Is RGS een wondermiddel voor jouw administratie?

RGS staat voor  Referentie Grootboek Schema en houdt in dat er mogelijkheden komen om financiële informatie uit administraties verder te standaardiseren. Wat heb je daaraan? Zo wordt die info beter vergelijkbaar én is die makkelijker door te spelen naar andere systemen. Zo maak je het leven van je accountant én jezelf makkelijker.


Waarom zou ik het willen?


Steeds meer app center partners koppelen op basis van RGS. Dat betekent dat de koppeling plug & play gaat worden en dat er niet meer gekoppeld hoeft te worden op grootboekrekeningniveau (want je rekeningschema is immers uniek voor jouw bedrijf of kantoor). Overschakelen van een bepaald dashboard, fiscaal pakket of rapportagepakket is dan ook een fluitje van een cent.

Ook kunnen allerlei toepassingen gaan steunen op RGS: zoals toewijzingsregels in de bank, boekingstemplates en ‘no hands accounting’. En wellicht kunnen allerlei overzichten straks ook op die wijze getoond worden, zodat ze voor iedereen hetzelfde zijn. Omdat de interpretatie van cijfers zo eenduidiger wordt, zal het vergelijken van cijfers met branchegenoten makkelijker zijn. Daarnaast is het uitrollen van controls over meerdere administraties eenvoudiger, ook voor app partners die daarin gespecialiseerd zijn.

Moet iedereen nu van rekeningschema veranderen?


Nee hoor! Iedereen kán zijn eigen rekeningschema blijven gebruiken. RGS zit eigenlijk aan de achterkant van de boekhouding. Je kunt daar dus nieuwe classificaties (referenties)  toevoegen om de koppeling met RGS te maken. Het vastleggen van deze referenties is voor bestaande administraties wel iets waar over nagedacht moet worden.  Daarom maken we bij Exact een nieuw standaard rekeningschema waarbij deze koppeling aan de referenties al is gemaakt. Zo kun je meteen volledig gebruik maken van RGS als je een administratie met een van onze templates inricht.

Wat moet ik doen om RGS te implementeren?


Om het te implementeren moet je iedere grootboekrekening koppelen aan een referentie van het RGS referentieschema, dat doe je bij het onderhoud van de grootboekrekeningen. Denk daar goed over na. Soms moet je beslissen om extra grootboekrekeningen toe te voegen, en dat vraagt wel even tijd. Pro tip: koppel altijd op detailniveau omdat je daarmee de mogelijkheid houdt om meer in detail te kunnen rapporteren en informatie te laten uitvragen.

Versies 


Wellicht weet je al dat RGS verschillende versies kent. Op dit moment zijn versies 1.0, 1.1 en 2.0 gepubliceerd. Versie 3.0 wordt gepubliceerd voor het einde van 2017. De verwachting en het streven is dat RGS 3.0 een stabiele versie zal zijn die de komende jaren mee kan gaan. Natuurlijk kunnen we dat niet garanderen, maar de stakeholders streven daar wel naar. Exact Online ondersteunt op dit moment versie 1.1 en zal ook versie 3.0 gaan ondersteunen.

Beschikbaarheid van RGS


Op dit moment is RGS beschikbaar voor gebruikers van Exact Online Accountancy Geavanceerd en Premium. Bij het beschikbaar komen van versie 3.0 zal het ook beschikbaar zijn voor ondernemerslicenties én kunnen accountants het aanzetten in de licenties van hun gekoppelde klanten en zullen we ze opnemen in de Exact voorbeeldadministraties..

Hulp bij het inrichten


We kunnen ons voorstellen dat er behoefte is aan hulp bij het inrichten van de RGS referenties. Onze App center partner Analys.io heeft daarvoor een dienst beschikbaar.  Zeker voor accountantskantoren is dat een prettige bijkomstigheid omdat er toch vaak (klant-specifieke) afwijkingen zijn op het gebied van de gestandaardiseerde administraties.
Deel dit artikel

Reageer op dit artikel