Mebu transformeert na overname van papieren naar digitale organisatie

Ruim 20 miljoen bedrijven in Europa houden hun administraties bij met verouderde on-premise software. Die bedrijven moeten de komende jaren gaan digitaliseren om mee te kunnen. Mebu, producent en groothandel van statafels, zat in dezelfde situatie. Een ambitieus trio nam het bedrijf over en stoomde het klaar voor de toekomst.


Meer dan leven in loondienst


Dennis van Iersel en Imre Huijgen hadden allebei een goede baan, maar ze voelden in 2012 dat er meer is dan een leven in loondienst. Dit is mede gestimuleerd door vader Alex Huijgen die na een succesvolle carrière in het bedrijfsleven nog een eigen bedrijf wilde hebben. De drie zijn twee jaar lang op zoek geweest naar een geschikt bedrijf. Via een bedrijfsmakelaar kwamen ze in aanraking met Mebu uit Rijen.

Het bedrijf bedient met 15 werknemers meer dan 1000 klanten; variërend van webshops, verhuurbedrijven tot retailers. Klanten zitten door heel Europa, o.a. in Nederland, België, Duitsland en Scandinavië. Alex, Imre en Dennis voerden intensieve gesprekken met de eigenaren van Mebu en stelden een zeer grondig businessplan op. De bank wilde investeren en vader Alex bracht eigen geld mee. Een externe geldschieter maakte het financiële plaatje rond.

In de herfst van 2014 was de bedrijfsoverdracht. De oude eigenaren bleven nog een half jaar betrokken bij de operatie. Dennis trof een volledig papieren administratie aan. “Die was overigens goed gestructureerd, maar niet futureproof”, zegt hij. “Al dat handmatige werk was bovendien zeer foutgevoelig. De gezondheid van de onderneming werd gemeten aan de hand van het banksaldo. Dat zag er gelukkig goed uit.”

Zoektocht naar een ERP-systeem


1 ding was duidelijk, snelle verbeterslagen lagen binnen handbereik. Alle processen zijn vastgelegd en de zoektocht naar een ERP-systeem begon. Het administratiekantoor dat de boekhouding deed, werkte met Exact Online , daardoor was de keuze voor een financieel logistiek- en voorraadsysteem snel gemaakt. Dennis van Iersel: “We konden onze bestaande administratie feitelijk doorstarten.”

Focus op inzicht


Dennis heeft zich vooral gefocust op het verbeteren van de bedrijfsvoering, het vergroten van inzicht in de voorraden, planning, leveringen, omzet- en margeontwikkeling, en het betalingsgedrag van klanten. Dit heeft hij via het dashboard van Exact Online inzichtelijk gemaakt. Imre en haar vader doen de verkoop.

Dennis: “Ik heb realtime inzicht in onze top 25 klanten, de omzetontwikkeling, hoeveel producten er onder bestelniveau zitten, openstaande posten van debiteuren en crediteuren. De informatie op de dashboards is mijn vertrekpunt van de dag.”

Direct inzicht via de iPad


Alle informatie, zoals voorraad- en klantinformatie is 24/7 beschikbaar via de iPad. Daardoor verlies je geen tijd aan zoekwerk in spreadsheets. Dennis: “Als iemand ‘s avonds een order doorgeeft, is dat blijkbaar niet voor niets. Nu kunnen we direct reageren. Dat vinden klanten prettig. Ik vind het fijn dat ik ook tijdens mijn vakantie inzicht heb in mijn bedrijf.”

Imre vult aan: “Ons personeel is ook enthousiast over de automatiseringsslag. “Iedereen heeft via de tablet toegang tot alle klantinformatie en vindt het ook leuk om vragen en orders van klanten die na werktijd binnenkomen direct op te volgen.”

Liquiditeitsprognose in 5 minuten


Het vervaardigen van rapportages als liquiditeitsprognoses kostte Van Iersel eerst een middag. Nu slechts 5 minuten. “Je moet het zo zien”, illustreert Imre. “Dennis komt ‘s avonds thuis en zet een kop koffie. Ondertussen maakt hij de rapportage via een paar kleine handelingen op zijn telefoon. Dat stuurt hij door en zo krijgen mijn vader en ik de resultaten van die dag op onze iPad. Gewoon in 1 seconde.”

Tips om te digitaliseren


De transformatie van een papieren naar een geautomatiseerde administratie is een grote verandering die vele bedrijven nog moeten doorvoeren. Dennis van Iersel en Imre Huijgen hebben voor deze bedrijven nog een aantal tips om de transitie tot een succes te maken.

  1. Heb geen angst om te digitaliseren

  2. Laat je goed adviseren als je de kennis niet zelf in huis hebt

  3. Neem de tijd

  4. Zorg voor een grondige voorbereiding

  5. Betrek je personeel

  6. Betrek je medewerkers bij het traject


“Eerlijk is eerlijk, niets werkt zo fijn als een papieren mapje. Daar kan geen systeem tegenop, zo denken medewerkers in eerste instantie”, zegt Dennis. “Daarom is het belangrijk om medewerkers vanaf het begin van het traject te betrekken en hen goed te trainen in het gebruik van de software. De consultant van Exact heeft een praktische handleiding gemaakt specifiek voor Mebu. Daardoor is het personeel snel vertrouwd geraakt met het systeem.”

Verder automatiseren


Huijgen en Van Iersel hebben Mebu voorbereid op groei. Hun groeiambities bekijken ze van jaar tot jaar, maar expansie naar de Verenigde Staten staat hoog op het lijstje. Naarmate het bedrijf groeit, staan verdere automatiseringsslagen op het programma. Binnenkort wordt ook de productieplanning ondergebracht in Exact Online voor Handel.

Benieuwd of Exact Online voor Handel ook bij jouw bedrijf past? Bekijk dan de demo.

Bekijk demo

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel