Software, briefpapier of postuil: hoe stuur jij je factuur?

Als het aan de Europese Commissie ligt, wordt e-facturering tegen 2020 de meest gangbare factureringsmethode in Europa. Huh, zijn er dan nog steeds mensen die hun uurtjes níét declareren met digitale factuurtjes? Jazeker. Ze bestaan en geloven heilig in de voordelen van de papieren rekening. Soms vanwege de meest creatieve en uiteenlopende redenen!

factureren

Luuk, eigenaar van –geloof het of niet- een internetbedrijf, zweert bij de papieren factuur. “Bedenk maar eens hoeveel mailtjes de gemiddelde ondernemer per dag binnenkrijgt. Dat zijn er sowieso veel meer dan het aantal brieven. Mijn envelop kan niet worden weg geklikt. Al bij ontvangst krijgt die extra aandacht, en vervolgens ligt die de hele dag op het bureau van mijn klant en herinnert hem eraan dat ‘ie hem nog moet betalen.”

Luuk is niet de enige. Ook Ward, freelance webdesigner en dus ook een echte internetondernemer, stuurt zijn facturen toch liever op de ouderwetse manier. “Het klinkt misschien gek, maar ik vind het gewoon leuk om na een grote klus een factuur op te maken en uit te printen. Dan kijk ik nog even naar het bedrag dat ik over een paar weken op mijn rekening kan verwachten en stop ik hem een envelop. Dichtlikken, zegel erop en naar de brievenbus ermee. Onderweg denk ik al aan hoe ik het kan uitgeven. Nerdie? Nee joh, is juist leuk!”

Lang verstuurde iedereen zijn facturen op die manier maar inmiddels verstuurt meer dan de helft van de Nederlandse ondernemers zijn facturen via het internet. Hebben Ward en Luuk dan wel een punt? Er zijn helaas weinig cijfers te vinden die bovenstaande theorieën bevestigen als het gaat om b2b-facturen. Naar het betalingsgedrag van consumenten is wel onderzoek gedaan. In tegenstelling tot wat Luuk en Ward denken, geeft negen procent aan een digitale factuur eerder te betalen dan een papieren exemplaar.

Stoute postbodes


Of het nu de nostalgische motieven zijn van Ward of de onderbuikgevoelens van Luuk, of ze opwegen tegen de nadelen van de factuur per post is nog maar de vraag. Er zijn redenen genoeg te bedenken waarom een envelop alsnog sneller kwijtraakt dan een e-mailtje. Begin dit jaar werd papieren-factuursturend Nederland nog opgeschikt door frauduleuze postbodes die de rekeningnummers op facturen veranderden. PostNL voelde zich niet verantwoordelijk voor hun stoute bezorgers en ondernemers liepen honderden euro’s mis. Facturen versturen via internet lijkt dan een veiligere en snellere optie. Daarnaast zijn digitale facturen beter voor het milieu, makkelijk te koppelen aan de boekhouding en is het gemakkelijker om herinneringen te versturen.

Eenzame envelop


Het plezier van het dichtplakken, de belasting op het milieu, of het uitsparen van die ene bezorgdag zijn mooi, of ze echt de doorslag geven bepaal je als ondernemer vooral zelf. Voor de meeste ondernemers geldt vooral dat een factuur wordt gemaakt met maar één enkel doel. Zorgen dat deze zorgvuldig opgestelde vordering geld in het laatje brengt. Op welke wijze is de kans het grootste dat hij wordt betaald? Een factuur die voorzien is van alle verplichte informatie, een betalingstermijn en ook nog eens professioneel oogt, wordt sowieso sneller afgerekend. Maar helpt het ook om hem in een envelop te stoppen?

Met de nog altijd toenemende digitalisering door de consument van nu is één ding zeker. Steeds meer mensen raken gewend aan het ontvangen van een digitale factuur. Met een apart mapje in de mailbox voor rekeningen wordt het maandelijkse administratie uurtje opeens een fluitje van een cent. Tenminste, zolang hij beseft dat dit mapje misschien wel het gros van de facturen is en dus die ene losse envelop, die de hele week op dat ene plekje op zijn bureau heeft gelegen, niet is kwijtgeraakt?

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel