60 uur besparen door koppeling webshop aan boekhouding? Kinderspel!

Het was 2011 en Nederland begaf zich midden in de economische crisis. Toen bedacht Daniëlle van Peer: bijzonder speelgoed, dat is een mooi, blij product en het laatste waar mensen op bezuinigen. Zo was het idee voor ilovespeelgoed geboren: een online winkel met bijzonder speelgoed en een hoog serviceniveau .

Nieuwe uitdaging

Na verschillende banen te hebben gehad, wilde Daniëlle van Peer een nieuwe uitdaging, waarin zij haar ervaring, creativiteit en gevoel voor stijl in kwijt kon. Ze wilde een combinatie van ‘ondernemen, online en kwaliteit’.

Moeders en oma’s

Het doel van Daniëlle was om de leukste baan van Nederland te creëren. Met speelgoed kan dat. Na marktonderzoek concludeerde Danielle dat er een markt was voor hoge kwaliteit speelgoed. Ze richtte zich op moeders en oma’s. Mede-eigenaar en woordvoerder Neerèn Buur: “Je moet als ondernemer een duidelijke keuze maken. Ofwel je richten op een niche of op de massa.” In die tijd hielden veel fysieke speelgoedwinkels er mee op. Hun klanten gingen zich steeds vaker online oriënteren. Daarom groeide de markt voor bijzonder speelgoed gericht op het hogere segment. De kans op online succes in de traditionele speelgoedmarkt was groot.

Antikraak

De webshop www.ilovespeelgoed.nl startte in 2011 vanaf de zolder. Al gauw lag het hele huis van Danielle en Neerèn vol speelgoed. Om kosten te besparen, weken ze uit naar een antikraakpand. Echter 2 weken voor Sinterklaas (half november 2014) moesten ze het pand verlaten. Na flinke onderhandeling mochten ze toch tot het einde van het hoogseizoen blijven. Begin 2015 verhuisde www.ilovespeelgoed.nl naar de huidige locatie in Nieuwegein.

Via speelgoedblogs, online advertenties en andere online marketingactiviteiten (SEO, banners, Google ads en social media) nam de online vindbaarheid van ilovespeelgoed sterk toe.

Verwachtingen managen

“We schrijven onze eigen content zelf. Alle producten uit de webshop hebben een sprekende afbeelding en duidelijke uitleg over de werking ervan”, zegt Neerèn, die een achtergrond in online marketing heeft. “Hoe duidelijker je verwachtingen kan managen, des te kleiner is de kans dat producten retour komen. Bovendien ben je door die duidelijkheid beter vindbaar in Google.”

Handgeschreven kaartje

Al het speelgoed (voor 16.00 uur besteld = volgende dag bezorgd) wordt gratis feestelijk ingepakt en voorzien van een handgeschreven kaartje. Klanten kunnen een eigen tekst bij de bestelling toevoegen en anders schrijven de inpakkers van ilovespeelgoed een persoonlijke boodschap op het kaartje. “Met onze persoonlijke benadering en assortiment overtreffen we de verwachtingen van de klant. Die vertelt het door aan anderen of verspreiden ervaringen via social media.”

Hoofdpijn

De administratie van de verkopen deed Neerèn aanvankelijk eens in de maand met boekhoudsoftware die zijn accountant had geadviseerd. Het was echter niet mogelijk om het pakket te koppelen aan de webshop. Dat zorgde voor veel administratief werk en dubbele invoer. Daar wilde Neerèn vanaf en ging begin 2015 over op een boekhoudpakket dat wel aan de Magento webshop was te koppelen. Dit bleek echter een gebruiksonvriendelijke oplossing. “Onze accountant kreeg er hoofdpijn van.”

60 uur besparing per week

Eind 2015 ging de website op basis van de nieuwe Magento technologie live. Er was een koppeling met Exact dus ilovespeelgoed ging over naar Exact Online Handel, gekoppeld aan Magento. Bestellingen komen vanuit de webshop automatisch in Exact Online en de webshop is voorzien van actuele voorraadinformatie. Het magazijn is gedigitaliseerd met WMS scansoftware van Bizbloqs gekoppeld aan Exact Online.

Informatie-uitwisseling tussen BizBloqs en Exact Online gaat automatisch. Dat resulteert in een snel en foutloos orderpickproces. “Deze automatisering werkt fantastisch”, zegt Neerèn. Zo besparen we 60 uur per week op onze administratieve processen en de foutmarge is gedecimeerd. We zijn blij met de innovaties die Exact continu doorvoert. Het zou echt super zijn als het pakket straks inkoopadvies kan geven, zodat we nog sneller kunnen inspelen op de vraag.”

De komende tijd zetten Neerèn en Danielle in op vergroting van de naamsbekendheid. Dankzij de automatisering hebben ze daar nu tijd voor.

Nieuwsgierig?

Wil jij weten wat Exact Online Handel voor jouw onderneming kan betekenen? Probeer het 30 dagen gratis en vrijblijvend uit.

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel