Jouw voorraadadministratie op orde met deze 6 tips

Voorraad beheer vormt een spanningsveld tussen verschillende rollen en belangen. De financieel manager wil een zo laag mogelijke voorraad, want die drukt het bedrijfsresultaat. De verkoopmanager heeft de veeleisende klant op zijn netvlies en heeft liever te veel dan te weinig voorraad. De inkoopmanager wil zo scherp mogelijk inkopen en heeft niet echt een focus op voorraad. Met zoveel belangen is het moeilijk om je voorraad efficiënt te beheren. Maar wat is dan de beste manier? Ontdek 6 handige tips in dit blog.

Blog-Online-Ondernemen-Vooraadadministratie


Focus op je voorraadadministratie


Producten volgen elkaar in razend tempo op. Grote partijen op voorraad hebben die blijven liggen vanwege een tegenvallende vraag, is geen optie. Klanten zijn steeds mondiger en door de transparantie die internet veroorzaakt, ligt er meer dan ooit een enorme prijsdruk. Focus op een goede voorraadadministratie is daarom erg belangrijk. Nederlandse groothandels houden afgezet tegen buitenlandse concurrenten toch een behoorlijk grote voorraad: 0.41. Het gemiddelde is 0.37, aldus de Exact MKB Barometer 2016. Dat betekent dat Nederlandse groothandels goederen ter waarde van 41% van hun omzet op voorraad hebben liggen. De voorraadniveaus in het Verenigd Koninkrijk zijn met 0.29 het laagste van de onderzochte landen.

Verbeter je marges


Voorraad beheer moet op een verantwoorde manier gebeuren. Vooral Nederlandse groothandels kunnen hun marges opkrikken door een optimalisatieslag door te voeren. Het komt vaak voor dat de voorraad die in de administratie staat afwijkt van de werkelijke voorraad. Dit komt bijvoorbeeld door administratieve slordigheden, niet afgeschreven derving of foutieve aannames bij ontvangst van de goederen. Deze veelal menselijke fouten zijn vrij eenvoudig te bannen door een goede voorraadadministratie bij te houden. Daarnaast is het slim om te kijken naar mogelijke alternatieven voor je voorraad beheer, waardoor jij je marges kunt verbeteren. Hieronder 6 tips voor een optimale voorraadadministratie.

1. Breng structuur aan in je artikelbestand


Per artikel kijk je of ze nog verkopen. Is er geen vraag? Overweeg het dan uit je bestand te halen. Welke artikelen verkopen goed en wat zijn seizoensgebonden artikelen? Breng je artikelen onder in een assortiment. Dat leidt tot inzicht in het productaanbod. Je ziet direct welke producten ondervertegenwoordigd zijn.

2. Bepaal de ouderdom van je voorraad


Heroverweeg alle artikelen die je niet langer verkoopt. Bedenk met welke artikelen je actief werkt. Dit zijn de actieve artikelen en de uitloopartikelen. Denk bij deze laatste groep aan seizoensgebonden artikelen of artikelen die je niet langer kunt of wilt inkopen. Label je artikelen, zodat je weet hoe lang ze op voorraad liggen.

3. Plan je voorraad beheer


Bepaal wanneer je welke artikelen moet inkopen, zodat je ze kunt gebruiken als je ze echt nodig hebt. Daardoor voorkom je dat ze langer dan nodig op voorraad liggen. Hou rekening met seizoensinvloeden of ga in gesprek met klanten over hun plannen en promoties. Oftewel: slim voorraad beheer!

4. Onderhandel opnieuw met je leveranciers


De kans is groot dat je al jarenlang gebruik maakt van dezelfde leveranciers. Je bent tevreden over de dienstverlening. Daarom heb je er waarschijnlijk nooit aan gedacht om jullie afspraken opnieuw te bekijken. Toch kan dat lonen. Wellicht kun je scherpere prijzen of betere voorwaarden bedengen. Door de transparantie die internet biedt, kan je snel achterhalen of je nog een goede prijs betaalt voor je artikelen.

5. Voorraad beheer door je leveranciers?


Inventariseer of je leverancier(s) je voorraad willen/kunnen beheren. Veel leveranciers bieden dropshipment. Dat is fijn als je veel via je webshop handelt. Bij dropshipment verkoop je producten, maar je hebt ze niet op voorraad. De leverancier bezorgt bestellingen van jouw klanten direct bij je klant. Dat scheelt jou een hoop werk aan je voorraadadministratie en je hebt geen kosten voor de opslag van goederen. Wél betaal je een vergoeding hiervoor dus bepaal goed de kosten en baten van dropshipment.

6. Hou enkel componenten op voorraad


Doe jij aan assemblage, hou dan enkel een voorraad aan van componenten. Assembleer het artikel bij de vraag. Dat is kostenefficiënt ten opzichte van het op voorraad houden van complete geassembleerde producten. Je voorkomt bovendien dat je producten moet ombouwen in geval van verschillende varianten.

Meer weten?


Benieuwd hoe jij het maximale uit je voorraad beheer haalt? Ontdek meer over efficiënte voorraadadministratie en een online systeem dat je echt verder helpt.
Deel dit artikel

Reageer op dit artikel