Zo blijft Xafax relevant in de veranderende markt van betaalautomaten

Betalen. Iedereen moet het, maar de manier waarop verandert snel. Waar Xafax 25 jaar geleden hoofdzakelijk muntautomaten plaatste, is anno 2017 contactloos betalen de norm. Straks zijn er geen betaalautomaten meer nodig, dan betaalt iedereen met zijn smartphone of een andere wearable. Aan Xafax de taak om hier continu op in te spelen.

Transformatie van Xafax

Xafax (40 medewerkers) is actief in het onderwijs, de zorg, bibliotheken, overheid en sportclubs. Naast onderhoud en beheer van betaalsystemen biedt Xafax document- en IT-oplossingen als digitale toegangscontrole.

Nog maar een paar jaar geleden bestond 80% van het werk uit het produceren en plaatsen van fysieke betaalterminals en automaten. 20% werd besteed aan het programmeren ervan. Nu is dat omgekeerd en de verwachting is dat het programmeerpercentage verder toeneemt.

Beheer op afstand

Xafax verzorgt de reparatie en het beheer van betaalterminals en software platform voor betalen en loyaliteit steeds meer op afstand. De hosting omgeving wordt continu gemonitord.

“Bij een verstoring gaat letterlijk een alarm af en ondernemen we meteen actie”, zegt Sander Toepoel, servicemanager bij Xafax. “Alle systemen zijn remote te benaderen, waardoor technische ondersteuning snel is uit te voeren. Zo ondervindt de klant minimale hinder.” Toch is de technische buitendienst niet verleden tijd. De betaalsystemen moeten nog worden geplaatst bij de klant en ook is er soms fysiek onderhoud nodig.

Rijdende magazijnen

De busjes van Xafax zijn rijdende magazijnen, waarin alle materialen zitten om een reparatie of installatie snel en vakkundig te realiseren. “De grote betaalterminals verdwijnen ook als contactloos betalen de norm wordt”, verwacht Sander.

Van hard- naar softwarebedrijf

Xafax beseft als geen ander dat het mee moet met veranderingen om nog van betekenis te blijven. Zo verandert het bedrijf van een hardware- naar een softwarebedrijf.

Deze verandering stelt ook andere eisen aan de automatisering. Na een intensieve zoektocht, naar een servicemanagementsysteem, kwam Sander uit bij FieldBuddy. Dit is online field servicesoftware voor planning, contract-, asset-, servicemanagement en rapportage.

De software heeft een ‘bewezen goedwerkende’ koppeling met Exact Online voor Handel, het pakket dat Xafax eerder al in gebruik had genomen voor het voorraadbeheer en de financiële administratie beheren.

Minder voorraad

Na een jaar werken met de combinatie ‘FieldBuddy en Exact Online voor Handel’, zijn de eerste voordelen zichtbaar. “De informatie richting onze 1.700 klanten is enorm verbeterd.

Dankzij FieldBuddy houden we hen nu via geautomatiseerde e-mails nauwkeurig op de hoogte van de status van hun apparaten, contracten, onderhoud en wanneer de monteur langskomt. Ze registeren eenvoudig hun werkzaamheden, het materiaalverbruik, en hun reistijden via een tablet. Daardoor zijn fouten door handmatige of onvolledige registratie verdwenen.

Verbruikte materialen worden automatisch geregistreerd in Exact Online voor Handel. Er is veel minder voorraad nodig door de besteladviezen die het systeem genereert. We krijgen een bericht wanneer een product moet worden bijbesteld. Dat is echt top.”

Sturen

Een van de grootste voordelen van Exact Online in combinatie met Fieldbuddy vindt Sander dat het nu mogelijk is om direct te kunnen sturen op cijfers. Dat was met het vorige systeem niet mogelijk. “Daardoor kunnen we een efficiëntieslag doorvoeren.

Bijvoorbeeld de werkzaamheden van monteurs monitoren en actueel inzicht hebben in de voorraad. Op basis daarvan heeft Xafax voldoende inzicht om aanpassingen door te voeren. We verwachten hierdoor veel kosten te besparen. Deze efficiencyslag staat voor 2018 gepland.”

Internet of things

Hans Nieuwenhuis, directeur van FieldBuddy, merkt dat meerdere klanten, zoals Xafax, steeds meer het beheer van hun producten en dienstverlening daaromheen centraal doen. “We ontwikkelen Internet of Things-functionaliteit voor geautomatiseerde informatie-uitwisseling tussen apparaten en de software.

Hoewel de werkbon centraal blijft in FieldBuddy, vervalt straks het onderscheid tussen de binnen- en buitendienst. Onze klanten krijgen altijd de juiste ondersteuning; of ze nu werken met een mobiele app, pc of laptop.”

Advies

Sander kan elk service georiënteerd bedrijf in het mkb de combinatie FieldBuddy en Exact Online voor Handel aanbevelen.
Wel heeft hij een advies voor bedrijven die op zoek zijn naar een nieuw systeem. “Doe de selectie voor een servicemanagementsysteem er niet even bij, maar maak er iemand volledig voor vrij.

Hoe beter je nadenkt over wat je met het systeem wilt, des te sneller kun je starten. Met FieldBuddy en Exact Online voor Handel hebben we nu een systeem dat onze veranderende organisatie goed ondersteunt.”

FieldBuddy is te koppelen met alle Exact Online oplossingen.

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel