7 belangrijke functies uit voorraadbeheersysteem uitgelegd

Ben je op zoek naar een ERP-systeem om de voorraden van je productieproces te beheren? Dan is de kans groot dat je tijdens het vergelijkingsproces overvallen wordt door de vele mogelijkheden. Leveranciers en vergelijkingssites tonen en vergelijken al hun functies. Die zouden allemaal essentieel zijn voor een optimaal voorraadbeheer. Maar wat betekenen die functies eigenlijk? We leggen 7 begrippen uit die je in ieder geval nodig hebt in een ERP-systeem om je voorraden effectief te beheren.

Ken jij deze 7 functies uit het voorraadbeheersysteem al?

1. Op voorraad
Op voorraad is de totale voorraad die in je ERP-systeem staat. Deze voorraad hoeft niet per definitie in jouw bedrijf te zijn opgeslagen, maar kan ook bij de klant liggen waar de werkzaamheden plaatsvinden. Het is ook mogelijk dat de voorraad nog in eigendom is van de leverancier, maar dat je er wel over kunt beschikken als je die nodig hebt.

2. Verwachte voorraad
Je ERP-systeem moet in staat zijn om voorraad te verrekenen met de verwachte ontvangsten en leveringen. Zo kun je de exacte hoeveelheid berekenen die je nodig hebt om aan de vraag te voldoen en inzien welke hoeveelheid beschikbaar is. Dit heet de verwachte voorraad. Je zou de voorraad die je gereserveerd hebt kunnen opslaan op aparte locaties.

3. Waardering
Je voorraad is meer dan een hoeveelheid fysieke producten. Voorraad is ook kapitaal. Een voorraadwaarderingsfunctie in een ERP-systeem kan diverse boekhoudkundige technieken ondersteunen voor de waardering van de voorraad. De waardering is afhankelijk van je werkwijze en lokale boekhoudprincipes.

4. Groepering
Als het gaat om voorraden dan spreek je vaak over (stuklijst-)niveaus of assortimenten. Eindproducten zijn op voorraad gehouden artikelen die je direct kunt verkopen. Halffabricaten zijn artikelen die nog een bewerking nodig hebben voordat het geschikt is voor de verkoop. Halffabricaten bevatten administratief gezien materiaal-, vervaardigings- en overheadkosten. Grondstoffen die nog niet bewerkt zijn, vallen niet onder de voorraad van halffabricaten.

De kostprijs van de voorraad grondstoffen kan zo simpel zijn als het bedrag op de inkooporder. Voorraadbeheersystemen moeten in staat zijn om dit onderscheid in assortimenten te kunnen maken en dit proces te automatiseren. Dit scheelt je medewerkerstijd. Daardoor kunnen ze zich richten op analyses en snel reageren op afwijkingen in de groeperingen die het ERP-systeem onderscheidt.

5. Overschotten
Je koopt en assembleert voorraad om aan de vraag van klanten te kunnen voldoen. Die voorraad is gebaseerd op een prognose of planning. Klanten kunnen hun bestelling echter ook annuleren of de productie loopt vertraging op. Het gevolg van een annulering of late oplevering kan zijn dat je een overschot aan producten in de voorraad krijgt. In een ERP-systeem kun je overschotten verkopen of afwaarderen.

6. Consignatie
Je voorraad is niet per definitie je bezit. Je ERP-systeem volgt de artikelen die eigendom zijn van een leverancier. Daarbij wordt geen waarde toegerekend aan jouw voorraad. Dit staat bekend als VMI of vendor managed inventory. Omgekeerd kan ook: jij hebt materiaal bij je klant staan, dat is weliswaar jouw eigendom, maar je hebt er geen beheer over.

7. Omloopsnelheid
De definitie van de omloopsnelheid voor een assortiment is de kostprijs van de verkopen over een periode, gedeeld door de waarde van de (gemiddelde) op voorraad. Voorraad is, zoals elke activa, alleen waardevol wanneer die wordt gebruikt. Een product waarvan de productie op voorraad plaatsvindt heeft vaak een hoge omloopsnelheid. Een ordergestuurd product heeft daarentegen een lage omloopsnelheid. Met behulp van een ERP-systeem kan je de omloopsnelheid analyseren en sturen.

Meer weten? Download het e-book


De voorraad speelt een sleutelrol in veel bedrijven en is ook de kern van veel ERP-systemen. Het is belangrijk dat je duidelijk inzicht hebt in de markt die je bedient. Stem daar je eisen van het beoogde voorraadbeheersysteem goed  op af. Daardoor is de kans het grootst dat je een ERP-systeem kiest dat je echt ondersteunt. Meer handige tips? Ontdek het in dit e-book.

Download het e-book

Lees ook in onze voorgaande blogs over hoe je jouw handelsbedrijf helpt te focussen op groei en hoe je efficiënter werkt door automatisering met behulp van (online) bedrijfssoftware.

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel