SBR: een andere manier van werken

Werken met SBR kan een hoop voordelen opleveren. Maar als kantoor moet je wel goed nadenken over de inrichting van administratieve processen bij de klant. Want standaardiseren is een mooie oplossing, mits je ook open staat voor flexibiliteit (en zo nodig maatwerk) met het oog op specifieke behoeftes van je klant.


Rapportages


De BTW aangifte wordt door vrijwel ieder boekhoudpakket ondersteund, maar andere rapportages zijn veel lastiger en gedetailleerder. Exact Online laat rapportages dan ook bij rapportagesoftware liggen en integreert ze liever. Dat gebeurt op grootboek- of op RGS-niveau. “Van daaruit kan er een jaarrekening worden samengesteld of rapportage worden gegenereerd en vervolgens kan van daaruit een SBR-rapport worden opgesteld. We werken daarin graag samen met partijen als Caseware, Pro ManagementUnit4 Audition, MLE en Visionplanner. We laten die keuze graag bij onze klanten.”

Zorg voor de juiste software


Thijs Sauër, die de beroepspraktijk kent als fiscalist en accountant, is product marketing manager bij Exact. Hij legt uit dat het werken met SBR niet problematisch hoeft te zijn, als je maar de goede software gebruikt.

“Een kantoor doet een fiscale aangifte met behulp van software van Unit4, Nextens (Elsevier) of Kluwer. Hoe die software de informatie uiteindelijk aan de achterkant oplevert, maakt de gebruiker niet zo veel uit. De accountant controleert of het goed is en maakt er een bestandsformaat van en het is klaar.

Wat moet je boekhoudsoftware kunnen om goed te rapporteren in SBR?


“Dat is afhankelijk van het type uitvraag. BTW loopt veelal direct via het boekhoudpakket. Bij de jaarrekening en de deponeringsstukken is het handig om de rekeningschema’s goed te hebben gestandaardiseerd en vervolgens de koppelingen met de rapportagesoftware goed in orde te hebben. Dan kun je veel administraties in 1 keer doorzetten van het boekhoudpakket naar de rapportagesoftware. Je gebruikt immers overal hetzelfde rekeningschema en dezelfde koppeling.’

Checks en balances


SBR kan extra voordelen opleveren, bijvoorbeeld door het hergebruik van data. “Geprogrammeerde checks en balances zijn eenvoudiger te realiseren. Kantoren moeten dan wel de administraties bij ondernemingen op een meer uniforme manier inregelen. Maar het is nog niet zo dat je informatie automatisch van het ene pakket naar het andere pakket in SBR kunt realiseren.”

Daar zijn wel voorzetten voor gedaan. Maar als standaardiseren op detailniveau nodig is, wordt het lastiger: “Dan zie je dat in een rekeningschema in RGS ook weer verder uitgesplitst moet worden.”

Inrichting naar behoefte


Hoe je de administratie inricht hangt natuurlijk af van de behoefte van je cliënt. Daarbij houd je rekening met de vorm van de onderneming, maar ook van relevante branchespecifieke behoeftes. “Denk aan bijvoorbeeld een horecarekeningschema. Dan heb je verschillende omzetgroepen en brutomargeberekeningen. Die heb je niet nodig voor een SBR-rapportage, maar wel voor terugkoppeling en managementinformatie aan je klant.”

Soms wil een klant écht iets speciaals. Dat kan natuurlijk, maar dat kost gewoon meer. “Biedt de klant de keuze. Wanneer je als kantoor efficiënt wil produceren, dan moet je standaardiseren.”

Tijd winnen door tijd investeren


Overigens moet er bij standaardisatie vaak gewend worden aan de manier van aanleveren. Reken erop dat dit proces soms wat tijd kost. Uiteindelijk is het een stuk efficiënter. Sauër: “Je zult zien dat bij steeds meer uitvragen van cijfers van een onderneming er vooraf gevalideerd moet worden. Een bankenrapportage wordt alleen geaccepteerd wanneer die voldoet aan alle eisen. Dat alle velden die nodig zijn voor een kredietrapportage ingevuld moeten zijn is misschien lastig. Het biedt aan de andere kant echter het voordeel dat op er op het moment dat je hem indient er ook een beslissing kan worden genomen. Je weet heel snel of een kredietaanvraag wel of niet goedgekeurd gaat worden. Je voorkomt eindeloos heen en weer gedoe over ontbrekende informatie.”
Deel dit artikel

Reageer op dit artikel