5 tips voor een goed debiteurenbeheer

Dagelijks krijgen ondernemers ermee te maken: facturen die niet binnen de betalingstermijn betaald worden. 35% van consumenten betaalde in het afgelopen jaar facturen niet of te laat. Dat kost ondernemend Nederland veel geld. Zonde. Met deze tips betalen je klanten je wél op tijd.

1. Wees zorgvuldig vanaf het begin

Hoe goed de verhouding met je klant ook is, houd het wel zakelijk. Leg afspraken over de deal vast en communiceer betalingsvoorwaarden via je algemene voorraden. Vermeld ze ook op je factuur. Hier heb je naderhand profijt van en je voorkomt een hoop kopzorgen.

2. Factureer op de juiste manier

Zorg ervoor dat je factureert zoals je klant dat wilt. Wil je klant een getekende urenstaat zien of een inkoopnummer? Stuur je factuur dan direct op de juiste manier in via de post of e-mail. En wellicht is je klant al over op elektronisch factureren. Stuur dan een elektronische factuur. Wil je zeker zijn of je factuur is aangekomen? Bel je klant even op en vraag of de factuur op de juiste wijze is aangeleverd. Dit kan je zo een paar dagen binnen de betalingstermijn schelen.

3. Zorg voor een overzicht van je openstaande facturen

Tien dagen nadat je factuur betaald had moeten zijn, kom je er pas achter dat je geld nog niet binnen heeft. Dit is zonde! Deze tien dagen had je ook kunnen gebruiken om erachter te komen waarom je klant niet betaald heeft. Misschien is het een kleine aanpassing, waardoor je factuur inmiddels al betaald had kunnen zijn. Begrijpelijk is dat je niet al je klanten na een dag al wilt bestoken met vragen over de betaling van je factuur. Echter is het je goed recht als je dit wel doet. Je klant is immers degene die zich niet aan de afspraak houdt.

Hoe sneller je het debiteurenbeheer voert, hoe eerder je resultaat bereikt.

4. Maak een plan en volg dat op

Stel voor jezelf een plan op om het debiteurenbeheer te voeren op een manier waarop jij dat prettig vindt. Bijvoorbeeld na 3 dagen een herinnering, na 8 dagen bellen etc. Volg deze punten altijd op en zorg ervoor dat je dit ook vastlegt. Het is makkelijk om een klant te bellen en deze op zijn woord te geloven dat hij volgende week betaalt. Als de klant zijn belofte echter niet nakomt en jij je schriftelijk zaken niet op orde hebt, dan heb je geen (goede) basis om een mogelijk incassodossier te openen.

5. Besteed je debiteurenbeheer uit

Als het voeren van debiteurenbeheer niet helemaal in jouw straatje ligt of je er simpelweg niet genoeg tijd voor hebt kan je het uit handen geven aan specialisten. Door gebruik te maken van factoring wordt niet alleen je debiteurenbeheer overgenomen. Ook beschik je direct over je factuurbedragen. De betalingstermijnen van je klanten neemt het factoringbedrijf over.

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel