Hulp nodig?

Heb je een vraag over Exact Go, of loop je ergens tegenaan? Op deze pagina vind je helpvideo's en veelgestelde vragen. Staat jouw vraag er niet tussen, trek dan even aan de bel bij onze supporthelden. Dat doe je via het envelop-icoontje rechts onderin Exact Go of per mail naar support@exactgo.nl.

Heb je net een account aangemaakt? Bekijk hier hoe je in 6 stappen aan de slag gaat met Exact Go.

Helpvideo's

Heb je hulp nodig bij het maken van offerte of het toevoegen van een klant in Exact Go? Bekijk hieronder onze helpvideo's om te zien hoe het in z'n werk gaat.

Een factuur maken

Een offerte maken

Een klant toevoegen

Veelgestelde vragen

Bekijk hieronder de veelgestelde vragen. Heb je specifieke vragen over hoe je iets in Exact Go zelf doet? Maak dan gebruik van de helpfunctie linksonderin Exact Go.

Algemeen

In principe niets! Exact Go is gratis voor iedereen die 5 of minder facturen per maand verstuurt. Verstuur je op maandbasis meer dan vijf facturen, maak dan gebruik van de betaalde versie (maar zolang Exact Go nog in beta is, maak je nu ook gratis gebruik van Exact Go 100). Klik hier om alle prijzen en mogelijkheden te bekijken.

Het is helaas niet mogelijk om je Exact Go-abonnement te pauzeren. Wanneer je weet dat je in de toekomst weer gebruik wilt maken van de mogelijkheden, is het aan te raden om je abonnement te downgraden naar de gratis versie. Zo heb je geen kosten. Kies je ervoor om je abonnement te beëindigen, let dan op: je kunt met hetzelfde mailadres niet nogmaals een account aanmaken.

Om er zeker van te zijn dat facturen en betalingen correct worden geregistreerd, zijn er enkele gegevens nodig vanuit een veiligheidsoogpunt. Het is ook informatie die Exact Go gebruikt bij het maken van je facturen, zodat je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

Nee, er kan slechts één bedrijf worden aangesloten op één Exact Go-abonnement. Als je meerdere bedrijfsadministraties hebt, dan heb je voor elke administratie een apart Exact Go account nodig met elk een ander e-mailadres.

Je kunt eenvoudig wisselen tussen meerdere accounts met de account switcher. Deze functionaliteit is als volgt te activeren:
  1. Ga naar je gebruikersnaam en klik ‘Instellingen’
  2. Er opent een nieuw scherm, links in het menu klik je op ‘Account’ en kom je in het ‘Gebruikersoverzicht’ uit
  3. Klik door op de naam van de gebruiker en in het scherm dat opent klik je op het tabje ‘Rechten’
  4. Daar vink je de optie ‘Account Switcher’ aan en kan je op opslaan klikken (met de overige rechten hoef je niks te doen)
Als je deze optie hebt aangevinkt is het mogelijk om vanaf 1 Exact Go account te wisselen naar andere Exact Go accounts.

Gegevens

Je logingegevens voor Exact Go bestaan uit je e-mailadres en een wachtwoord. Deze zijn beiden aan te passen. Om je inloggegevens voor je Exact Go-account aan te passen, doorloop je volgende stappen.
  1. Log in op je Exact Go-account.
  2. Ga rechtsbovenin naar je gebruikersnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'.
  3. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Mijn gebruikers'.
  4. Hier zie je de gegevens van alle gebruikers die toegang hebben tot je Exact Go-account. Jouw gegevens staan als hoofdgebruiker vermeld.
  5. Klik op jouw naam. Je krijgt nu de mogelijkheid om je gegevens aan te passen. Let wel op dat een e-mailadres uniek moet zijn.
  6. Klik daarna op 'Opslaan'.
Dat kan natuurlijk de beste overkomen. Gelukkig is het heel eenvoudig om een nieuw wachtwoord aan te vragen. Dit doe je als volgt:
  1. Ga naar het inlogscherm.
  2. Klik op 'Wachtwoord vergeten'. Vul je e-mailadres in en klik daarna op 'Wachtwoord aanvragen'.
  3. Je ontvangt nu een e-mail. Klik in deze e-mail op 'oe paNieuw wachtwoord'.
  4. Er opent een nieuwe tab in je internetbrowser. Vul hier twee keer je nieuwe wachtwoord in en klik op 'Wachtwoord opslaan'. Je kan vanaf nu inloggen met je nieuwe wachtwoord.
Wil je je e-mailadres aanpassen, doorloop dan de volgende stappen. Let wel op dat je een uniek e-mailadres gebruikt.
  1. Ga rechtsbovenin naar je gebruikersnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'.
  2. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Mijn gebruikers'.
  3. Hier zie je de gegevens van alle gebruikers die toegang hebben tot je Exact Go-account. Jouw gegevens staan als hoofdgebruiker vermeld.
  4. Klik op jouw naam. Je krijgt nu de mogelijkheid om je gegevens aan te passen. Let wel op dat een e-mailadres uniek moet zijn.
  5. Klik daarna op 'Opslaan'.
Het wijzigen van je btw-nummer doe je als volgt:
  1. Ga rechtsbovenin naar je gebruikersnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'.
  2. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Financiële gegevens'.
  3. Pas in het veld 'Btw-nummer' je btw-nummer aan en klik op 'Opslaan'.

Relaties

In Exact Go heb je de mogelijkheid om de volgende klantgegevens op te slaan:
  • Generieke gegevens, zoals adres en KvK-nummer
  • Contactpersonen
  • Financiële gegevens
  • Informatie over facturatiecyclus en BTW verleggen
  • Welke producten bij deze klant horen
  • Een categorie waar je klant toe behoort
  • Notities en opmerkingen
Ja dit kan. Tijdens het aanmaken van de klant heb je de mogelijkheid om in de generieke gegevens een land kiezen. Let op, je moet wel handmatig het buitenlandse adres invoeren. Je kunt deze gegevens ook leeg laten wanneer je alleen offertes en facturen per e-mail verstuurt.

Ja, je kunt eenvoudig je contacten in Exact Go importeren. Dit doe je via de volgende stappen:

  1. Ga naar ‘Relaties’
  2. Klik vervolgens op de tab ‘Importeren’
  3. Download vanaf hier het voorbeeld bestand via de knop ‘Voorbeeld downloaden’ en vul deze met de gegevens. Op de eerste regels van het bestand heb je een aantal voorbeelden van hoe de informatie opgemaakt dient te zijn. Let er dus wel op dat je deze regels er uit haalt voordat je het gaat importeren.
  4. Als het bestand hebt gevuld dan sla je het bestand op en kan je die vervolgens in het zelfde scherm als waar je het voorbeeld hebt gedownload uploaden.
  5. Als je het bestand hebt geüpload kom je in het scherm ‘Koppel je CSV waardes’. Daar geef je aan welke informatie per waarde bedoelt wordt.
  6. Via de knop ‘Toon voorbeeld’ onderaan de pagina kan je controleren of alle informatie uit het bestand goed staat gekoppeld. Links in de kantlijn kan je ook kiezen voor het overzicht van alle relaties die je wilt importeren. Daar kan je controleren of alle informatie op de juiste plek staat. Bijvoorbeeld bedrijfsnaam bij bedrijfsnaam en dat niet het telefoonnummer bij het mailadres veld staat gekoppeld.
  7. Als dat allemaal klopt klik je rechts onderin vanaf de controlepagina op ‘Importeren’
  8. Daarna zijn alle relaties uit het bestand geïmporteerd.

Ja dit is mogelijk. Je voegt eenvoudig meerdere contactpersonen toe aan een klant of leverancier. Volg hiervoor de volgende stappen:

  1. Klik in het menu bovenin op 'Relaties'.
  2. Klik op het relatienummer van de klant waaraan je een extra contactpersoon wilt toevoegen.
  3. Scroll naar beneden en klik op de knop 'Contactpersoon toevoegen' aan de rechterkant van de pagina. De velden voor de gegevens komen onderaan de pagina te staan. Zie je ze niet gelijk, scroll dan een stukje naar beneden.
  4. Voeg nu een extra contactpersoon toevoegen. Als je zijn/haar gegevens hebt ingevuld, klik je op 'Opslaan'.

Er zijn twee redenen waarom je een leverancier moet aanmaken voor bonnen en inkoopfacturen:

  1. Je boekhouder kan op deze manier de bonnen die jij invoert koppelen aan de relatie.
  2. Wanneer je losse bonnen hebt, kun je nooit terughalen welke kosten je hebt gemaakt per klant of leverancier. Als je dit altijd netjes bij houdt, is het inzichtelijk waar bijvoorbeeld een groot deel van je kosten zitten.

Wil je niet voor elke bon of inkoopfactuur een leverancier aanmaken? Maak dan 1x een ‘verzamelcontact’ aan die je bijvoorbeeld ‘kleine bonnetjes/ inkoopfacturen’ noemt. Zo heb je alles toch nog geordend in je administratie.

Ja, wanneer je niet voor elke bon of inkoopfactuure een leverancier wilt aanmaken, kun je ervoor kiezen om een ‘verzamelcontact’ aan te maken. Bijvoorbeeld een contact ‘kleine bonnetjes’ of ‘kopjes koffie’. Zo heb je alles geordend in je administratie. Let wel op, je moet dan om alle kosten per klant inzichtelijk te hebben altijd even deze ‘verzamelcontacten’ checken of je niets mist.

Ja, de database van Exact Go is gekoppeld aan de Kamer van Koophandel. Zodra je een relatie aanmaakt en je start met typen van de bedrijfsnaam, zie je dat Exact Go voorstellen doet, gebaseerd op de Kamer van Koophandel. Klik je vervolgens op die bedrijfsnaam, dan worden adresgegevens en KvK-nummer automatisch ingevuld.

Let wel op: wijzigt je relatie iets bij de KvK zoals zijn adresgegevens, dan wordt dit niet automatisch aangepast in Exact Go.

Nee, helaas is dit niet mogelijk. Wanneer je een relatie toevoegt in je Exact Go-account worden de adresgegevens en het KvK-nummer automatisch ingevuld. Past je klant of leverancier vervolgens iets aan bij de KvK, dan dien je dat handmatig in Exact Go te verwerken.

Je kunt eenvoudig je klanten en leveranciers als Excel of .csv bestand exporteren vanuit je Exact Go-account. Eventueel kun je dit ook doen per categorie.

Volg hiervoor de volgende stappen:

  1. Klik in je Exact Go-account bovenin op ‘Relaties’
  2. Ga vervolgens naar de tab ‘exporteren’
  3. Kies of je een Excel of .csv bestand als download wilt hebben
  4. Selecteer eventueel een categorie
  5. Klik vervolgens op ‘download’

Offertes

Met Exact Go kun je onbeperkt gratis offertes maken en versturen. Klik hier om alle prijzen en mogelijkheden te bekijken.

Wanneer een offerte (online) is goedgekeurd, zet je deze eenvoudig om naar een factuur.

Volg hiervoor de volgende stappen:

  1. Log in op je Exact Go-account.
  2. Ga naar ‘Offertes’ en open de goedgekeurde offerte
  3. Klik bovenin op ‘accepteren’ en kies hier ‘geaccepteerd’
  4. Je krijgt nu de mogelijkheid om de offerte te factureren. Kies hier ‘ja’
  5. Je factuur is aangemaakt. Pas hier eventueel de laatste dingen aan en kies ‘versturen’

Wil je een offerte in het Engels opmaken, dan is er een mogelijkheid om eenvoudig de standaardteksten van de offerte om te zetten.

Volg hiervoor de volgende stappen:

  1. Log in op je Exact Go-account.
  2. Ga rechtsbovenin naar je gebruikersnaam en klik in het uitklapmenu op 'Instellingen'.
  3. Klik in het menu aan de linkerkant op 'Mijn huisstijl' en kies vervolgens ‘Nieuwe huisstijl’
  4. Geef deze huisstijl een naam (vb: Offerte Engels), kies ‘offerte (email) en klik vervolgens op ‘opslaan en verder’.
  5. Je komt nu in de editor van de huisstijl. Kies hier vervolgens ‘Opties’
  6. Klik hierna op de tab opties. Hier zie je de mogelijkheid om de standaardteksten in het Engels om te zetten. Klik onderin op opslaan.
  7. Sla vervolgens je huisstijl op.

Wanneer je een nieuwe offerte maakt, kies dan bovenin de editor ‘huisstijl’. Je ziet hier nu je zojuist aangemaakte Engelse offerte huisstijl tussenstaan.

Ja, het is zelfs mogelijk om meerdere huisstijlen voor offertes aan te maken in Exact Go. Dit is een optie die je vindt bij je instellingen. Wanneer je vervolgens een offerte maakt, kies je eenvoudig de huisstijl die je voor de desbetreffende klant wilt gebruiken. Zo zien al je offertes er professioneel uit.

De keuze of je jouw prijzen inclusief of exclusief btw wilt tonen, geef je aan tijdens het maken van je offerte. Je vindt deze mogelijkheid in de offerte-editor onder ‘opties’. De prijs die je invoert in je offerte wordt vervolgens automatisch op de juiste wijze weergegeven. Wil je geen btw tonen op je offerte? Dan pas je dit ook eenvoudig aan.

Facturen

Met Exact Go kun je maandelijks gratis 5 facturen maken en versturen. Verstuur je op maandbasis meer dan vijf facturen, dan kan je gebruik maken van de betaalde versie. Klik hier om alle prijzen en mogelijkheden te bekijken.

Ja, het is mogelijk om meerdere huisstijlen aan te maken in Exact Go. Wanneer je een factuur maakt, kies je eenvoudig de huisstijl die je wilt gebruiken. Zo zijn al je facturen in dezelfde stijl.
Ja, in het factuuroverzicht zie je de status van al je facturen. Of deze nu betaald, openstaand of verlopen is.

Periodieke facturen

Periodieke facturatie is onderdeel van de basismogelijkheden in Exact Go en is dus gratis. Mocht je meer dan 5 facturen per maand versturen, dan zul je wel moeten overstappen naar een Exact Go 100 pakket.
Je kunt direct starten met periodiek factureren. Ga naar je Exact Go account. Daar zie je bovenin de optie ‘periodiek’ staan. Hieronder vind je de mogelijkheid om met een nieuwe periodieke factuur te starten.
Wanneer je een Exact Go account hebt, kun je starten met het versturen van periodieke facturen. Let wel op, je kunt ze inplannen vanaf de volgende dag. Wil je toch vandaag al een periodieke factuur sturen? Maak dan een ‘normale’ factuur aan en start de periodieke facturen per de eerstvolgende verzenddatum.
Bij het aanmaken van een periodieke factuur, kun je in de omschrijving vervangcodes ingeven. Daarmee wordt automatisch de juiste periode aan je periodieke factuur toegevoegd. Bijvoorbeeld VORIGE_MAAND_JAAR → April 2018.
Jazeker. In het overzicht van je periodieke facturen vind je jouw concepten, actieve en inactieve facturen terug.

Contact

support@exactgo.nl

Molengraaffsingel 33
2629 JD Delft
Postbus 5066, 2600 GB Delft
Nederland

NL Select your country