Practice management wederom verder verbeterd

Blij met de eerdere verbeteringen in Practice Management? Er komen er nog meer aan! In dit blog lichten we er een aantal toe.

Kopieer project voor nieuw financieel jaar

Een project in Exact Online is de basis voor de vastlegging van de jaarwerk opdracht die de accountant uitvoert voor haar klant. Afhankelijk van het aantal klanten die een accountant heeft zijn dit behoorlijk wat projecten die feitelijk in een nieuw financieel jaar veelal dezelfde karakteristieken kennen. Daarom is het nu vanaf het projectoverzicht mogelijk gemaakt om projecten  in 1 keer in bulk te kopiëren naar een nieuw financieel jaar.  Je kopieërt ze inclusief diensten, taken, factuurtermijnen, etc. etc. Dat bespaart een hoop tijd en de basis voor het nieuwe jaar is snel gelegd.

Urenregistratie en Taakbeheer hand in hand

De integratie van de onderdelen binnen Practice Management zorgt voor nog meer efficiëntie. Een mooi voorbeeld: bij het realiseren van een taak is het nu mogelijk om op dat moment direct de bestede uren voor die taak vast te leggen. Dat zorgt voor een accurate urenregistratie en facturatie.

Capaciteitsinzicht per medewerker

Het nieuwe projectactiviteiten (taken) overzicht geeft inzicht in de capaciteit bij de medewerkers– ideaal als er een nieuwe opdracht moet worden ingepland. Bij het selecteren van een bepaalde medewerker in een bepaalde periode zie je dan meteen het totale aantal taken en de begrote uren.

Via het gereedschapsicoontje kan ook worden gegroepeerd op medewerker. Andere handigheidjes in dit overzicht zijn de diverse bulk acties (realisatie van taken, overzetten naar andere medewerker).  Zo ook het ‘mijn clienten’ filter. Via dit filter worden alleen de taken getoond van de klanten waar je betrokken bij bent zoals vastgelegd op de relatiekaart (sectie Betrokken).

Scherpere budget bewaking

Zoals eerder vermeld kun je via de nieuwe knop diensten op de projectkaart nu tot op dienst- en zelfs taakniveau gebudgetteerde versus gerealiseerde uren in de gaten houden. Je ziet het meteen: binnen budget is je balkje groen, er buiten rood, en bij een bepaald percentage overschrijding wordt het oranje. Dit ‘waarschuwingspercentage’ kun je eenmalig als default invoeren (onder administratie instellingen). In ditzelfde dienstenoverzicht kun je nu ook kostenposten (zoals reiskostenvergoeding) aanmaken die ook aanvullend kunnen worden gefactureerd.

Klant dossiermappen

Ook de verkenner-achtige document mappen structuur is verbeterd. (Deze is benaderbaar via zowel klantkaart als het 360° clientoverzicht). Een nummertje toont nu bijvoorbeeld het aantal documenten dat in een map zit. Middels ‘drag & drop’ kunnen nu tot wel 100 documenten tegelijk in een map worden geplaatst. Heel handig als je naar Exact Online overstapt!

Benieuwd wat Practice Management nog meer voor jouw kantoor kan betekenen? Neem dan een kijkje op de website.

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel