Zo ontdoet Pingwin zich van administratieve rompslomp

Pingwin heeft als enige full-service internetbedrijf in Nederland een geld terug garantie op te behalen resultaten. Zo weten klanten 100% zeker dat hun investering in vindbaarheid rendabel is. Directeur Maarten Vermeulen van Pingwin vertelt hoe deze strategie uiterst winstgevend uitpakt.

Lange relatie

‘Small is beautiful’ luidt het motto van Maarten. Hij hoeft niet extreem te groeien in aantallen klanten. Hij wil het wel goed doen, omdat hij lange relaties wil aangaan met opdrachtgevers. Om klanten te binden, biedt hij hen de garantie het geld terug te geven als het vooraf afgesproken resultaat niet zou worden gehaald.. “Daarin zijn we uniek in onze branche”, stelt Maarten. “Het dwingt ons om altijd goed werk af te leveren.”

Lagere kosten dan concurrentie

Bij Pingwin werken acht mensen in Nederland. Daarnaast is er een team van twintig seo-specialisten actief op Bali, Indonesië. Dat verzorgt de technische kant van websites, webshops en de infrastructuur voor een goede vindbaarheid in Google.

In de tien landen waar het actief is voor Nederlandse opdrachtgevers huurt Pingwin lokale marketeers, designers, programmeurs en copywriters in. “Zo zijn onze kosten veel lager dan die van concurrenten”, stelt Maarten. “Daardoor kunnen we de belofte ‘niet goed geld terug’ waarmaken voor klanten die een jaarabonnement op onze dienstverlening afnemen. Alles wat we doen, is meetbaar.

Onze klanten kunnen zien dat hun investering zich in veelvoud terugverdient, daardoor blijven ze bij ons. Velen nemen nog meer diensten bij ons af als ze merken dat de resultaten stijgen. Die tevredenheid geven ze door en zo neemt ons klantenbestand toe.”

Slag maken met administratie

Efficiënt werken loopt als een rode draad door Pingwin heen. Aan de administratieve kant viel nog een slag te maken. Het bedrijf gebruikte een boekhoudpakket dat niet was gekoppeld aan de bank. Bankmutaties moest Pingwing handmatig invoeren. Dat kostte tijd en was foutgevoelig. Offertes en facturen maakte Pingwin in een apart pakket. Die gingen per post naar de klant en offertes moesten getekend weer terugkomen. Daarna startte Pingwin met de opdracht.

Digitaal ondertekenen

Dat moest anders kunnen en Maarten ging op zoek naar een geïntegreerde oplossing. Hij kwam uit bij Exact Online Uren & Facturen in combinatie met Stiply voor het digitaal ondertekenen van documenten op een rechtsgeldige manier. “We hebben direct inzicht hoe we ervoor staan”, zegt Maarten. “Offertes gaan nu digitaal naar de klant. Via Stiply kan de klant heel makkelijk de offerte digitaal tekenen en terugsturen per e-mail.”

Eenvoudig

Het lijkt eenvoudig wat Maarten vertelt en dat is voor de gebruiker ook zo. Maar zonder dat de gebruiker het doorheeft komt er veel kijken bij het elektronisch laten ondertekenen van een document, vertelt René Kuhlmann, directeur van Stiply. Het systeem voldoet aan de voorschriften die de wet stelt aan elektronisch ondertekenen van documenten. Ook zijn alle verstuurde documenten via een overzichtelijk dashboard te volgen. Zo weet je altijd of een klant zijn contract heeft ontvangen, geopend, gelezen en getekend. “Wil de klant extra bewijskracht, dan kan dat door gebruik te maken van verschillende ingebouwde authenticatiemethoden, zoals SMS, die Stiply standaard aan gebruikers aanbiedt.

Offerte in 5 minuten

Maarten werkt nog maar kort met Stiply geïntegreerd in Exact Online maar merkt nu al de voordelen. We kunnen nu in 5 minuten een offerte sturen en getekend retour ontvangen. Voorheen duurde het dagen voordat het document met een handtekening per post retour kwam. We hebben nu compleet inzicht in ons bedrijf en kunnen nog efficiënter werken.”

Meer weten?

Stiply is te vinden in het Exact App Center en is al te gebruiken vanaf €10,- per maand.

Deel dit artikel

Reageer op dit artikel