Online bedrijfssoftware: ga je voor maatwerk of niet?

Gebruikt jouw bedrijf software op maat of is standaard software goed genoeg? Misschien denk je er nog over na. We spraken met Thijs Sauer. Als Product Marketing Manager bij Exact, leverancier van zowel standaard als maatwerk bedrijfssoftware oplossingen, weet hij welke overwegingen hierbij belangrijk zijn. Uiteraard hangt alles af van welk type bedrijf je runt. Maak gebruik van zijn tips in dit blog.

Bedrijfssoftware op maat of niet


Heb je écht maatwerk nodig?


“Maatwerk heeft altijd een forse prijs. Aan de ene kant is dat flexibel omdat je het kunt laten aanpassen zoals je wilt, maar dat betekent wel dat iedere (extra) aanpassing je geld kost. Dus je voordelen moeten wel dusdanig groot zijn dat die extra kosten daar tegenop wegen.” Je moet, kort gezegd, dus weten hoeveel winst het maatwerk je oplevert. Niet alleen in geld, maar ook in tijd, efficiency en professionaliteit. Schrijf dit letterlijk op en weeg dat af tegen een standaard oplossing.

Laat bedrijfssoftware met je meegroeien


Een voorbeeld is ICT- dienstverlener TenICT. Zij kozen uiteindelijk voor standaard bedrijfssoftware en gingen aan de slag met Exact Online. Dat breidden ze vervolgens per module uit. Eerst voegden ze een tijd- en facturatiemodule toe en toen het bedrijf zich in 2013 meer ging richten op projectdienstverlening, namen ze de module Project Management erbij.

Aanpassen aan bedrijfssoftware


Het kan een nadeel zijn dat met standaard bedrijfssoftware niet alles specifiek op je organisatie is afgestemd. Toch zegt business development directeur Sebastiaan Smit van TenICT niet meer terug te willen naar maatwerk: “We hebben er destijds bewust voor gekozen om ons als organisatie aan de software aan te passen, in plaats van andersom.” Toch ziet hij dat veel mkb-bedrijven met maatwerk blijven werken: “Zonde van geld, tijd en energie. Standaard cloudsoftware voldoet binnen het mkb al heel snel.” 

Tussenoplossing? Klein stukje maatwerk


Als je toch wat extra’s nodig hebt, kun je er ook voor kiezen om standaard bedrijfssoftware als basis te nemen en die te combineren met een klein stuk maatwerk van een derde partij. Met deze constructie moet je overigens wel je updates goed in de gaten houden: als je standaard software wordt geüpdatet, moet je maatwerk ook op tijd worden aangepast. Anders werkt het mogelijk niet meer goed samen en heb je zelfs de kans dat je bedrijf wordt belemmerd.

Hou rekening met de toekomst


Toch worden updates vaak genegeerd, vertelt Sauer: "Dat is bijvoorbeeld omdat het maatwerk niet op tijd geleverd kan worden, maar heeft vaak vooral te maken met kosten. Sommige bedrijven draaien op bedrijfssoftware van drie versies terug, omdat hun maatwerk daarop geschreven is en ze anders misschien tien- tot vijftigduizend euro kwijt zijn om hun maatwerk te laten upgraden.”  Hou dus wel scenario’s als deze in je achterhoofd als je een combinatie van standaard software en maatwerk overweegt.

Combineren met apps


Een andere optie is een combinatie van standaard bedrijfssoftware met applicaties. Sauer: “Op die manier kun je een centraal systeem, dat het grootste gedeelte van al jouw wensen invult, met standaard blokjes uitbreiden.” Maar werkt het ook? “Je zult soms je wensen iets bij moeten stellen, maar dan heb je wel het grote voordeel dat je op veel lagere onderhoudskosten zit.”

Zulke build-it-yourself pakketten worden wel steeds beter door het rap groeiende aanbod aan apps: “De keuze is ruim, dus als je het ene punt wat zwaarder vindt wegen dan het andere punt – bij de één is dat de prijs, bij de ander is dat de functionaliteit– kun je dat prima aanpassen aan je behoeftes. Dan kun je bijna zeggen: eigenlijk heb ik al een soort maatwerk.” Daarbij: je weet waar je financieel aan toe bent, want je betaalt voor je (online) software en je apps een vast maandelijks bedrag.

Waar op te letten?


Toch zijn er wel wat factoren om rekening mee te houden. Het is bijvoorbeeld handig om te weten of je potentiele softwareleverancier  een solide ecosysteem om zich heen heeft. Is er bijvoorbeeld een app center en wat voor eisen worden er gesteld aan de partners die aansluitende apps maken? Weet daar eerst het antwoord op vóór je je standaard software aanschaft. Check ook welke apps erop aansluiten. Zo weet je zeker dat die handige kassa-app ook daadwerkelijk samenwerkt met jouw bedrijfssoftware.

Meer weten over de handige koppelingen van Exact Online? Lees dan dit blog.

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel