappen te volgen.

  1. Klik op je accountnaam in het menu rechtsboven en klik op ‘Instellingen’.
  2. Kies nu ‘Huisstijl’ in het linkermenu en klik vervolgens op ‘Nieuwe huisstijl’. Vink de optie ‘Offerte (e-mail)’ aan en vul de overige voorkeuren in. Klik dan op ‘Opslaan & verder’.
  3. Je komt nu in de editor terecht. Kies ‘Opties’ in het editormenu en vervolgens de tab ‘Opties’ in het nieuwe scherm dat opent. Hier klik je op ‘Engels’ (of een andere gewenste taal) onder de tab ‘Standaardsjablonen’. Klik vervolgens op ‘OK’.
  4. Klik rechtsonderin op ‘Opslaan’. Je ziet binnen een paar seconden een bevestiging.

Een offerte kopiëren in Exact Go doe je door onderstaande stappen te volgen.

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Offertes’.
  2. Beweeg je muis over de status van de offerte die je wilt kopiëren. Er verschijnen dan een aantal iconen. Klik op ‘Kopiëren’ en vervolgens op ‘Ja’.
  3. Je ziet binnen een paar seconden een bevestiging dat de offerte gekopieerd is.
Offertes zet je heel makkelijk om naar facturen. Je kan een offerte omzetten naar een factuur zodra deze geaccepteerd is door je klant. Je kan de offerte ook handmatig accepteren (bijvoorbeeld wanneer je klant telefonisch akkoord heeft gegeven). Dit doe je als volgt:

  1. Klik in het menu bovenin op 'Offertes'. 
  2. Klik op het offertenummer van de offerte die je wil omzetten naar een factuur.
  3. Je ziet nu de preview van de offerte. Klik in het menu bovenin op 'Accepteren'.
  4. Je krijgt de melding 'Is de offerte geaccepteerd of afgekeurd?'. Klik op 'Geaccepteerd'. 
  5. Je krijgt nu de melding 'Offerte geaccepteerd. Wilt u de offerte factureren?'. Klik op 'Ja'. 
  6. Er wordt automatisch een factuur aangemaakt. Controleer deze en klik vervolgens op 'Versturen'.
  7. Kies je verzendmethode en klik op 'Volgende stap'. 
  8. Voeg de juiste e-mailadressen toe, pas eventueel de e-mailtekst aan en klik op 'Versturen'. Je factuur wordt nu verstuurd. 

Indien je een offerte niet kan opslaan, controleer dan het volgende:

  1. Is deze klant al bekend in je klantenlijst? Zo niet, maak deze dan aan.
  2. Heeft de offerte minimaal een regel met een omschrijving, prijs en btw-percentage? Zo niet, voeg dit dan toe.

Hierna zou je de offerte moeten kunnen opslaan. Is dit niet het geval, laat het ons dan weten zodat we je kunnen helpen om een oplossing te vinden.

Wanneer je een nieuwe offerte aanmaakt en deze wilt aanpassen naar 'inclusief btw', doorloop je deze stappen:

  1. Klik in het menu bovenin op 'Offertes'. 
  2. Er opent een nieuw scherm. Klik rechts bovenin op de knop 'Nieuwe offerte'.
  3. Je komt nu in de editor terecht. Klik in het editormenu bovenin op 'Opties'.
  4. Klik bij 'Offertebedragen zijn' op 'Inclusief btw'.
  5. Klik daarna op 'Opslaan'. 
  6. Maak de offerte compleet en klik in het editormenu bovenin op 'Opslaan'. 

Heb je een concept offerte gemaakt en wil je deze aanpassen naar 'inclusief btw', dan doe je dit als volgt:
  1. Klik in het menu bovenin op ‘Offertes’.
  2. Klik op het offertenummer van de offerte die je wilt aanpassen.
  3. Je komt nu in de editor terecht. Kies hier ‘Opties’ in het editormenu.
  4. Toets hier bij ‘Offertebedragen zijn’ op ‘Inclusief btw’ en klik op ‘Opslaan’.
  5. Klik nu op ‘Opslaan’ in het editormenu. Je ziet dan de melding ‘Offerte opgeslagen’.

Wanneer je geen btw wilt tonen op je offertes, dien je de volgende stappen te volgen.

  1. Klik rechtsbovenin op je bedrijfsnaam en klik in het uitklapmenu op ‘Instellingen’. 
  2. Klik in het menu links op ‘Huisstijl’.
  3. Klik op de huisstijl voor offertes.
  4. Je komt nu in de editor terecht. Klik in het editormenu bovenin op ‘Opmaak’. 
  5. Er opent een nieuw scherm. Klik op de tab ‘Regels’. Vink ‘Btw per regel’ uit, klik op ‘Sluiten’ en klik linksboven op de button 'Opslaan'. De factuur toont nu de regels zonder btw.
  6. Klik daarna op de tab ‘Overig’ en vink ‘Btw uitzetten’ aan. Klik daarna op ‘Sluiten’ en dubbelklik op de tekst 'Totaal inclusief btw'. Pas dit aan naar 'Totaal' en klik op 'Opslaan'. 
  7. Klik in het editormenu linksboven op 'Opslaan' om alle wijzigingen door te voeren. Je kan tijdens het opmaken van de offerte nog wel termen als btw tegenkomen, maar op de uiteindelijke offerte is dit niet zichtbaar.

Het is mogelijk om standaard teksten voor offertes te maken in Exact Go. Dit doe je zo:

  1. Klik op je accountnaam in het menu rechtsboven en klik daarna op ‘Instellingen’.
  2. Kies nu ‘Offertes’ in het linkermenu en klik daaronder op ‘Standaard teksten’.
  3. Om een nieuwe tekst toe te voegen, klik je op ‘Nieuwe tekst’.
  4. Geef deze tekst een naam en voer de tekst in. Klik daarna op ‘Opslaan’.
  5. Je kan deze tekst nu toevoegen aan je offertes.

Een standaard tekst toevoegen aan een offerte doe je als volgt:

  1. Maak een nieuwe offerte, of open een offerte die je eerder hebt opgeslagen als concept.
  2. Heb je een eerder gemaakt concept geopend, klik dan in het editormenu op ‘Bewerken’. Maak je een nieuwe factuur, dan kan je deze stap overslaan.
  3. Klik op de knop ‘Standaardteksten’:

  4. Selecteer de standaard tekst die je wil toevoegen. Je ziet de tekst automatisch verschijnen.
  5. Klik vervolgens op ‘Opslaan’.
  6. Verstuur je offerte gelijk via de knop ‘Versturen’, of klik op ‘Sluiten’ om je offerte als concept op te slaan.

Versturen

Offertes per post versturen in Exact Go doe je door onderstaande stappen te volgen.

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Offertes’.
  2. Beweeg je muis over de status van de offerte die je per post wilt versturen. Er verschijnen dan een aantal iconen. Klik op ‘Versturen’.
  3. Er verschijnt nu een nieuw venster. Selecter hier ‘Printen’, deactiveer 'Per e-mail' en klik dan ‘Volgende stap’.
  4. Kies het gewenste sjabloon en klik op ‘Versturen’.
  5. Je zit dat de status van de offerte verandert naar 'Verstuurd'.
  6. Je kan nu het PDF-bestand downloaden. Dit bestand dien je te printen en te versturen naar je klant.
Ja, dat kan. Dit doe je als volgt.

  1. Klik op je accountnaam in het menu rechtsboven en klik op ‘Instellingen’.
  2. Klik op ‘E-mailmeldingen’ in het linkermenu en vul je e-mailadres in bij het veld ‘Kopie offerte naar (e-mail)’.
  3. Klik daarna rechtsonderin op ‘Opslaan’. Je ziet binnen een paar seconden een bevestiging.
In offertes kan je gebruik maken van vervangcodes, waardoor bepaalde informatie automatisch ingeladen wordt in de offerte. Denk bijvoorbeeld aan de factuurdatum, de klantnaam of het adres van de klant. Hieronder vind je een overzicht van alle vervangcodes die je kan gebruiken in offertes.

KLANT_NAAM
KLANT_ADRES
KLANT_POSTCODE
KLANT_PLAATS
KLANT_EMAIL
KLANT_RELATIENUMMER
RELATIENUMMER
KLANT_TELEFOONNUMMER
KLANT_MOBIEL
KLANT_REKENINGNUMMER
KLANT_TENAAMSTELLING
KLANT_IBAN
KLANT_BIC
KLANT_AANHEF
KLANT_VOORLETTERS
KLANT_TUSSENVOEGSEL
KLANT_ACHTERNAAM
AANHEF
ACCOUNTS_NAAM
ACCOUNTS_ADRES
ACCOUNTS_POSTCODE
ACCOUNTS_PLAATS
ACCOUNTS_EMAIL
ACCOUNTS_REKENINGNUMMER
ACCOUNTS_TENAAMSTELLING
ACCOUNTS_IBAN
ACCOUNT_NAAM
ACCOUNT_ADRES
ACCOUNT_POSTCODE
ACCOUNT_PLAATS
ACCOUNT_EMAIL
ACCOUNT_REKENINGNUMMER
ACCOUNT_TENAAMSTELLING
ACCOUNT_IBAN

Facturen

Gegevens

Het afzendadres is standaard het e-mailadres wat is gekoppeld aan je profiel. Je kan het afzendadres echter per huisstijl wijzigen. Dit doe je door onderstaande stappen te volgen.

  1. Klik op je accountnaam in het menu rechtsboven en klik op ‘Instellingen’.
  2. Kies nu ‘Huisstijl’ in het linkermenu en klik vervolgens op de te bewerken huisstijl.
  3. Klik op de knop ‘E-mailteksten’ en vul bij ‘Aangepaste afzender e-mailadres' je e-mailadres in. Sluit daarna het scherm.
  4. Klik op ‘Opslaan’ om de wijziging door te voeren.

Aanmaken

Een factuur maken via Exact Go is heel eenvoudig:

  1. Klik in het menu bovenin op 'Facturen'.
  2. Je komt nu in een nieuw scherm. Klik rechtsbovenin op de knop 'Nieuwe factuur'. 
  3. De editor opent. Klik eerst op 'Klant selecteren'. Je kan een bestaande klant selecteren door de bedrijfsnaam in te typen, of je kan een nieuwe klant aanmaken via het plusje. 
  4. Vul in het tekstvak in de factuur onder 'Omschrijving' in welk product je wilt factureren. Je kan hier ook de hoeveelheid, de prijs en het btw-percentage aanpassen.
  5. Voeg eventueel een korting of toeslag toe via de twee blauwe buttons.
  6. Via het editormenu bovenin kan je eventueel de huisstijl en facturatiecyclus aanpassen. Ook kan je via 'Opties' extra opties aan- of uitzetten, zoals het verleggen van de btw. 
  7. Ben je klaar? Klik dan in het editormenu bovenin op 'Opslaan'.
  8. Wil je de factuur versturen? Klik dan op 'Versturen'. Wil je dit niet, klik dan op 'Sluiten'. Je factuur wordt dan als concept opgeslagen, zodat je deze later kan versturen.

Zo kopieer je een factuur:

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Facturen’.
  2. Beweeg je muis over de status van de factuur die je wilt kopiëren. Er verschijnen dan een aantal iconen. Klik op ‘Kopiëren’ en vervolgens op ‘Ja’.
  3. Je ziet binnen een paar seconden een bevestiging dat de factuur is opgeslagen.
Wil je een of meerdere facturen in een andere taal versturen? Dat kan.

  1. Klik op je accountnaam in het menu rechtsboven en klik op ‘Instellingen’.
  2. Kies nu ‘Huisstijl’ in het linkermenu en klik vervolgens op de button ‘Nieuwe huisstijl’.
  3. Vink de optie(s) voor factuur aan en vul de overige voorkeuren in. Klik dan op ‘Opslaan & verder’.
  4. Je komt nu in de editor terecht. Kies ‘Opties’ in het editormenu en vervolgens de tab ‘Opties’ in het nieuwe scherm dat opent. Hier klik je op ‘Engels’ (of een andere gewenste taal) onder de tab ‘Standaardsjablonen’. Klik vervolgens op ‘OK’.
  5. Pas vervolgens alle velden aan in de editor en klik na afloop rechtsonder op ‘Opslaan’. Je ziet binnen een paar seconden een bevestiging.
Je kan zowel een complete factuur als een deel van de factuur crediteren. Hieronder lees je hoe je dit doet.

Een complete factuur crediteren
  1. Klik in het menu bovenin op ‘Facturen’.
  2. Klik op het factuurnummer van de factuur die je wilt crediteren.
  3. Je komt nu in de editor terecht. Klik op ‘Overige acties’ in het editormenu.
  4. Klik nu op ‘Creditfactuur maken’ en klik vervolgens op ‘Ja’.
  5. Klik nu weer op ‘Opslaan’. Je ziet binnen een paar seconden een bevestiging dat de factuur is opgeslagen.

Een deel van de factuur crediteren
  1. Klik in het menu bovenin op ‘Facturen’.
  2. Klik op het factuurnummer van de factuur die je wilt crediteren.
  3. Je komt nu in de editor terecht. Klik op ‘Overige acties’ in het editormenu.
  4. Klik nu op ‘Creditfactuur maken’ en klik vervolgens op ‘Ja’. Klik nu weer op Opslaan. Je ziet binnen een paar seconden een bevestiging dat de factuur is opgeslagen.
  5. Klik nu op ‘Bewerken’ in het editormenu bovenin.
  6. Verwijder de factuurregels die je niet wilt crediteren.
  7. Klik op ‘Opslaan’. Je krijgt weer een bevestiging dat de factuur is opgeslagen.

Korting geven of een toeslag in rekening brengen in Exact Go doe je door onderstaande stappen te volgen.

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Facturen’.
  2. Klik op het factuurnummer van de factuur die je wilt aanpassen. Je komt nu in de editor terecht.
  3. Onder ‘Totaal inclusief btw’ zie je twee knoppen verschijnen: ‘Korting toevoegen’ en ‘Toeslag toevoegen’. Klik op een van de knoppen, vul de juiste gegevens in en klik op ‘Opslaan’.
  4. Klik daarna in het editormenu ook op ‘Opslaan’.
  5. Je ziet binnen een paar seconden een bevestiging dat de factuur is opgeslagen.
Wanneer je een nieuwe factuur aanmaakt in Exact Go, wordt de factuurdatum automatisch ingevuld. In de editor kan je tijdens het maken van de factuur eventueel de factuurdatum aanpassen. 

Let op: zodra je een factuur hebt verstuurd, is het niet meer mogelijk om de factuurdatum aan te passen.

Je kan de statustekst van een factuur aanpassen. Volg hiervoor de volgende stappen:

  1. Klik op je bedrijfsnaam rechtsbovenin en klik in het uitklapmenu op ‘Instellingen’. 
  2. Klik in het menu links op ‘Huisstijl’. 
  3. Klik daarna op de naam van het sjabloon waarvan je de statustekst wilt aanpassen. 
  4. Je komt nu in de editor terecht. Klik in het editormenu bovenin op ‘Statusteksten’. Je kan de statusteksten aanpassen voor:
  • Herinnering
  • Pre-reminder
  • Aanmaning
  • Credit
  • Automatische incasso
  1. Heb je de teksten aangepast, klik dan op ‘Sluiten’.
  2. Klik in het editormenu bovenin op ‘Opslaan’.
Heb je een externe factuur verstuurd (oftewel: heb je een factuur verstuurd op een andere manier dan via Exact Go), dan kan je deze handmatig invoeren. Dat doe je zo:

  1. Klik in het menu bovenin op 'Facturen'.
  2. Klik op 'Nieuwe factuur' en vul de gegevens in. Pas ook de factuurdatum aan. 
  3. Sla de factuur op. Deze komt nu als conceptfactuur in je facturenoverzicht te staan.
  4. Ga met je muis over de status van de factuur. Er verschijnen meerdere iconen. Klik op 'Versturen' en kies voor de verstuurmethode 'Per post'. De factuur wordt niet daadwerkelijk verstuurd, maar krijgt wel de status 'Verstuurd'. Ook wordt er automatisch een factuurnummer aangemaakt.

Wanneer je pakbonnen wilt versturen, kan je hier een nieuwe huisstijl voor aanmaken. Dit doe je als volgt:

  1. Klik op je bedrijfsnaam rechtsbovenin en klik in het uitklapmenu op ‘Instellingen’. 
  2. Klik in het linkermenu op ‘Huisstijl’ en daarna op de knop ‘Nieuwe huisstijl’. 
  3. Vul een naam en omschrijving in waaraan je de pakbon makkelijk kan herkennen.
  4. Kies bij ‘Soort’ voor ‘Pakbon’ en klik daarna op ‘Opslaan & verder’. 
  5. Je komt nu in de editor terecht. Hier kan je de opmaak van de pakbon naar wens aanpassen. Vergeet daarna niet om op ‘Opslaan’ te klikken.

Je kan een pakbon aanmaken als je een conceptfactuur hebt aangemaakt. Dit doe je als volgt:

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Facturen’. 
  2. Klik daarna in de facturenlijst op de bedrijfsnaam van de conceptfactuur die je als pakbon wilt versturen. 
  3. Je komt nu in de editor terecht. Klik in het editormenu bovenin op ‘Overige acties’ en dan op ‘Pakbon’. 
  4. Er opent een nieuw scherm. Vul hier eventueel leverdatum, ordernummer en overige opmerkingen in en vink ‘Bedragen tonen op pakbon’ uit.

Versturen

Wil je standaard een kopie ontvangen van elke factuur die je verstuurt, doorloop dan de volgende stappen.

  1. Klik op je accountnaam in het menu rechtsboven en klik op ‘Instellingen’.
  2. Klik op ‘E-mailmeldingen’ in het linkermenu en vul je e-mailadres in bij het veld ‘Kopie factuur naar (e-mail)’.
  3. Klik daarna rechtsonderin op ‘Opslaan’. Je ziet binnen een paar seconden een bevestiging.
Als je klant liever een papieren factuur ontvangt, kan je je facturen ook per post versturen.

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Facturen’.
  2. Beweeg je muis over de status van de factuur die wilt printen. Er verschijnen dan een aantal iconen. Klik op ‘Versturen’.
  3. Er verschijnt een nieuw venster. Kies hier ‘Zelf printen’ en dan ‘Factuur downloaden’.
  4. Er wordt een PDF-bestand gedownload. Dit bestand kun je vervolgens printen en per post versturen. 
Door een facturatiecyclus in te richten, verstuurt Exact Go automatisch betalingsherinneringen naar je klanten. Dit doe je als volgt.

  1. Klik op je accountnaam in het menu rechtsboven in klik op ‘Instellingen’.
  2. Klik in het linkermenu eerst op ‘Facturen’ en vervolgens op ‘Facturatiecyclus’.
  3. Klik hier op een bestaande facturatiecyclus om deze aan te passen, of maak een nieuwe facturatiecyclus aan via de knop ‘Nieuwe cyclus’.
  4. Wanneer je je voorkeuren hebt aangepast of ingegeven, klik je op ‘Opslaan’.
Je kan ervoor kiezen om een factuur te sturen naar meerdere e-mailadressen.

  1. Maak een nieuwe factuur, of open de conceptfactuur die je naar meerdere e-mailadressen wilt versturen.
  2. Klik in de editor op 'Versturen'.
  3. Kies bij verstuurmethode voor 'E-mail'. 
  4. Er opent een nieuw scherm. Vul bij 'E-mailadres' het eerste e-mailadres in en klik op 'Gegevens aanpassen'. Vul daarna het tweede e-mailadres in en druk weer op enter. Herhaal dit totdat je alle e-mailadressen hebt toegevoegd. 
  5. Ben je klaar, klik dan op 'Versturen'.
Wanneer je een factuur hebt opgeslagen als conceptfactuur en deze wilt versturen, doorloop je de volgende stappen:

  1. Klik in het menu bovenin op 'Facturen'. 
  2. Je krijgt nu een lijst te zien met al jouw (concept)facturen. 
  3. Beweeg je muis over de status van de conceptfactuur die wilt versturen. Er verschijnen dan een aantal iconen. Klik op ‘Versturen’.
  4. Kies hoe je de factuur wilt versturen. 
  5. Vervolgens zie je dat de status van de factuur verandert in 'Verstuurd'.

Btw

Btw verleggen in Exact Go doe je door onderstaande stappen te volgen. 

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Facturen’.
  2. Klik op de factuur die je wilt aanpassen, of maak een nieuwe factuur aan via de knop ‘Nieuwe factuur’.
  3. Je komt nu in de editor terecht. Kies ‘Opties’ in het editormenu.
  4. Bij ‘Btw verleggen’ kies je ‘Ja’. Klik vervolgens op ‘Sluiten’.
  5. Klik daarna in de editor op ‘Opslaan’. Je ziet binnen een paar seconden een bevestiging dat de factuur is opgeslagen.

Een factuur aanpassen naar 'inclusief btw' in Exact Go doe je door onderstaande stappen te volgen.

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Facturen’.
  2. Klik op het factuurnummer van de factuur die je wilt aanpassen.
  3. Je komt nu in de editor terecht. Kies hier ‘Opties’ in het editormenu.
  4. Selecteer hier bij ‘Factuurbedragen zijn’ de optie ‘Inclusief btw’ en klik op ‘Sluiten’.
  5. Klik nu op ‘Opslaan’ in het editormenu. Je ziet binnen een paar seconden een bevestiging dat de factuur is opgeslagen.

In Exact Go kan je een overzicht vinden voor de btw-aangifte.

  1. Ga naar de Exact Go startpagina door op het logo linksbovenin te klikken.
  2. Scroll naar beneden. Rechtsonderin op de pagina zie je ‘Aangifte kwartaal’ staan. Klik op ‘Aangifte bekijken’ om de btw-aangifte in te zien.

Wanneer je op een factuur de btw niet kan aanpassen, staat mogelijk de btw uit in je huisstijl. Dit kan je als volgt aanpassen:

  1. Klik rechtsbovenin op je bedrijfsnaam en daarna in het uitklapmenu op ‘Instellingen’.
  2. Klik in het linkermenu op ‘Huisstijl’.
  3. Klik op de huisstijl die je gebruikt voor je facturen. Je komt nu in de editor terecht.
  4. Klik in het editormenu bovenin op ‘Opmaak’. 
  5. Ga naar het tabblad ‘Regels’ en vink ‘Btw per regel’ aan. Ga vervolgens naar het tabblad ‘Overig’ en vink ‘Btw uitzetten’ uit.
  6. Sla de huisstijl op. Het is nu mogelijk om de btw te selecteren op de factuur.

Het kan voorkomen dat je geen btw wilt tonen op een factuur, bijvoorbeeld bij een margefactuur. Hiervoor moet de btw uitgeschakeld worden in je huisstijl. Dit doe je als volgt:

  1. Klik rechtsbovenin op je bedrijfsnaam en daarna op ‘Instellingen’ in het uitklapmenu.
  2. Je kan het beste je huidige huisstijl voor facturen kopiëren. Dit doe je door op de huisstijl te klikken en daarna in het editormenu op ‘Kopiëren’ te klikken. Bevestig met ‘Kopiëren’.
  3. Open dan de kopie van de huisstijl en klik in het editormenu op ‘Opmaak’. 
  4. Ga naar het tabblad ‘Regels’ en vink ‘Btw per regel’ uit.
  5. Ga naar het tabblad ‘Overig’ en vink ‘Btw uitzetten’ aan.
  6. Dubbelklik op de tekst 'Totaal inclusief btw' in de offerte. Pas dit aan naar 'Totaal' en klik op 'Opslaan'. 
  7. Verander eventueel de naam van de huisstijl via ‘Opties’ in het editormenu bovenin. Zo is de huisstijl makkelijk te herkennen. 
  8. Sla de huisstijl op.

Wanneer je de huisstijl hebt aangepast, kan je een nieuwe factuur aanmaken. Druk boven de factuur op de knop 'Huisstijl' om de nieuwe huisstijl te selecteren. Voer bij de factuurregel het totaalbedrag inclusief btw in en sla de factuur op. Noteer wel op de factuur dat het hierbij om een bijzondere regeling - gebruikte goederen gaat.

Als je regels op de factuur zonder btw wilt tonen, volg je de volgende stappen:

  1. Klik rechtsboven op je bedrijfsnaam en klik in het uitklapmenu op ‘Instellingen’. 
  2. Klik in het linkermenu op ‘Huisstijl’. 
  3. Klik daarna op de naam van de huisstijl die je wilt aanpassen.
  4. Je komt nu in de editor terecht. Klik in het editormenu op ‘Opmaak’.
  5. Er opent een nieuw scherm. Klik hier op de tab ‘Regels’. 
  6. Vink ‘Btw per regel’ uit en klik op ‘Sluiten’.
  7. Klik in het editormenu bovenin op ‘Opslaan’.

Betaling

Zo zet je een factuur op deelbetaald:

  1. Klik in het menu bovenin op 'Facturen'.
  2. Ga met je muis over de status van de factuur waarvoor je een deelbetaling wilt invoeren. Er verschijnen een aantal iconen. Klik op 'Betaling verwerken'.
  3. Er opent een nieuw scherm. Klik op 'Deelbetaling'.
  4. Vul het ontvangen bedrag en de datum van de betaling in. Klik daarna op 'Opslaan'. 
  5. Je krijgt een melding dat de betaling is verwerkt.
Exact Go ondersteunt verschillende betaalproviders, waaronder Sisow. Wil je Sisow koppelen aan je Exact Go account, doorloop dan de volgende stappen.

  1. Klik rechtsbovenin op je bedrijfsnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'.
  2. Je komt in een nieuw scherm. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Betaalmethodes'. 
  3. Selecteer Sisow als betaalmethode. Vul je Merchant ID en de geheime sleutel in en klik op 'Opslaan'. Sisow is nu gekoppeld aan je Exact Go account.
Exact Go ondersteunt verschillende betaalproviders, waaronder Mollie. Wil je Mollie koppelen aan je Exact Go account, doorloop dan de volgende stappen.

  1. Klik rechtsbovenin op je bedrijfsnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'.
  2. Je komt in een nieuw scherm. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Betaalmethodes'. 
  3. Selecteer Mollie als betaalmethode. Vul de geheime sleutel in en klik op 'Opslaan'. Mollie is nu gekoppeld aan je Exact Go account.

Het is mogelijk om de betalingsvoorwaarden op een offerte of factuur te wijzigen. Dit doe je als volgt:

  1. Klik op je bedrijfsnaam rechtsbovenin en klik in het uitklapmenu op ‘Instellingen’. 
  2. Klik in het menu links op ‘Huisstijl’. 
  3. Klik daarna op de naam van het sjabloon waarvan je de e-mailtekst wilt aanpassen. 
  4. Dubbelklik op de tekst met de betalingsvoorwaarden. Beschikbare vervangcodes zijn:
  • BETALINGSTERMIJN - geeft automatisch de betalingstermijn weer.
  • IBAN_NUMMER - geeft automatisch je rekeningnummer weer.
  • FACTUURNUMMER - geeft automatisch het factuurnummer weer.
  1. Klik na het wijzigen op ‘Opslaan’ in het editormenu.

Bankkoppeling

Zo stel je de bankkoppeling in:

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Bank’.
  2. Er opent een nieuw scherm. Klik op de button ‘MT940-bestand uploaden’ en upload het juiste bestand.
  3. Je krijgt te zien hoeveel bankregels je kan koppelen. Klik op ‘Koppel bankregels’.
  4. Je krijgt nu alle bankregels te zien die het systeem kan koppelen aan jouw verstuurde facturen. Klik op ‘matchen’ om te koppelen, op ‘negeren’ om geen actie te ondernemen en op ‘Andere factuur selecteren’ om de transactie aan een andere factuur te koppelen.
  5. Als je op ‘Andere factuur selecteren’ klikt, opent er een venster waarin je het factuurnummer kan zoeken van de factuur die je wil koppelen. Zodra deze toont, klik je hierop en klik je op de knop ‘Factuur wijzigen’. Je kan nu de bankregel matchen.
  6. Wanneer je een factuur matcht, wordt de status van deze factuur gewijzigd naar ‘Betaald’.

Om de bankkoppeling te kunnen instellen, heb je een MT940-bestand nodig. Dit is een bestandsformaat waarmee je financiële banktransacties van je zakelijke rekening kan exporteren. MT940-bestanden hebben grotendeels dezelfde indeling, maar per bank kan de implementatie verschillen. Raadpleeg de website van jouw bank om te checken hoe je het MT940-bestand kunt downloaden.

Er kan een bankkoppeling gemaakt worden met iedere bank die een MT940-bestand verstrekt.

Nee, de transacties worden niet automatisch bijgewerkt; je moet zelf periodiek een nieuw MT940-bestand uitdraaien en uploaden.

Het systeem maakt de match op basis van o.a. het factuurnummer, de datum en het factuurbedrag. Als een transactie een 0% match geeft, dan betekent dit dat het systeem de transactie niet aan een factuur kan koppelen, doordat er te weinig gegevens beschikbaar zijn, of om dat de factuur al de status ‘Betaald’ heeft.

Ja, ook met de gratis versie kan je de bankkoppeling gebruiken.

(Fout)meldingen

Een factuur krijgt een foutstatus wanneer je deze verstuurt naar een niet-bestaand e-mailadres. Een foutstatus oplossen voor een factuur in Exact Go doe je door onderstaande stappen te volgen.

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Facturen’.
  2. Kies hier de factuur die je opnieuw wilt versturen.
  3. Beweeg je muis over de status. Er verschijnen een aantal iconen. Klik op ‘Versturen’.
  4. Er verschijnt een nieuw venster. Kies hier ‘Versturen per mail’ en dan ‘Volgende stap’.
  5. Voeg aan het correcte adres toe. Als het nodig is kun je ook CC- en BCC-velden toevoegen door op ‘+CC/BCC toevoegen’ te klikken.
  6. Controleer de e-mailtekst en klik op ‘Versturen’.

Wanneer je ervoor kiest om geen automatische betaalherinneringen te versturen, kan een factuur komen te vervallen. Een vervallen factuur herken je aan het uitroepteken. Je zal dan dus actie moeten ondernemen en handmatig een herinnering moeten versturen. Dit doe je als volgt.

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Facturen’.
  2. Kies hier de factuur die je handmatig wilt herinneren.
  3. Verstuur de herinnering.

Overig

Facturen exporteren kan op 4 verschillende manieren:

  • Als Excel export
    Met een Excel export ontvang je de volgende gegevens: factuurid, factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, referentie, automatische incasso, klant, relatienummer, contactpersoon, adres, postcode, plaats, e-mail, btw-nummer ontvanger, factuurtotaal exclusief btw, factuurtotaal btw, factuurtotaal inclusief btw, betaalstatus, factuurstatus, betaaldatum, betaalmethode, telefoonnummer, mobiel, sjabloon.

  • Als PDF
    Via een PDF-export ontvang je je facturen als pdf. Precies zoals ze eruit zien. Selecteer je meerdere facturen, dan worden die als een PDF-bestand gedownload.

  • Als printexport
    Met een printexport krijg je het zelfde resultaat als met PDF. Let op: als de factuur nog geen factuurnummer heeft, dan wordt deze aangemaakt zodra je een export maakt.

  • Als SEPA-export
    Met een SEPA-export krijg je een SEPA-bestand om bij de bank te importeren. Met een SEPA-bestand kun je SEPA-incasso's beginnen.


Wil je een export maken, doe dit dan als volgt:

  1. Klik in het menu bovenin op 'Facturen'. 
  2. Klik op de tab 'Exporteren' (onder de blauwe knop 'Nieuwe factuur').
  3. Selecteer hoe je de export wilt maken in het menu aan de linkerkant.
  4. Vul de begin- en einddatum in van de periode waarvan je een export wilt maken.
  5. Klik op 'Downloaden'. De export downloadt automatisch.
Exact Go maakt automatisch factuurnummers aan. Wil je de manier van nummeren aanpassen, doorloop dan de volgende stappen.

  1. Klik rechtsbovenin op je bedrijfsnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'.
  2. Je komt in een nieuw scherm. Klik in het menu links op 'Facturen'.
  3. Pas het voorloopnummer aan in het veld 'Voorloop factuurnummer'. Dit staat standaard ingesteld op 'JAAR', maar je kan dit bijvoorbeeld aanpassen naar 'JAAR-MAAND'.
  4. Klik daarna op 'Opslaan'. Het nieuwe factuurnummer wordt voortaan toegepast op je nieuwe facturen.
In e-mailteksten kan je gebruik maken van vervangcodes, waardoor bepaalde informatie automatisch ingeladen wordt in de e-mail. Denk bijvoorbeeld aan de factuurdatum, de klantnaam of het adres van de klant. Hieronder vind je een overzicht van alle vervangcodes die je kan gebruiken in e-mailteksten.

FACTUURDATUM
VERVALDATUM
FACTUURNUMMER
BEDRAG
FACTUURBEDRAG
KLANT_NAAM
KLANT_ADRES
KLANT_POSTCODE
KLANT_PLAATS
KLANT_EMAIL
KLANT_RELATIENUMMER
RELATIENUMMER
KLANT_REKENINGNUMMER
KLANT_TENAAMSTELLING
KLANT_IBAN
KLANT_BIC
KLANT_VOORLETTERS
KLANT_TUSSENVOEGSEL
KLANT_ACHTERNAAM
AANHEF
CONTACTPERSOON
ACCOUNTS_NAAM
ACCOUNTS_ADRES
ACCOUNTS_POSTCODE
ACCOUNTS_PLAATS
ACCOUNTS_EMAIL
ACCOUNTS_REKENINGNUMMER
ACCOUNTS_TENAAMSTELLING
ACCOUNTS_IBAN
In een huisstijl kan je gebruik maken van vervangcodes, waardoor bepaalde informatie automatisch ingeladen wordt in de huisstijl. Denk bijvoorbeeld aan je rekeningnummer, btw-nummer en het factuurnummer. Hieronder vind je een overzicht van alle vervangcodes die je kan gebruiken in een huisstijl.

BTW_NUMMER
KLANT_BTW_NUMMER
FACTUURNUMMER
BETALINGSTERMIJN
GREKENINGNUMMER
REKENINGNUMMER
IBAN_NUMMER
IBAN_KLANT
BIC_CODE
TENAAMSTELLING
RELATIENUMMER
USERS_NAME
Bij de omschrijving van een veld van een periodieke factuur kan je de volgende vervangcodes gebruiken:

Vorige periode:
VORIGE_MAAND_JAAR_NUMERIEK → 04 2019
VORIGE_MAAND_JAAR → April 2019
VORIGE_MAAND_NUMERIEK → 04
VORIGE_DATUM_NUMERIEK → 18-04-2019
VORIGE_JAAR → 2019
VORIGE_MAAND → April

Begin periode
BEGIN_MAAND_JAAR_NUMERIEK → 04 2020
BEGIN_MAAND_JAAR → April 2020
BEGIN_MAAND_NUMERIEK → 04
BEGIN_DATUM_NUMERIEK → 18-04-2020
BEGIN_JAAR → 2020
BEGIN_MAAND → April
BEGIN_VOLGENDE_MAAND_NUMERIEK → 18-05-2020

Eind periode
EIND_MAAND_JAAR_NUMERIEK → 04 2021
EIND_MAAND_JAAR → April 2021
EIND_MAAND_NUMERIEK → 04
EIND_DATUM_NUMERIEK → 18-04-2021
EIND_JAAR → 2021
EIND_MAAND → April
EIND_VOLGENDE_MAAND_NUMERIEK → 18-05-2021

Rekenen met maanden/jaren (+ of - aantal maanden/jaren)
MAAND_JAAR+2 → Juni 2022
MAAND+2 → Juni
JAAR+2 → 2022
Bij abonnementen kan je bij het veld 'Korte beschrijving' gebruik maken van de volgende vervangcodes:

BEGIN_MAAND_JAAR_NUMERIEK
BEGIN_MAAND_JAAR
BEGIN_JAAR
BEGIN_MAAND
BEGIN_MAAND_NUMERIEK
BEGIN_DATUM_NUMERIEK

EIND_MAAND_NUMERIEK
EIND_MAAND
EIND_JAAR
EIND_MAAND_JAAR
EIND_MAAND_JAAR_NUMERIEK
EIND_DATUM_NUMERIEK

Een factuur kan je op twee manieren verwijderen.

Manier 1

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Facturen’.
  2. Vink de factuur aan die je wilt verwijderen en klik onderaan naast ‘Acties’ op het pijltje.
  3. Klik in het uitklapmenu voor ‘Verwijderen’ en bevestig met ‘Ja’. 

Manier 2
  1. Klik in het menu bovenin op ‘Facturen’.
  2. Klik op de factuur die je wilt verwijderen. Je komt nu in het editormenu terecht.
  3. Klik in het editormenu bovenin op ‘Verwijderen’ en bevestig met ‘Verwijderen’. 


Let in beide gevallen wel op dat de nummering van je factuurnummers aansluitend is, zodat er geen gaten ontstaan.

Een verwijderde factuur terughalen is helaas niet mogelijk. Om in de toekomst te voorkomen dat je een factuur kwijtraakt, kun je instellen dat je automatisch een kopie ontvangt van iedere factuur die je verstuurt. Dit doe je als volgt:

  1. Klik op je accountnaam in het menu rechtsboven en klik op ‘Instellingen’.
  2. Klik op ‘E-mailmeldingen’ in het linkermenu en vul je e-mailadres in bij het veld ‘Kopie factuur naar (e-mail)’.
  3. Klik daarna rechtsonderin op ‘Opslaan’. Je ziet binnen een paar seconden een bevestiging.

Zodra je een factuur verstuurd hebt, is het mogelijk om de geschiedenis van de factuur te bekijken. In de geschiedenis van een factuur vind je onder andere terug wanneer de factuur is verstuurd, ontvangen en geopend. Ook de registratie van verstuurde herinneringen of aanmaningen is hier zichtbaar.

De geschiedenis van een factuur bekijken, doe je als volgt:

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Facturen’.
  2. Klik op de factuur waarvan je de geschiedenis wilt bekijken. Je komt nu in het editormenu terecht. 
  3. Onder het editormenu zie je een gekleurde balk waarin de status, het factuurnummer, de klant en het totaalbedrag te vinden zijn. Hieronder zie je ook een bolletje met daarin een pijltje naar beneden - soms staat er in het rood ook een cijfer in. Klik op dit bolletje.
  4. Je krijgt nu de geschiedenis van de factuur te zien. Hierin kan je eventueel filteren op ‘Toon alles’, ‘Notities’, ‘Geschiedenis’, ‘Betalingen’ en ‘Bekeken’.

Huisstijl

Het is mogelijk om in Exact Go meerdere huisstijlen aan te maken. Een nieuwe huisstijl aanmaken doe je als volgt:

  1. Klik rechtsbovenin op je bedrijfsnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'. 
  2. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Huisstijl'.
  3. Klik op de knop 'Nieuwe huisstijl'.
  4. Er opent een nieuw scherm. Vul hier de naam en omschrijving van de huisstijl in, zodat je deze makkelijk kan terugvinden. 
  5. Kies dan het soort huisstijl dat je wilt aanmaken. Je kan kiezen voor een factuur als e-mail, print of per post, een offerte of een pakbon. Je kan ook meerdere opties selecteren.
  6. Selecteer het lettertype waarin de factuur moet worden opgemaakt.
  7. Klik dan op 'Opslaan & verder'. 
  8. Je komt nu in de editor terecht. Via het editormenu bovenin kun je onder andere de statusteksten, e-mailteksten, opmaak en taal aanpassen.
  9. Heb je je aanpassingen doorgevoerd, klik dan op 'Opslaan'. Vanaf nu kan je gebruik maken van je nieuwe huisstijl.
Zo pas je een bestaande huisstijl aan:

  1. Klik rechtsbovenin op je bedrijfsnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'. 
  2. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Huisstijl'.
  3. Je ziet nu een overzicht van jouw verschillende huisstijlen. Klik op de naam van de huisstijl die je wilt aanpassen.
  4. Je komt nu in de editor terecht. Via het editormenu bovenin kun je onder andere de statusteksten, e-mailteksten, opmaak en taal aanpassen.
  5. Heb je je aanpassingen doorgevoerd, klik dan op 'Opslaan'.
Het is mogelijk om je logo op je facturen en offertes te tonen. Om dit te kunnen doen, moet je eerst je logo uploaden. Dit doe je als volgt:

  1. Klik rechtsboven op je bedrijfsnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'. 
  2. Er opent een nieuw scherm. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Profiel' en daarna op 'Logo'. 
  3. Klik op de knop 'Logo uploaden'. 
  4. Je kan nu een bestand selecteren. Let op: de afbeelding dient een .JPG of een .PNG bestand te zijn met een maximale bestandsgrootte van 2 MB.
  5. Zodra je het logo hebt geüpload, wordt het logo standaard getoond op ieder sjabloon. 

Wil je op een of meerdere huisstijlen een ander logo tonen, dan kan je dit in de huisstijl zelf instellen. Dit doe je zo:

  1. Klik rechtsboven op je bedrijfsnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'. 
  2. Er opent een nieuw scherm. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Huisstijl'.
  3. Je krijgt nu een lijst met al jouw huisstijlen te zien. Klik op de naam van de huisstijl waarvoor je een ander logo wilt instellen. 
  4. Je komt nu in de editor terecht. Klik in het editormenu bovenin op 'Opmaak'. 
  5. Klik in het scherm dat opent op 'Choose file' onder het kopje 'Logo'.
  6. Je kan nu een bestand selecteren. Let op: de afbeelding dient een .JPG of een .PNG bestand te zijn met een maximale bestandsgrootte van 150 KB.
  7. Wanneer het logo is geüpload, klik je op 'Sluiten'. 
  8. Je komt weer in de editor terecht. Klik bovenin op 'Opslaan'. 
  9. Het logo wordt vanaf nu getoond wanneer je deze huisstijl gebruikt. 

Inkoopfacturen

Inkoopfacturen archiveer je heel makkelijk via Exact Go. Dat doe je zo:

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Inkoopfactuur’.
  2. Klik rechtsbovenin op ‘Nieuwe inkoopfactuur’.
  3. Je komt nu in de editor terecht. Vul hier alle relevante gegevens in. Vergeet vooral niet de scan van het bonnetje toe te voegen.
  4. Ben je klaar? Klik dan linksbovenin op ‘Opslaan’.
  5. Je ziet binnen een paar seconden een bevestiging dat de inkoopfactuur is opgeslagen.
Ja, om een inkoopfactuur aan te kunnen maken, dien je eerst een leverancier aan te maken. Dit kan op twee manieren.

Vooraf een nieuwe leverancier aanmaken
  1. Klik in het menu bovenin op 'Contacten'.
  2. Klik op de knop 'Nieuwe leverancier'. Typ de bedrijfsnaam in. Omdat Exact Go is gekoppeld aan de database van de Kamer van Koophandel, doet het systeem een voorstel. Selecteer de juiste klant. Je ziet dat bepaalde velden automatisch worden gevuld. Vul ook de overige velden zo compleet mogelijk in.
  3. Klik dan op 'Opslaan'. 
  4. Vervolgens kan je bij het aanmaken van een nieuwe inkoopfactuur deze aangemaakte leverancier selecteren.

Een nieuwe leverancier aanmaken tijdens het maken van een inkoopfactuur
  1. Klik in het menu bovenin op 'Inkoopfactuur'.
  2. Klik op 'Nieuwe inkoopfactuur'. 
  3. Voer de naam van de crediteur in. Zodra je melding krijgt dat de leverancier niet bestaat, klik je op het plusje.
  4. In het geopende venster kun je de leverancier aanmaken en de gegevens opslaan.
  5. Je kunt nu de rest van de inkoopfactuur invullen en opslaan.

Eventueel zou je een generieke crediteur kunnen maken om alle relevante inkoopfacturen daaraan toe te wijzen.

Het exporteren van een bijlage van een inkoopfactuur in Exact Go doe je door onderstaande stappen te volgen.

  1. Klik in het menu bovenin op ‘Inkoopfactuur’.
  2. Op de overzichtspagina zie je je inkoopfacturen staan. Klik op de naam van de inkoopfactuur waarvan je de bijlage wilt exporteren.
  3. Je komt nu in de editor terecht. Klik linksboven in het editormenu op ‘Bijlage’, daar zie je alle bijlages. Klik op de betreffende bijlage die je wilt exporteren en het downloaden start direct.
  4. Klaar? Klik dan op ‘Sluiten’. De bijlage vind je terug in de downloadmap van je browser.

Samenwerken met je boekhouder

Wanneer je je Exact Go account koppelt met je boekhouder, kun je je digitale schoenendoos heel eenvoudig met je boekhouder delen. Met een druk op de knop zet je al je facturen en bonnetjes door. Deze informatie wordt vervolgens automatisch gekoppeld aan jouw administratie in het systeem van je boekhouder, inclusief boekingsvoorstel. Hierdoor is je boekhouder minder tijd kwijt aan je administratie, wat scheelt in de kosten. Ook heeft je boekhouder hierdoor meer inzicht, waardoor hij je beter kan adviseren over je financiën.

Ja, Exact Go kan gekoppeld worden met ieder boekhoudsysteem en dus ook met iedere boekhouder.

Koppel je je Exact Go account met je boekhouder, dan betaal je hier geen extra kosten voor.

Ja, zodra je een factuur verstuurt of een bonnetje scant, wordt dit automatisch gedeeld met je boekhouder. Zo heeft je boekhouder inzicht en kan hij je beter adviseren.

NL Select your country