Elektronisch factureren: zo doe je het

Elektronisch factureren bespaart jou en je klanten tijd. Dat komt doordat alle informatie op de factuur eenvoudig in de boekhouding kan worden verwerkt. Dat betekent ook dat je klant de facturen sneller kan verwerken en er geen vertraging in de betaling meer kan optreden.

Nieuwe standaard

Vanaf 1 januari 2017 is het verplicht om rijksoverheidsorganen elektronisch te factureren voor alle contracten die na 1 januari 2017 zijn afgesloten. Ook grotere bedrijven zoals de NS en lagere overheden zien het belang van elektronisch factureren. Daarom is het handig om in dat proces mee te kunnen doen – zeker als het een voorwaarde wordt voor leveranciers.

Elektronisch of Digitaal?


Er is nog al eens verwarring over het verschil tussen een digitale factuur een elektronische factuur. Die zijn namelijk niet hetzelfde. Vergelijk het maar met bankafschriften: je kan via je bank afschriften downloaden in PDF formaat of in bijvoorbeeld een MT940 formaat. De PDF versie is eigenlijk een gewoon document, terwijl de MT940 versie gestructureerde informatie bevat die zo kan worden ingelezen in de boekhouding. Zie daar de winst!

Hoe verzenden en ontvangen: 3 manieren


Je kan zo’n elektronische factuur natuurlijk op meerdere manieren verzenden of ontvangen. Per email gaat dat het eenvoudigst. Daarbij is er wel een zeer beperkte mate van veiligheid, bijvoorbeeld wat betreft het voorkomen van spookfacturen – want anderen kunnen zich makkelijk voordoen als een van je leveranciers.

Directe verbinding


Verzending kan ook via directe verbindingen tussen partijen (SFTP verbindingen), maar dat kan alleen als er sprake is van een groot volume facturen tussen partijen en er weinig wijzigingen zijn tussen klanten en leveranciers. Dit is ook een relatief dure oplossing door de hoge kosten van opzet en onderhoud.

Gespecialiseerd platform


De laatste manier is verzending via platformen die daarop zijn ingericht. Via het Exact Online platform kun je bijvoorbeeld al je klanten die ook in Exact Online zitten direct elektronisch factureren. Ook zijn er oplossingen zoals het Simplerinvoicing platform. Het voordeel van dit soort constructies is dat je zeker weet dat je ontvangen facturen afkomstig zijn van een bekende verzender die geregistreerd staat als partij. Dat geldt eveneens voor je klanten: zij hoeven ook niet te twijfelen of jouw elektronische factuur wel echt van jou komt of dat iemand je emailadres misbruikt.

Daarom willen veel overheden en grote bedrijven gebruik maken van platformen zoals het Simplerinvoicing platform. Zo weet men meteen zeker dat de facturen van de juiste partij in een ongewijzigde vorm worden ontvangen.

Exact ondersteunt het Simplerinvoicing formaat


De elektronische facturen worden in Exact Online ondersteund in het SI formaat. Als je Rijksoverheden factureert dien je daarbij te kiezen voor het formaat SI 1.1 Dit is tevens de laatste versie , dus gebruik deze als standaard factureringsformaat. Dit formaat is overigens ook leesbaar als de ontvanger nog UBL 2.0 of SI 1.0 gebruikt.

Verzenden via Simplerinvoicing


De ontsluiting van het Simplerinvoicing platform gebeurt door partijen die zich specialiseren in het ontvangen en verzenden van (elektronische) facturen. Er zijn diverse partijen om Exact Online op die manier te ontsluiten. Dit is al mogelijk met eVerbinding. Op korte termijn verwachten we Tie Kinetics, Tradeinterop, Storecove en mogelijk nog anderen aan dit rijtje toe te voegen.

Nog enkele aandachtspunten


Om het e-factureren goed te laten werken via een platform is het van belang dat je aangeeft dat je via een derde partij wil verzenden. Dat doe je zo:

    1. Kies op de relatiekaart onder Verkoop bij “methode voor verzenden” E-facturering.

 

    1. Kies op de relatiekaart onder Verkoop bij “Bijlage; Types” Simplerinvoicing 1.1.

 

    1. Zorg dat van je relatie het e-mailadres & het identificatienummer voor E-facturatie zijn ingevuld
      (dat is voor Rijksoverheid het OIN nummer, voor overige partijen kan het een BTW nummer of KVK nummer zijn)

 

    1. Zorg voor volledige relatiegegevens.

 

    1. Zorg dat je eigen administratiegegevens ook ingevuld zijn (zoals BTW nummer, KVK nummer, emailadres)



En tenslotte: vergeet niet een aansluiting te regelen bij een provider zoals eVerbinding.

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel